Cuánto tiempo se almacena una tarjeta t2. Tutorial ilustrado sobre registros de personal y trabajo de oficina. Almacenamiento operativo y contabilidad.

A pesar de que las tarjetas personales en forma T-2 GS se desarrollaron en tiempo soviético, todavía son utilizados por los oficiales de personal de las estructuras estatales. En este artículo, hablaremos sobre el uso y almacenamiento de estos documentos, así como las reglas y el procedimiento para completarlos. También aquí encontrarás el formulario T-2.

Solicitud de tarjetas T-2 GS

Este documento está destinado a registrar y almacenar información sobre empleados actuales y despedidos en organizaciones gubernamentales. Consta de 11 secciones. Al mismo tiempo, al solicitar un trabajo, solo se completan las secciones primera, segunda, tercera y novena. El resto de las anotaciones se realizan durante el período de empleo. Los fundamentos de estos registros son documentos generados por un funcionario durante el período de su actividad laboral.

Aplicación de este documento a instituciones gubernamentales por la necesidad de preservar la posibilidad de revisar los registros libro de trabajo, así como la necesidad de dar cuenta de los responsables del servicio militar.

Reglas para el llenado de tarjetas personales en organismos estatales

En la era de las altas tecnologías y la disponibilidad generalizada de computadoras, las tarjetas personales T-2 GS deben completarse solo a mano.

Esta opción implica la ausencia de borrones en la tarjeta personal, la escritura caligráfica de la persona autorizada y las firmas vivas del empleado del organismo estatal, en el que se inscribe esta tarjeta.

El procedimiento para llenar las tarjetas T-2 GS

El llenado de cualquier documento comienza con la página de título y el encabezado del documento. En el formulario T-2 GS se debe indicar el nombre de la organización y su código OKPO. Luego debe completar la tabla ingresando la siguiente información:

1. Fecha de llenado del documento;
2. número de personal de un funcionario;
3. Género del funcionario público;
4. Número de identificación fiscal (si lo hubiere);
5. SNILS;
6. Tipo de trabajo, según el contrato de trabajo;
7. La naturaleza del trabajo realizado (permanente / temporal; basado en un contrato de trabajo).

La celda "Alfabeto" también está sujeta a relleno, completada con la primera letra del apellido.

Además, la sección " Información general". Incluye datos tales como detalles del contrato, datos personales de un funcionario, así como códigos según los clasificadores OKATO y OKIN. La información sobre el conocimiento de idiomas extranjeros también se completa aquí.

Además, la información sobre la educación se completa con una indicación de la institución educativa y el certificado de finalización. También se indica la profesión que recibió el empleado en esta institución educativa y sus calificaciones.

En el caso de que un funcionario tenga varias entidades, se completan columnas adicionales de la ficha personal.

Si el empleado está capacitado en varias profesiones, la columna 7 indica en cuál está actualmente empleado.

El tiempo de servicio (general, continuo y que da derecho a prima de antigüedad) de una persona de nuevo ingreso en el servicio civil se indica en la fecha de llenado, es decir, el llenado se basa en los datos del libro de trabajo. Le recomendamos que complete con lápiz todo lo relacionado con la antigüedad, ya que durante el período de trabajo del empleado cambia y, en consecuencia, será diferente al momento del despido. Cuando se despide a un funcionario, se debe anotar con bolígrafo la antigüedad en la fecha de su destitución.

Importante! La tarjeta T-2 GS no contiene detalles tales como experiencia en seguros.

En el futuro, la información sobre la composición de la familia se completa:

1. Estado familiar;
2. La composición familiar;
3. Datos personales de los familiares.

Después de eso, se completan los detalles del pasaporte y los datos de contacto.

A continuación, debe pasar a la siguiente sección, donde se completan todos los datos sobre el registro militar. Esta sección es la más difícil de completar y requerirá una identificación militar (para aquellos que han servido) o un certificado asignado de un ciudadano para ser reclutado (para conscriptos). Además, las opciones para completar esta sección difieren para estas personas.

persona en stock	Persona a convocar
El primer elemento no se rellena. El rango militar se fija de acuerdo con la tarjeta militar. El valor del tercer punto no se reduce. El código de la identificación militar se ingresa en la columna VUS. Se llena el ítem 8 si existe certificado de baja.	No se llenan los ítems 1,3,4 y 7. El segundo punto exige la introducción de la información de que el trabajador está sujeto a reclutamiento. El resto de la información se ingresa de la misma manera que para otros empleados.

Después de la información sobre el registro militar, es necesario completar la tercera sección. Incluye información sobre el empleo en una determinada organización: admisión a un puesto determinado, transferencia a otro puesto, etc. Todos estos datos se completan sobre la base de contratos de trabajo y otros documentos. Después de ingresar esta información en la sexta columna de la tabla, el funcionario debe poner su firma aquí.

Importante! En el caso de traslados de personal y traslados a otros puestos, deberá quedar constancia de los mismos en el plazo de una semana. En este caso, no se realizan traslados temporales ni cambios de salarios.

La sección "Atestiguación" se completa si el empleado ha sido recertificado. Asimismo, si se ha realizado un reciclaje o formación avanzada, al igual que en el apartado "Certificación", el apartado "Formación avanzada, reciclaje profesional y premios”.

En la sección "Vacaciones" se ingresa la información de todas las vacaciones otorgadas al funcionario. Además, esta sección contiene información sobre la compensación de parte de las vacaciones en términos monetarios. Si se agotan las filas de esta tabla, se crea una hoja adicional con exactamente la misma tabla. Se pega en una tarjeta personal T-2.

El apartado “Beneficios sociales e información adicional” se cumplimenta si el empleado ha aportado prueba documental de los mismos.

Por último, pero no menos importante, se ingresa la información sobre el despido en base a la orden correspondiente y se colocan las firmas de los trabajadores responsables y despedidos.

Obligación de cumplimentar las tarjetas T-2

Se establecen legalmente obligaciones de mantenimiento de tarjetas personales en la modalidad T-2 GS. Los empleados del servicio de personal están obligados a ocuparse del llenado en las estructuras estatales. En la práctica, este es el caso.

Vida útil de las tarjetas T-2 GS

Todos los documentos relativos a la mano de obra, cualquier organización está obligada a conservar todo el período de trabajo de los empleados. Después de eso, se entregan al archivo, donde deben permanecer en el estante durante al menos 75 años.

L tarjeta de identificación de empleado- un documento contable en el que se ingresa información básica sobre la actividad laboral del empleado. Es obligatorio para todos los empleadores mantenerlo (consulte la cláusula 12 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, hacer formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobado por el Decreto del Gobierno de RF No. 225 del 16.04.2003).

La forma de una tarjeta personal (No. T-2) fue aprobada por el decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1. A pesar de que por sexto año (desde 2013) formas unificadas de contabilidad primaria los documentos no son obligatorios para su uso, la necesidad de mantener las tarjetas personales de los empleados no ha sido cancelada. Rara vez las organizaciones en Rusia inventan sus propios formularios, la gran mayoría usa el formulario habitual No. T-2, que no genera ninguna pregunta por parte de los inspectores, con pequeñas mejoras para adaptarse a sus detalles.

negocio privado Es un conjunto de documentos sobre la actividad laboral del empleado. El empleador no está obligado a mantener archivos personales para sus empleados, solo están obligados a mantenerlos para los funcionarios (Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 01/06/1998 No. 640 "Sobre el procedimiento para mantener asuntos personales de personas que ocupan cargos gubernamentales en la Federación Rusa en el orden de nombramiento y cargos gubernamentales del servicio público federal") ... Es cierto que la obligación de llevar a cabo asuntos personales puede asignarse a una institución estatal mediante un acto normativo específico de la industria.

En el campo de la empresa privada, la decisión de conservar o no los archivos personales de los empleados la toma el jefe de la organización. Solo una organización superior puede ordenarle que haga esto, por supuesto, si la hay.

Un archivo personal es mucho más informativo que una tarjeta personal. Contiene no solo información general sobre el trabajo de una persona en la organización, sino documentos específicos en forma de originales y copias publicados en su organización para documentar las relaciones laborales y proporcionados por el empleado (documentos de educación, datos personales, etc.).

Tenga en cuenta: el hecho de que la organización mantenga los archivos personales de los empleados no la exime de la necesidad de mantener tarjetas personales. En este caso, la tarjeta personal se mantendrá siempre separada del expediente personal del trabajador, es decir. en la nomenclatura de casos, ¡serán casos diferentes!

Su período de almacenamiento está determinado por el art. 22.1 de la Ley Federal de 22.10.2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa" (en adelante, la Ley de archivo). Recuerde: ahora el período de almacenamiento de documentos de personal es de 50 años, si los documentos fueron cerrados por trabajo de oficina a partir del 01.01.2003. Y las tarjetas personales y los expedientes personales de los trabajadores despedidos ahora (y todos los despedidos desde el 01.01.2003) entran en esta categoría.

En general, los archivos personales y las tarjetas personales se almacenan de acuerdo con las mismas reglas, pero aún existen matices y diferencias. Considerémoslos.

En el Ejemplo 6 de la nomenclatura de casos del departamento de personal del artículo “Cómo formar expedientes personales de los empleados” de la revista N° 4′ 2018, se puede observar como en el mismo se pueden visualizar expedientes personales y tarjetas personales.

Una muestra del consentimiento del empleado para el procesamiento de sus datos personales, el monto de las multas por violaciones en esta área, etc., consulte el artículo “¡Precaución, datos personales de los empleados! “Revista N° 4′ 2018

Almacenamiento operativo y contabilidad.

La tarjeta personal y el archivo personal del empleado contienen sus datos personales, lo que significa que se imponen mayores requisitos para garantizar su seguridad.

En cuanto a los documentos que contengan datos personales, para las tarjetas y expedientes personales, se habilitó un gabinete especial ignífugo con cerradura. El acceso a los documentos que contienen datos personales, por regla general, tiene un número limitado de personas que han firmado la obligación de no revelar información personal de los colegas. Cuando se trabaja con tarjetas y estuches, no está permitido dejarlos desatendidos sobre la mesa, especialmente por la noche. Las tarjetas personales y los archivos deben devolverse a su lugar estrictamente después de ingresar nueva información o archivar nuevos documentos.

Ahora vamos a explicar cómo organizar un sistema de contabilidad para asuntos personales en el departamento de personal. Al establecer archivos personales para los empleados, se les asignan números de serie, registro en el Diario de Asuntos Personales en orden bruto. Como regla general, el archivo personal número 1 se configura para el gerente, luego para el resto de los empleados a medida que ingresan a la organización.

Ejemplo 1

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Cabe señalar que al momento del despido de los empleados, sus números de expediente personal no se asignan a los nuevos empleados. La numeración continúa hasta cierto límite establecido, digamos hasta 10.000.

En la portada del expediente personal en el centro y en el lomo indicar su número: "Expediente personal N° 1" (marcado con el número "5" en el Ejemplo 3).

Entonces abre Libro del alfabeto y se ingresa la información sobre los trabajadores recibidos, pero ya en orden alfabético de apellidos:

• con la letra P - sobre el jefe de la organización, Ivan Sergeevich Prokhorov;
• con la letra F - sobre su adjunto Fedorov Kirill Petrovich;
• ya que Nikita Viktorovich Petrov comenzó a trabajar más tarde que Prokhorov, en el Libro alfabético estará inscrito en la letra P después de Prokhorov y esto será una violación del orden alfabético dentro de la letra P. Si el Libro alfabético está escrito a mano, entonces la violación de el orden alfabético después de la primera letra del apellido es natural: aquí los nombres están ordenados por la admisión de personas a la organización (más precisamente, la fecha de la orden de empleo).

Ejemplo 2

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Si el Diario de registro de archivos personales se considera obligatorio para su contabilidad, entonces el Libro Alfabeto es opcional y se configura para la comodidad de la búsqueda de archivos personales. Antes, con un trámite completamente en papel, tenía sentido: en el Diario se registraban los asuntos personales por orden de empleo de las personas, y en el Libro Alfabético se colocaba la información por orden alfabético de apellidos. Pero ahora es más conveniente llevar el Diario de registro en forma electrónica (en el EDMS o en la tabla de Excel), y luego las capacidades de búsqueda de este documento contable se vuelven suficientes.

Los archivos personales generalmente se organizan en un armario por sus números de serie, con menos frecuencia, por orden alfabético o por divisiones estructurales. Esto se hace para la contabilidad operativa y la búsqueda rápida.

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Olga Menshikova, experto de la editorial "Business-Arsenal"

Si la organización decide conservar los asuntos personales, entonces deben tenerse en cuenta en Diario de registro de expedientes personales. Para los archivos personales de los servidores públicos, se acostumbra mantenerlos en papel, cosidos y certificados con las firmas del jefe de la organización (o una persona autorizada) y el sello de la organización. Dicho diario generalmente se completa siempre que haya espacio en él durante varios años con información sobre archivos personales que se están iniciando (este es el llamado caso "continuo"). Después de la graduación, el Diario debe cerrarse de acuerdo con todas las reglas: redactar un acta resumida sobre la cantidad de archivos personales registrados, si hubo errores en la numeración, luego mencionarlo y firmarlo (generalmente esto lo hace el jefe de el departamento de recursos humanos con la fecha).

Número de expediente personal del Diario se transfiere:

• en un documento de registro obligatorio: una tarjeta personal (anteriormente, para completarlo, se utilizó el formulario No. T-2, aprobado por el decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia del 05/01/2004 No. 1, ahora muchos continúan usándolo, simplemente confirmando su legitimidad en su territorio) y
• en la portada del expediente personal (ver "5" en el Ejemplo 3).

Portada de la carpeta de archivos personales es su portada. Su forma se encuentra en el Apéndice No. 28 de las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en organismos gubernamentales, autoridades locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 31 de marzo de 2015 No. 526; además - Reglas de almacenamiento). La verdad en esta forma está escrita en las letras más grandes. "Caso No. ___ Volumen No. ___", y los archivos personales rara vez forman varios volúmenes, por lo tanto, durante mucho tiempo ha sido costumbre reemplazar esta información con "Número de expediente personal ___"(ver marca "1" en el Ejemplo 3). El nombre del caso se reemplaza por el nombre del caso. el empleado está completamente en el caso nominativo (número "2" en el mismo lugar).

La ubicación de otra información puede variar (esto no es crítico). La mayoría de las veces, las organizaciones compran carpetas listas para usar con campos aplicados tipográficamente que se completan a mano. Con menos frecuencia pagina del titulo embalado en una computadora e impreso, luego pegado a la cubierta de la carpeta, pero la vida útil de la caja es larga y con el tiempo esta hoja pegada puede sufrir mucho.

Fecha de inicio del expediente personal(ver número "3") es la fecha de la orden de empleo (incluso si difiere de la fecha del contrato de trabajo). Y la fecha de finalización es la fecha de la orden de despido, aunque el último día de trabajo de la persona en la organización fuera posterior.

Índice de casos(número "4") se transfiere de la nomenclatura actual de casos. La organización en 2018 tendrá al menos 2 casos diferentes:

• con un período de conservación permanente para los archivos personales de los administradores y
• con 50 años para los archivos personales de otros empleados (recuerde que la organización puede cambiar los períodos legales de almacenamiento al alza).

Incluso si las reglas de gestión de casos de su organización implican enfoque individual A más categorías de trabajadores, pero al mismo tiempo, los períodos de almacenamiento para los archivos personales de todas las categorías de empleados, excepto la alta dirección, son los mismos, ¡entonces no hay necesidad de comenzar líneas separadas para ellos en la nomenclatura de casos!

El número de caso (el número "5" en el Ejemplo 3) se transfiere del Libro de Registro de Empleados. Allí, los expedientes personales suelen estar numerados en bruto, aunque también es posible utilizar índices para mostrar categorías de trabajadores.

Para facilitar la búsqueda, en el lomo de la carpeta del archivo personal se colocan el índice y el número de archivo.

Número de fondo y nombre de la institución de archivo(los números "6" y "7" en el mismo lugar) se completan solo si su organización es la fuente de su adquisición. Número de hojas("8") y número de inventario por personal("9"), en el que se incluye este caso, se completa en preparación para la transferencia al archivo desde el departamento de personal para el próximo año o dentro de los 3 años posteriores al despido de la persona en cuestión. Periodo de almacenamiento("10") es mejor completar al mismo tiempo (de lo contrario, nunca se sabe qué más puede cambiar).

Ejemplo 3

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Después de que el empleado es despedido, transferimos los documentos al archivo.

El día del despido el empleado firma no solo en el libro de trabajo, sino también en su propia tarjeta personal. Después de eso, el documento no volverá a su lugar original, sino que se colocará en el grupo "Tarjetas personales de trabajadores despedidos". Estas tarjetas se guardan de la misma manera en un gabinete con llave, pero separadas de las demás, para que con el tiempo puedan ser transferidas a los archivos de la organización.

Si la empresa practica asuntos personales, luego de cerrar la tarjeta personal el expediente personal está cerrado: contiene una copia de la orden de terminación (terminar) el contrato de trabajo y la copia original de la solicitud de despido u otro documento (o una copia del mismo) que sirvió de base para terminar la relación laboral. Luego, los documentos del expediente personal también se enviarán a un grupo especial "Expedientes personales de trabajadores despedidos", donde esperarán su transferencia al archivo.

Los archivos personales y las tarjetas personales se registran de acuerdo con los años de despido de los empleados.

Ejemplo 4

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La tarjeta personal del empleado Petrov, que renunció en 2017, se colocará en el caso para 2017, a pesar de que Petrov comenzó a trabajar en 2010. Y la tarjeta personal de Ivanov, que fue adoptada en el mismo 2010 y renunció en 2016, se incluirá en un caso similar para 2016. Incluso si las tarjetas personales de Ivanov y Petrov se entregaron simultáneamente al archivo de la organización, se almacenarán por separado, cada una en un volumen para "su propio" año, además, se incluirán en diferentes anuales. secciones del inventario de personal.

Al despedir a un empleado en el Libro de Registro (y el Libro del Alfabeto, si se mantiene) se indica la fecha y el número de la orden de destitución. Expliquemos por qué se hace esto. Cuando se solicita un archivo personal del archivo, entonces, por regla general, el oficial de personal informa al archivero del año del despido del empleado. Según estos datos, es más fácil buscar un archivo personal en el archivo, especialmente si la organización tiene una gran cantidad de personal.

Ejemplo 5

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En la práctica, nos encontramos con una organización con unos 10.000 expedientes personales de trabajadores despedidos. Pero había otro problema: a menudo los empleados despedidos regresaban y volvían al trabajo. Luego, los oficiales de personal tomaron el caso de tal persona del archivo y continuaron conduciéndolo. Algunos trabajadores tenían 3-4 volúmenes, combinados en un solo estuche. Pero esta no es una situación típica.

Entonces, el archivista mira la lista de casos por personal para el año de despido nombrado por el oficial de personal y encuentra un caso. El archivista está buscando un archivo personal ya por sus números: por el inventario de casos por personal y por el número de archivo (este es un número de serie dentro del inventario).

Los empleados que llegaron al mismo tiempo serán despedidos en diferentes momentos. La relación de expedientes personales de los trabajadores despedidos incluirá el año del despido. En la portada de un archivo personal (si se forma por separado, no en un atuendo), será necesario indicar el comienzo y el final del trabajo en la organización: la fecha de la orden de admisión y la fecha de la orden de despido. En el sello de archivo, se indica el número del caso de acuerdo con el número de serie del caso según el inventario.

Cabe señalar que los empleados del departamento de personal, al transferir casos a los archivos de la organización, deben poner en la cubierta un número de serie de acuerdo con el inventario ¡solo a lápiz! En el futuro, cuando se elaboren las secciones anuales del inventario sobre el personal de toda la organización, se le agregarán documentos contables sobre el personal: cuentas personales, nómina, etc. Por lo tanto, cuando se procesen los inventarios (de estructuras a secciones anuales de la organización), los números de archivo cambiarán.

De acuerdo con la cláusula 4.1 de las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades estatales, autoridades locales y organizaciones (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526), ​​las divisiones estructurales deben transferir documentos sobre el personal "al archivo de la organización no antes de 1 año y no más de 3 años después de la finalización del trabajo de oficina".

Por supuesto, es deseable que todas las divisiones estructurales presenten los documentos completados por el trabajo de oficina de manera oportuna, anualmente y de acuerdo con un cronograma acordado. Esto es especialmente cierto para documentos de almacenamiento permanente y personal, tk. más en el archivo, a partir de las historias clínicas de las divisiones estructurales, compilarán las secciones anuales de las historias clínicas de la organización. Por lo general, las secciones anuales de los inventarios para el personal incluyen documentos no solo del departamento de personal, sino también del departamento de contabilidad. Si alguna unidad estructural no presenta documentos dentro de un período determinado (por ejemplo, el departamento de contabilidad no prepara cuentas personales para la transferencia), será imposible elaborar la sección anual del inventario. Este trabajo se pospondrá hasta que todos los documentos sobre el personal para el año correspondiente se hayan enviado al archivo.

Si no se establece el trabajo de transferencia de documentos del servicio de personal al archivo en la organización, los casos pueden acumularse en las oficinas durante varios años hasta que encajen en los gabinetes existentes y hasta que sus manos los alcancen. Y cuando ya no hay lugar para la vida, empiezan a despejar los escombros, transferir casos al archivo a la vez durante varios años. Por ejemplo, el departamento de personal ha acumulado documentos para 2014-2016, luego ahora, en 2018, todos ellos se pueden colocar en un solo inventario de casos para el personal de esta unidad (que se muestra en el Ejemplo 6). Vamos a explicar cómo componerlo:

• es recomendable numerar los inventarios de casos por personal de la siguiente manera:
• primero indique el código de departamento (en el Ejemplo 6 es 04, vea "!"),
• y luego, mediante una fracción, el número de orden de este inventario entre todos los inventarios de casos del personal de esta unidad durante todo el tiempo de su existencia (en el Ejemplo 6, esto es 7);
• en el título del inventario, indicamos los años para los cuales los documentos que contiene se transfieren al archivo (en el Ejemplo 6 "para 2014-2016");
• y la parte tabular del inventario se construirá de acuerdo con la siguiente lógica:
• primero inserte el título en una línea separada "2014" e incluya documentos para 2014 en el inventario (órdenes de personal, archivos personales, tarjetas personales, etc.),
• luego de manera similar para 2015 con la misma sistematización dentro
• y más para 2016.

Pero esto debería ser la excepción y no la regla. En la organización, es necesario establecer claramente un cronograma para transferir casos de unidades estructurales al archivo.

Los expedientes de unidades estructurales se conservan durante 3 años después de la aprobación EPK (CE) de la sección anual consolidada para el año correspondiente (ver nota<1>al arte. 248 de la Lista):

Fragmento del documento

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Una lista de documentos de archivo administrativos típicos generados en el curso de las actividades de organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 25 de agosto de 2010 No. 558; en adelante - PTUD)

Ejemplo 6

Inventario de casos para el personal del departamento de recursos humanos (en el caso no estándar de transferir documentos al archivo a la vez durante varios años)

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Puede almacenar tarjetas personales combinándolas en un solo estuche o por separado(pero como regla general, se combinan en atuendos). Estos documentos están sistematizados según los años de despido de los empleados, y dentro de cada tomo se ordenan estrictamente por orden alfabético.

Las empresas que eligen almacenar tarjetas personales en volúmenes deben comprender lo siguiente. Por regla general el espesor máximo del volumen debe estar dentro de los 4 cm y 250 hojas. Pero las tarjetas personales se hacen, por regla general, por método tipográfico en cartón grueso. Y, en consecuencia, no se pueden incluir más de 150-200 páginas en el caso. De lo contrario, en el archivo al preparar y emitir referencias de archivo será difícil trabajar con una tarea tan difícil y difícil de manejar.

Ejemplo 7

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Lo mismo se aplica a los asuntos personales, pero con algunas aclaraciones:

a) inmediatamente después del despido del empleado, las copias del pasaporte, SNILS, documentos de educación y otros documentos proporcionados por el empleado que contengan sus datos personales se retiran de su archivo personal. Así lo exige el apartado 7 del art. 5 de la Ley Federal del 27 de julio de 2006 No. 152-FZ "Sobre Datos Personales", según el cual "el almacenamiento de datos personales debe llevarse a cabo en una forma que permita identificar al sujeto de los datos personales, no más de la El propósito del procesamiento de datos personales requiere, si el período de almacenamiento de datos personales no está establecido por la ley federal, un acuerdo del cual el sujeto de los datos personales es parte, beneficiario o garante. Los datos personales procesados ​​están sujetos a destrucción o despersonalización al lograr los fines del procesamiento o en caso de pérdida de la necesidad de lograr estos fines, a menos que la ley federal disponga lo contrario". Entonces en el expediente personal sólo deben dejarse originales y copias de los documentos del trabajador que se relacionen con su trabajo en la empresa;

b) todas las grapas y grapas se eliminan de los documentos del archivo personal (esta es una práctica estándar en la preparación para el almacenamiento a largo plazo de cualquier archivo);

c) los documentos de cada expediente personal están ordenados cronológicamente: desde la solicitud de empleo (desde 2002, este es un documento opcional) y/o el contrato de trabajo original con copia de la orden correspondiente hasta una copia de la orden de despido ;

d) para garantizar la protección de los datos personales, al transferir los archivos personales de los despedidos al archivo, ya están tratando de no coserlos en órdenes, sino transferirlos en casos separados (entonces deberían aparecer en líneas separadas en el inventario de personal, ver Ejemplo 8).

Si la organización continúa operando a la antigua usanza, entonces al formar un volumen con los archivos personales de los despedidos en un año en particular (ver Ejemplo 9), cada conjunto de documentos de un archivo personal separado está precedido por:

• una hoja en la que se imprime el apellido, el nombre, el patronímico del empleado (a veces se usa papel de colores brillantes para facilitar la navegación en el volumen);
• y luego puede adjuntar una hoja del inventario interno de su archivo personal ésta persona(pero esto es opcional).

Como regla general, los archivos personales incluidos en las órdenes son bastante delicados: consisten en 4 a 20 documentos. Por lo tanto, no es necesario realizar inventarios internos estándar para cada asunto personal en los conjuntos.
Pero al inicio del conjunto será necesario hacer un inventario interno general de los archivos personales incluidos en el mismo y colocarlo después de la portada (Ejemplo 10). Parece bastante simple: nombre completo, fechas límite (esta es la fecha de la orden de admisión y la fecha de la orden de salida) y números de hoja en el atuendo. Los números de expedientes personales asignados en el momento de su establecimiento por el departamento de personal no serán necesarios en el archivo (los archiveros identifican expedientes personales, buscan por año de despido y nombre completo), por lo tanto, estos números de registro de expedientes personales suelen ser no incluidos en este inventario;

e) no importa qué método de organización de documentos en casos elija, en el proceso de archivarlos en volúmenes que necesita numerar todas las hojas a lápiz en el ángulo superior derecho (la numeración de hojas de cada tomo del caso comienza por uno). Esta información sobre cada volumen se ingresa luego en hoja de testigo y en inventario interno de documentos de volumen(Ejemplo 10) así como en lista de archivos transferidos al archivo en la columna "Número de hojas" (ver Ejemplos 6-9). Cada volumen debe tener una portada completa (Ejemplo 3). Estas son reglas estándar para el registro completo de casos, que cubren todos los casos de personal transferidos de las divisiones a los archivos de la organización.

Las reglas estándar para el registro completo de casos se describen en detalle y con ejemplos en el artículo "Preparación de documentos para transferir al archivo de la organización" de la revista No. 2 ′ 2016

Ejemplo 8

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Ejemplo 9

Tarjetas personales y expedientes personales de empleados despedidos, si se combinan en un caso (traje) según el año de despido, en el inventario de casos por personal En tarjetas personales, solo se indica el año de despido (ver Ejemplos 7 y 9 ). Debido al hecho de que las tarjetas se forman alfabéticamente y las fechas de salida son diferentes para todos, es bastante difícil establecer la fecha de inicio y la fecha de finalización, y no tiene sentido indicar formalmente "01.01.2016 - 31.12 .2016". Mejor especificar solo el año "2016".

En los expedientes personales formados en órdenes, sólo debe indicarse también en el inventario el año del despido (Ejemplo 9).

Y en los expedientes personales, formados para cada empleado por separado, se debe indicar la fecha de la orden de empleo y la fecha de la orden de despido (Ejemplo 8).

¿Cuáles son los pros y los contras de formar un equipo con los archivos personales de diferentes empleados (un asunto común para el año del despido)?

Sus órdenes están formadas por aquellas organizaciones en las que los archivos personales de los empleados constan de un número mínimo de documentos (de 4 a 20 y no más) con el fin de ahorrar dinero y espacio de almacenamiento.

En las organizaciones donde se crean muchos documentos sobre el personal, por regla general, los archivos personales son bastante voluminosos: de 50 y más documentos en el archivo. Es mejor dejar dichos documentos en archivos personales separados para cada empleado.

Cabe señalar que los archivos personales contienen datos personales de los empleados. La preservación de la información en casos individuales es mucho mayor que en conjuntos. Las filtraciones de información de los conjuntos son más frecuentes. Por ejemplo, alguien recibió permiso de la gerencia para familiarizarse con el archivo personal del empleado despedido P.A. Smirnov, pero se archivaron otros 15 archivos personales en el equipo. Así, un "investigador curioso" puede "examinar" fácilmente 15 expedientes personales adicionales de los despedidos en el mismo año.

También hay una razón por la que es mejor formar los archivos personales de los empleados no en conjuntos, sino por separado. Según el art. 656 a) Los archivos personales del PTUD de los dirigentes de la organización y otras categorías "privilegiadas" de trabajadores deben conservarse en forma permanente, y no 75 o 50 años, como el resto. Una persona específica hoy, por ejemplo, es un asistente en un hospital, estudiante de una universidad de medicina, y en 30 años se convertirá en un médico destacado. Quizás escriban libros y películas sobre él. Su archivo personal estará en demanda para la investigación. Y si está cosido en un atuendo, creará ciertos inconvenientes. Lo mismo puede pasar con cualquier aprendiz: con el tiempo, puede convertirse en un actor o político famoso. Hoy, un trabajador ordinario, y mañana, ¡una leyenda!

Pero los expedientes personales de los funcionarios estatales y de los empleados municipales se forman únicamente en casos separados para cada empleado.

Cuando los documentos de los apellidos de una letra están completamente incluidos en el volumen, entonces solo se indica esta letra, por lo tanto, intentan que "toda la letra" esté incluida en el volumen 1. Pero si hay tantos apellidos para una letra específica que los documentos para ellos excederán el grosor establecido del volumen (4 cm o 250 hojas), solo entonces "al dividir la letra en sí" cambiamos a designar en el volumen con tres letras aquellos apellidos que se incluyen en ella, por ejemplo:

Ejemplo 13

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• 1 volumen Tarjetas personales de empleados despedidos en "ABA - ADU";
• 2 volumen. Tarjetas personales de empleados despedidos en "AZA - ALI";
• 3 volumen. Tarjetas personales de empleados despedidos en AMU - AST;
• 4 volumen. Tarjetas personales de empleados despedidos en "B - C";
• 5 volumen. Tarjetas personales de empleados despedidos para "GAV - GOR";
• 6 volumen. Tarjetas personales de trabajadores despedidos en el "GRI - GUR";
• 7 volumen. Tarjetas personales de trabajadores despedidos en "D - I" y así sucesivamente.

Note que en el Ejemplo 13:

• la letra A resultó ser muchas tarjetas personales; tuve que dividirlas en 3 volúmenes y en los nombres de estos volúmenes hay 3 letras ("ABA - ADU", "AZA - ALI" y "AMU - AST" ) en lugar de uno ("A"),
• al mismo tiempo, hay pocas tarjetas para apellidos que comienzan con las letras B y C, se pueden combinar en 1 volumen. Para facilitar la percepción del inventario, indicaremos aquí solo las primeras letras de los nombres "B - C".

Procedemos de manera similar, es decir. no es necesario esforzarse para que todos los volúmenes indiquen 3 letras o solo una letra a la vez. Este problema puede ser abordado de manera diferenciada. Por lo general, con grandes volúmenes, es necesario dividir las tarjetas personales en letras A, G, K, C y combinar tarjetas personales en un volumen en B – C, D – Z, N – O, U – F (hay mucho menos apellidos para estas letras).

Si no tiene tarjetas personales de los descartados para algunas letras (por ejemplo, A, E, Z, I, Sh, Sh, E, Y, Y) y solo 1 volumen del caso, entonces en el título debe indique solo la primera y la última de las letras reales incluidas:

Ejemplo 14

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Tarjetas personales de trabajadores despedidos en "B - C".

Si solo hay hasta 5 tarjetas en el caso, entonces se deben indicar las letras específicas de los apellidos de los despedidos. Por ejemplo:

Ejemplo 15

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Tarjetas personales de trabajadores despedidos en "A, K, H, C, T".

La tarjeta personal del empleado en el formulario T-2 es una forma unificada de contabilidad primaria para información sobre el personal actual y despedido de la empresa. Es un documento que consta de once apartados, de los cuales el primero, segundo, tercero y noveno (si la persona tiene los derechos correspondientes) se cumplimentan al contratar. El resto de las secciones se completan en el curso del trabajo del empleado a mano o en forma impresa sobre la base de los documentos proporcionados durante el empleo y generados durante el trabajo del empleado. Un ejemplo de llenado de la tarjeta T-2, páginas 1, 2, 3, 4, lo encontrará a continuación.

¿Por qué necesitas una tarjeta personal de empleado del modelo T-2?

La ley prevé dos casos en los que se requiere una tarjeta personal:

• familiarizarse con las entradas en el libro de trabajo;
• dar cuenta de los responsables del servicio militar.

A partir del 19 de octubre de 2019 entró en vigencia el Decreto Gubernativo N° 1302 del 9 de octubre de 2019, por el cual se cancela el uso de la tarjeta personal en el modelo N° T-2 para efectos del registro militar. Las modificaciones estipulan que, a cambio, el Ministerio de Defensa aprobará una lista de documentos contables. Hasta el momento no hay cambios, y los empresarios tienen derecho a utilizar tarjetas personales, tal y como está previsto, aprobado. 11.07.2017. Para no violar la ley, siga las noticias.

En la actualidad, cuando la mayoría de los procesos están automatizados y se ejecutan en formato electrónico, este documento, nos parece, no es necesario y es un rudimento de la gestión de registros de personal, desviando recursos para llenarlo y almacenarlo. Y debe mantenerse constantemente mientras la persona esté trabajando, y durante otros 75 años después de su despido.

Como mínimo, el empleado firma la tarjeta tres veces:

• por la exactitud de la información al solicitar un trabajo;
• al familiarizarse con el registro de empleo en el libro de registro de trabajo;
• al despido.

Posteriormente, si el empleado es transferido a otros puestos y se realizan los cambios correspondientes en su libro de trabajo, la persona firma cada vez en la tarjeta junto a una entrada duplicada sobre esta información. Analicemos una muestra del llenado de la tarjeta personal de un empleado (formulario T-2) en 2020.

Tarjeta personal del empleado - formulario T-2: muestra de llenado

Punto 1. Rellena el encabezado

Una muestra de cómo llenar una tarjeta T-2 comienza con el llamado encabezado o datos básicos de la organización.

Ingresamos el nombre de la organización y el código OKPO de ocho dígitos.

Ingresamos información en la tabla en la que indicamos la fecha de llenado, el número de personal del empleado, su TIN (si corresponde) y SNILS, el tipo y la naturaleza del trabajo (como en el contrato de trabajo), género.

En la celda "Alfabeto", se coloca la primera letra del apellido del empleado.

En la celda "Naturaleza del trabajo" se escribe permanente o temporal (si se trata de un contrato de trabajo de duración determinada).

Punto 2. Información general

Introducimos los detalles del contrato de trabajo.

Anotamos el apellido, el nombre, el patronímico del empleado y sus demás datos personales, incluidos los códigos de OKATO y OKIN. Un ejemplo de llenado, o cómo llenar una tarjeta personal de empleado T-2 para esta sección, vea la imagen.

El código OKATO es un clasificador administrativo y territorial, Moscú tiene sus propios códigos, San Petersburgo tiene el suyo y Chelyabinsk tiene el suyo. Puedes encontrar el código en Internet.

El código OKIN es un clasificador de información sobre la población. Incluye 293 secciones, cada una de las cuales contiene un código correspondiente.

La tarjeta personal de un empleado puede contener el grado de conocimiento de un idioma extranjero:

• lee y traduce con un diccionario;
• lee y puede explicar;
• posee libremente.

Si una persona tiene dos educación más alta o un empleado además recibió un posgrado educación profesional, la tarjeta T-2 tiene columnas adicionales.

En el párrafo 7, indicamos la profesión que el empleado recibió como resultado de la formación en institución educativa... Si hay dos o más profesiones, indicamos aquella para la que está contratado el empleado.

Ingresamos el tiempo de servicio en la fecha de llenado de la tarjeta personal, es decir, en el momento del ingreso. Tomamos información del libro de trabajo.

El tiempo total de servicio es el período de empleo, lo que da derecho a una pensión de vejez.

La experiencia laboral continua es el período de trabajo, que se tiene en cuenta al calcular las prestaciones, incluso por incapacidad temporal.

La antigüedad que da derecho a prima de antigüedad es el tiempo de permanencia en determinadas organizaciones e instituciones y en determinados cargos, por ejemplo:

• en el aparato del Consejo de Defensa de la Federación Rusa;
• en la Administración del Presidente de la Federación Rusa;
• en el Departamento Judicial bajo la Corte Suprema, etc. ( Lista llena véase la Sección II del Reglamento aprobado por Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de 27 de diciembre de 2007 N° 808).

La tarjeta T-2 no contiene un apartado sobre experiencia en seguros, por lo tanto, nuestro ejemplo de llenado de la tarjeta personal de un empleado T-2 contiene solo una general antigüedad, información sobre la cual se encuentra en el libro de trabajo del empleado. Un ejemplo de llenado de una tarjeta personal de un empleado T-2 en la sección de experiencia laboral:

A medida que trabaja en la organización, la experiencia del empleado aumenta, por lo tanto, para no tachar o no usar varios correctores, ingrese inicialmente la información sobre la experiencia con un lápiz, luego, cuando el empleado sea despedido, escríbalo con un bolígrafo .

En el párrafo 9, indicamos su estado civil y estado de matrimonio: casado o soltero (si es soltero, es mejor indicar con lápiz, casado, escriba con bolígrafo, si es casado, escriba con bolígrafo, si es divorciado, indique el documento en virtud del cual se disolvió el matrimonio).

Indicamos el código para el estado OKIN en el matrimonio:

• Nunca he estado casado;
• el matrimonio está registrado;
• el matrimonio no está registrado;
• viudo o viuda;
• oficialmente divorciado;
• se separó (cuando extraoficialmente).

Esposos, esposas e hijos encajan en la familia.

En principio, puede indicar padres y hermanos y hermanas, pero esto queda a su discreción (los cónyuges, por cierto, no son parientes cercanos, esta relación es inherente, no de sangre).

La fecha de registro en el lugar de residencia se ve en el sello del pasaporte.

Se necesita un número de teléfono para la comunicación: por ejemplo, un empleado no vino a trabajar, puede llamar y averiguar qué le sucedió. Es recomendable tomar un segundo número de teléfono del empleado para la comunicación.

Cláusula 3. Información sobre el registro militar

Quizás la sección más difícil de este documento se complete en base a:

• certificados de ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio (reclutas);
• o una identificación militar (en stock).

Para aquellos en la reserva, un ejemplo de cómo completar la información sobre el registro militar en una tarjeta personal se construye de acuerdo con el siguiente principio.

El primer ítem para oficiales de reserva no está lleno.

Para el rango militar, consulte el párrafo 5 de la tarjeta militar del oficial de reserva.

El tercer punto se completa sin reducción, por ejemplo, la composición (perfil) - comando o soldados.

En el cuarto párrafo sobre la designación del código del VUS (especialidad de registro militar), se ingresa la designación digital completa, tal como está escrita en la identificación militar, por ejemplo, 021102 o 113195A.

• A (adecuado para servicio militar);
• G (temporalmente no apto para el servicio militar).

Si no hay ninguna entrada en la tarjeta militar sobre la categoría de validez, ponemos la categoría A.

Reescribimos el nombre de la comisaría militar de la identificación militar.

El séptimo párrafo deberá completarse si:

• hay una orden de movilización (insertar en la última página de la portada) o un sello en la emisión y retiro de una orden de movilización;
• el empleado está reservado detrás de la organización para el período de movilización y para el tiempo de guerra.

El octavo punto se completa sobre la base de un certificado de la oficina de alistamiento y registro militar sobre su eliminación del registro.

Así es como se ve una muestra de cómo completar la tarjeta personal de un empleado T-2 para el registro militar para reclutas:

Los ítems primero, tercero, cuarto y séptimo no se completan.

En el segundo párrafo, es necesario escribir que el empleado está sujeto a servicio militar obligatorio.

En el quinto párrafo se indica información del atribuido:

• A (apto para el servicio militar);
• B (apto para el servicio militar con restricciones menores);
• B (aptitud limitada para el servicio militar);
• G (temporalmente no apto para el servicio militar);
• D (no apto para el servicio militar).

En todos los demás aspectos, el llenado procede como con los trabajadores que están en stock.

Después de completar esta sección, el empleado del departamento de personal y el nuevo empleado firmar: el primero, para ingresar información en la tarjeta personal del empleado, el segundo, para la exactitud de la información proporcionada.

Cláusula 4. Contratación y traslados

Esta sección se completa en base a un contrato de trabajo y una orden de admisión.

Todas las palabras y números deben tomarse de los documentos de empleo.

En la sexta columna, el empleado debe firmar.

En general, un empleado necesita firmar cada vez que es transferido a otro trabajo, cambiado de puesto, etc., es decir, siempre que nueva entrada en su libro de trabajo.

Supongamos que nuestro empleado está a punto de ser ascendido. En este caso, un ejemplo de cómo llenar la tarjeta personal de un empleado, y su tercer apartado, es el siguiente.

El plazo para realizar la inscripción es de una semana.

No se ingresa información sobre transferencias temporales y cambios en los salarios.

Cláusula 5. Atestación

Si se llevó a cabo la certificación, aquí se registran la decisión de la comisión de certificación y los detalles de la orden, en la que la decisión del empleador aprobó la decisión de la comisión de certificación.

Nuestro trabajador acaba de conseguir un trabajo, por lo que este campo todavía está limpio para él.

Cláusula 6. Educación superior, formación y premios

Estos apartados se rellenan de la misma manera que en el apartado "Atestiguamiento": si el empleador envía a alguien a algún lugar (mejorar sus calificaciones, para el reciclaje) o declara agradecimiento, todo esto debe ingresarse en los apartados correspondientes de la tarjeta T-2. .

Si el empleador no organiza nada y no envía a nadie a ninguna parte, las secciones quedan en blanco.

Si el propio empleado, por así decirlo, aprende algo nuevo de manera proactiva y trae un certificado o diploma, se debe ingresar información sobre la capacitación completada.

Cláusula 7. Vacaciones

La información sobre todas las vacaciones se ingresa aquí:

• anual;
• educativo;
• sin pagar;
• adicional pagado, etc.

Se parece a esto:

Aquí también se ingresa información sobre el reemplazo de parte de las vacaciones con compensación monetaria.

Si un empleado ha estado trabajando en la empresa durante mucho tiempo y se va de vacaciones periódicamente, tarde o temprano las columnas de esta sección terminarán. En este caso, es necesario hacer una hoja adicional en la que se duplique la tabla de secciones. La hoja debe estar pegada en la tarjeta T-2.

En la práctica, hay situaciones en las que la fecha de baja de vacaciones del empleado no coincide con la fecha especificada en la orden (por enfermedad o retiro de vacaciones). En este caso, debe tachar cuidadosamente la entrada incorrecta (¡pero hágalo de manera que la entrada anterior sea legible!) y agregue una nueva correcta. En los márgenes de T-2, debe escribir "Creer corregido", indicar los detalles del documento en relación con el cual ocurrió el cambio de hora, la firma, la transcripción y la posición del especialista en recursos humanos que registró los cambios.

Cláusula 8. Beneficios Sociales e Información Adicional

Estas secciones se completan sobre la base de documentos que confirman los derechos de los empleados a los beneficios relevantes, con un enlace a regulaciones por el cual se establecen estos beneficios.

No tenga miedo: si una persona es beneficiaria, él mismo traerá los documentos necesarios en los que está escrito todo, y si no pertenece a esta categoría, entonces no es necesario completar estas secciones.

Cláusula 9. Despido de un empleado

Aquí se ingresa la información de la orden de terminación del contrato de trabajo en la redacción especificada en la orden de despido.

Y en conclusión, ficha por T-2 un especialista en personal y ya ex empleado. Aquí hay un ejemplo de cómo completar una tarjeta T-2 al momento del despido.

Almacenamiento de tarjetas T-2

Las tarjetas personales se almacenan en carpetas de nomenclatura especial, separadas de los expedientes personales y órdenes de trabajo (aunque sería más lógico mantenerlos juntos).

Las tarjetas deben almacenarse de tal manera que nadie más pueda obtenerlas y leerlas (garantizando la seguridad de los datos personales de los empleados).

El personal operativo y despedido T-2 se mantiene separado el uno del otro.

No hay otros requisitos para almacenar tarjetas.

Cómo almacenar las tarjetas personales de los empleados en el departamento de recursos humanos Dado que las tarjetas personales contienen datos personales de los empleados, debe almacenarlas en una caja fuerte o en un casillero con llave. Debe excluirse el libre acceso del personal a estos documentos. Las tarjetas personales de los empleados que trabajan están sistematizadas por divisiones estructurales utilizando separadores, y en el interior, en orden alfabético. Las tarjetas personales de los despedidos son confiscadas y almacenadas por separado. Están ordenados según los años de despido, y en el interior, también alfabéticamente. El plazo de conservación de las tarjetas personales de los trabajadores despedidos es de 75 años. Quiero llamar la atención del moderador sobre este mensaje, porque: Enviando notificación...

prednalog.ru

Los documentos están distribuidos en orden alfabético y representan un índice completo de fichas de todos los empleados de la empresa de cualquier rango. Este procedimiento para almacenar tarjetas personales permite, si es necesario, encontrar rápidamente un documento de cualquier empleado.
Una tarjeta personal se retira del índice de la tarjeta solo después de que el empleado es despedido de la organización, se hace una nota correspondiente al respecto en el diario. El empleado pidió un par de horas libres del trabajo: opciones de diseño Lea sobre el tema en el diario electrónico Tiempos de almacenamiento para tarjetas personales T-2 número de registro y los datos básicos del pedido.
Las tarjetas de los empleados despedidos se forman en carpetas separadas por año, donde se ubican en orden alfabético las tarjetas personales de todos los empleados despedidos en un año calendario.

Caducidad de las tarjetas personales t-2

Atención

Puede agregar un tema a sus favoritos y suscribirse a las notificaciones por correo electrónico. BCH La Federación Rusa, Samara # 16 24 de enero de 2013, 16:07 Por favor, escriba, por favor, ¿dónde buscar un documento sobre esto, qué es aparte de LD T-2? Quiero llamar la atención del moderador sobre este mensaje, porque: Enviando notificación...

Ankhen No. 558. http://archives.ru/documents/perechen_typdocs_main_8.shtml#8_1cm. inciso 8, inciso 8.1., artículo número 656 Archivos personales; 658 Tarjetas personales de los empleados. Cito a miembros locales del foro: ¿Es obligatorio llevar una tarjeta personal? La tarjeta personal es el documento principal de la cuenta, que contiene los datos personales de un empleado. El formulario de tarjeta personal No. T-2 fue aprobado por el decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia con fecha 5 de enero de 2004 No. 1. Todas las empresas deben conservar las tarjetas personales para los empleados, independientemente de las formas organizativas y legales.

Votar:

Los libros de trabajo no reclamados, el libro para registrar los libros de trabajo y las inserciones en ellos se almacenan durante 50 años. Los plazos de conservación de los documentos de personal están establecidos por la Lista de documentos de gestión estándar que acompañan a las actividades de las organizaciones, indicando los plazos de conservación.

Importante

Todos estos documentos deben presentarse en el archivo. Los archivos personales de los empleados despedidos se transfieren al almacenamiento de archivos durante 75 años.

Los archivos personales de los gerentes de la empresa se mantienen en forma permanente. Los períodos de almacenamiento temporal son aplicados por todos los organismos, sin excepción, y los permanentes por aquellos estatales y instituciones municipales cuyos documentos se encuentren depositados en los respectivos archivos, así como por organizaciones no gubernamentales con las que se hayan celebrado convenios, es decir, fuentes de adquisición de archivos.

Tarjeta personal del empleado t-2 - llenado de muestra

¿Cómo almacenar las tarjetas personales de los empleados? ¿Necesito archivarlos en mis archivos personales? Las tarjetas personales (formulario T-2) se almacenan en una matriz separada de forma libre, es decir, no se entrelazan, no se adjuntan a un archivo personal ni a una carpeta-registrador. Pero esto no significa que deban estar disponibles gratuitamente; es mejor colocar estos documentos en una caja fuerte o en un casillero con llave.
Todas las tarjetas deben estar sistematizadas por divisiones estructurales y, dentro de esta sistematización, en orden alfabético. Después de que se despide al empleado, su tarjeta se retira de la matriz general y se coloca en una carpeta separada "Tarjetas personales de empleados (formulario T-2), despedidos en 200 ...

año ". Al final del año calendario, las tarjetas de empleados despedidos deben estar preparadas para su presentación: archivadas (encuadernadas) en orden alfabético. El período estándar de conservación de una tarjeta personal es de 75 años a partir del despido del empleado* (1). l

tarjeta personal del empleado

Información

Código de tarjeta personal según OKUD 0301002. Tarjeta personal según art. 65 del Código Laboral de la Federación Rusa, los datos se ingresan sobre la base de los documentos que el empleado debe traer consigo al solicitar un trabajo: - pasaporte; - libro de trabajo (o una copia del mismo para trabajadores a tiempo parcial); - SNILS (certificado de seguro); - TIN (certificado de registro en la oficina de impuestos); - identificación militar (para los sujetos obligados al servicio militar); - documento de educación (diploma, certificado, cursos, etc.), que confirma la disponibilidad de especial conocimiento para el trabajo. Además de estos datos, la tarjeta personal contiene información que se completa en base a la información proporcionada por el propio empleado.

Descargar formulario T-2 de la tarjeta personal aquí. Rellenando una ficha personal (instrucciones) aquí. Cómo calcular el pago de vacaciones correctamente y tener tiempo para relajarse.

Todo sobre el diseño de una tarjeta personal f. t-2

Las diferencias en los nombres de las secciones y su relleno están dictadas por los detalles del servicio civil. En organizaciones científicas, de investigación, educativas y de otro tipo que realizan actividades en el campo de la educación, la ciencia y la tecnología, para registrar a los trabajadores científicos (en paralelo con el formulario No. T-2), una tarjeta de registro de un científico, científico y pedagógico. se rellena el trabajador.

Los datos se ingresan en él sobre la base de los documentos relevantes (diploma de doctor y candidato a la ciencia, certificado de profesor asociado y profesor, etc.), así como la información proporcionada por el empleado sobre sí mismo. El responsable del servicio de personal rellena a mano la ficha personal.
Todas las entradas deben ser claras, sin abreviaturas. Se entrega una copia de la tarjeta personal del empleado. Se guarda en una caja fuerte en un archivador separado. Todas las entradas en la tarjeta se realizan sobre la base de los documentos originales proporcionados por el empleado.
Se emite una tarjeta personal de empleado para cada empleado admitido en la empresa en virtud de un contrato de trabajo. Se inicia en el momento de la contratación y se mantiene durante todo el período de su relación laboral con la empresa. Con el despido del empleado, la tarjeta personal t 2 se cierra, pero continúa guardada en la empresa. ¿Es posible no redactar tarjetas personales y, en lugar de ellas, llevar a cabo asuntos personales? No, es imposible.

La empresa no está obligada a elaborar archivos personales para los empleados, mientras que una tarjeta personal del formulario No. T-2 es un documento obligatorio. Se la menciona directamente en las "Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo" (p.

12). Dice que en la ficha personal del modelo T-2 se repiten todas las anotaciones del libro de trabajo sobre contrataciones, traslados y despidos. El empleador está obligado a familiarizar al empleado con cada registro de este tipo contra la firma en su tarjeta personal.
EIC * Acuerdos laborales (contratos), acuerdos laborales no incluidos en archivos personales 75 años EIC Tarjetas personales de empleados (incluidos los trabajadores temporales) 75 años EIC Características de los trabajadores sin archivos personales 75 años EIC Documentos (cuestionarios, autobiografías, folletos para registros de personal, solicitudes, cartas de recomendación, hoja de vida, etc.) de personas no empleadas 1 año Documentos personales en original (libro de trabajo, diplomas, certificados, certificados, certificados) A pedido ** Documentos (certificados, memorandos y notas explicativas, copias de órdenes , extractos de órdenes, declaraciones, declaraciones de viaje, certificados de viaje, etc.) que no se hayan incluido en archivos personales durante 5 años * EIC significa que algunos de estos documentos pueden tener un significado científico histórico y en la forma prescrita deben transferirse a archivos estatales, municipales o almacenados en una organización.
Tori Russian Federation # 26 30 de enero de 2013, 5:59 am Yadrena Vosh escribió: Pedí un archivador con carpetas colgantes para mí, bueno, algo muy conveniente http://www.komus.ru/product/31573/? Utm_source = kat3 & utm_medium = free & utm_campaign = doprodagi & utm_content = type46 Esto es lo mismo para mí Quiero llamar la atención del moderador sobre este mensaje, porque: Se está enviando una notificación ... Olga Rusia # 27 1 de febrero , 2013, 15:26 Mis tarjetas T2 también se almacenan en el LD y es muy conveniente para mí, ya que cuando haga copias de documentos para LD (órdenes de vacaciones, traslados), márquelo inmediatamente en T2. Leí mucho que T2 debe almacenarse por separado, cuando el cheque vino del centro central, los puse a todos en un papá separado, pero el cheque decía que de acuerdo con las reglas para mantener registros de personal en la organización, T2 puede almacenarse en el LD, después de lo cual volví a transferir todo el T2 al LD...
En primer lugar, cabe señalar que se emite una tarjeta personal T-2 para todos los empleados con los que se ha celebrado un contrato de trabajo. Se inicia un expediente personal a criterio de la organización y puede faltar (salvo en los casos previstos por la legislación vigente). La tarjeta personal T-2 siempre se mantiene separada de los archivos personales, tanto durante el período de empleo del empleado como después de su despido. Las tarjetas personales T-2 de los despedidos no se agregan a los asuntos personales, sino que se forman en un negocio independiente (para el último año calendario, en orden alfabético de los nombres de los despedidos). En el futuro, los archivos personales y las tarjetas T-2 de los despedidos se indican por separado en el inventario, según el cual los documentos se entregan al archivo de la organización.

• Tarjeta personal
• Almacenamiento de documentos
• Destrucción de documentos

La tarjeta personal T-2 pertenece a la categoría de documentos obligatorios para registros de personal de empleados. Esta regla se aplica a las organizaciones y empresas de cualquier forma de propiedad.

El llenado, mantenimiento y almacenamiento de tarjetas personales está regulado por actos legislativos y está sujeto a estricta observancia. Más adelante en el artículo, más sobre estos aspectos:

• reglas para llenar y mantener tarjetas personales T-2;
• almacenamiento correcto de tarjetas personales T-2;
• condiciones de almacenamiento de tarjetas personales T-2.

El formulario de tarjeta personal T-2 es uno de los principales documentos de personal que se completa al contratar a cada empleado, independientemente del puesto, la forma de propiedad de la empresa y el tipo de unidad organizativa.

Tarjeta personal (formulario N° T-2) cumplimentado para los empleados de todas las categorías, incluidos los temporales y estacionales, principales y a tiempo parcial. Una tarjeta personal es el documento principal para el registro de personal.

Se lleva a cabo durante todo el período de empleo del empleado con este empleador, a partir de la contratación, y se cierra solo con el despido. No se conservan tarjetas personales de los empleados contratados en virtud de contratos de derecho civil.

La tarjeta personal número T-2 pertenece al grupo de documentos personales obligatorios. Se unifica la forma de tarjeta personal y se refiere al sistema de documentación contable primaria para la contabilización del trabajo y su pago, aprobado por Resolución N° 1.

La importancia de una tarjeta personal radica en que cuando se pierde un libro de trabajo, es el único documento que confirma directamente la experiencia laboral del empleado.

No confundir la tarjeta personal número T-2 con documentos tales como, por ejemplo, una hoja de registro personal o un cuestionario, que forman parte de un expediente personal. Estos documentos son llenados por el propio empleado, redactados en cualquier forma y pueden estar ausentes si el empleador no tiene un procedimiento aprobado para el procesamiento de archivos personales. Una tarjeta personal solo la completa un especialista en el servicio de personal sobre la base de una orden (instrucción) de empleo (formulario No. T-1 o No. T-1a).

Las tarjetas personales de los empleados se almacenan en el departamento de personal de la empresa en un gabinete cerrado, lo que excluye el libre acceso de los empleados de la empresa y personas no autorizadas.

Las tarjetas personales de los empleados que trabajan que usan separadores están sistematizadas por divisiones estructurales, y en el interior, en orden alfabético de apellidos hasta la tercera letra del apellido.

Las tarjetas personales de los despedidos son confiscadas y almacenadas por separado. Están ordenados según los años de despido, y en el interior, también alfabéticamente. El período de almacenamiento de las tarjetas personales de despido en el departamento de personal de la empresa es de un año (se permiten hasta tres años), luego las tarjetas se transfieren al archivo de la empresa para su almacenamiento.

La tarjeta personal de un empleado se realiza en un formulario 2A4 en una sola copia y tiene un código OKUD 0301002. Este documento se almacena durante 75 años por separado de los archivos personales, por lo que es recomendable utilizar papel de cubierta (cartón delgado) para su producción.

En la fabricación de productos en blanco sobre la base de formas unificadas de documentación contable primaria, se permite realizar cambios en las siguientes partes:

• expansión y contracción de gráficos y líneas, teniendo en cuenta la importancia de los indicadores;
• inclusión de líneas adicionales (incluidas las gratuitas);
• inclusión de hojas sueltas para la comodidad de colocar y procesar la información necesaria.

No se permite eliminar detalles individuales de formularios unificados. Lamentablemente, en los Lineamientos para la Solicitud y Llenado de Formularios de Registro Primario, aprobados por la Resolución No. 1 antes mencionada, los expertos no brindaron explicaciones suficientes para el llenado de tarjetas personales (excepto la sección II "Información sobre el registro militar"). Al mantener tarjetas, se recomienda guiarse por el estándar de la industria OST 4.071.034-82 "Sistemas de gestión automatizados. Gestión de actividades de personal. Sistema de documentos primarios para personal de contabilidad", que se desarrolló de acuerdo con normas estatales(GOST 6.13.1-75, GOST 6.13.2-75, GOST 6.10.1-80).

Al completar una tarjeta personal, se utiliza la información de los siguientes documentos presentados por un empleado al momento de la contratación (de conformidad con el Artículo 65 del Código Laboral de la Federación Rusa):

• pasaportes;
• un documento sobre educación, calificaciones o conocimientos especiales, al solicitar un trabajo que requiera conocimientos especiales o capacitación especial;
• libro de trabajo (para trabajadores a tiempo parcial - copias del libro de trabajo);
• certificado de seguro de seguro de pensión estatal;
• certificados de registro ante la autoridad fiscal;
• Documentos de registro militar (para los responsables del servicio militar).

Al completar una tarjeta personal, también se utiliza información adicional, que proporciona el empleado.

El modelo unificado de tarjeta personal N° T-2 consta de cuatro folios y contiene los siguientes apartados:

• I. "Información general";
• II. "Información sobre registro militar";
• tercero "Contratación y transferencias a otro puesto de trabajo";
• IV. "Atestación";
• V. "Formación avanzada";
• Vi. "Reciclaje profesional";
• VII. "Premios (incentivos), títulos honoríficos";
• VIII. "Vacaciones";
• IX. “Beneficios sociales a que tiene derecho el trabajador de conformidad con la ley”;
• X. "Información Adicional";
• XI. “Causas de extinción del contrato de trabajo (despido)”.

Al completar una tarjeta personal, no se recomienda utilizar símbolos como dos puntos ( : ), signo igual ( = ), barra oblicua ( / ), y su uso está prohibido en el área de codificación. Al completar el formulario, el texto de los registros (descripciones) no debe ingresar al campo de codificación; de lo contrario, el formulario se considera dañado y debe volver a escribirse durante la finalización inicial del documento.

Si falta alguna de las entradas en la parte descriptiva de los datos personales de la tarjeta o las respuestas a las preguntas son negativas, la parte codificada de este atributo queda vacía. Para garantizar la posibilidad de realizar cambios en la información sobre el empleado, está prohibido poner guiones en líneas o columnas vacías.

El llenado inicial de una tarjeta personal se puede hacer de varias maneras (en una computadora, en una máquina de escribir, manualmente). Los asientos posteriores se realizan a máquina o manualmente, ya que el empleado debe familiarizarse con cada asiento contra recibo, y cada vez que es imposible volver a imprimir el formulario No. T-2. Al mismo tiempo, el mantenimiento de copias electrónicas de una tarjeta personal reduce significativamente los costos de mano de obra al elaborar varios informes.