Contabilidad de los libros de trabajo de las instituciones presupuestarias. Compra y emisión de libros de trabajo. Contabilización de libros de trabajo y operaciones para su emisión.

La contabilidad de los libros de trabajo en una institución estatal en 2019 debe organizarse de acuerdo con los requisitos de la legislación. Le diremos cómo hacer esto correctamente en el artículo.

También consideraremos preguntas: cómo almacenar los libros de trabajo; cómo se entregan los documentos a un empleado tras el despido y el registro de una pensión; cuál es la responsabilidad del empleador por la violación de la contabilidad y el almacenamiento.

Comprar un formulario o emitirlo gratuitamente

El libro de trabajo está incluido en la lista de documentos obligatorios que un empleado debe presentar al momento del empleo. Pero solo con la condición de que lo tenga. Si este documento está ausente, entonces el empleador es responsable de emitirlo. En particular, debe proporcionar al empleado un formulario en blanco.

El empleador puede deducir el costo del formulario del empleado. El monto de la deducción puede incluir no solo el costo del documento, sino también el costo de compra. La misma regla se aplica a un empleado que tiene un libro, pero se ha quedado sin espacio para escribir. En este caso, obtiene un inserto.

Un empleado puede pagarlo de la siguiente manera:

Ingrese el monto requerido al cajero de la empresa;
Pagar mediante transferencia a la cuenta corriente;
Escribe una declaración de deducción de su salario.

Es solo el derecho del empleador a recibir un pago, no la responsabilidad del empleador. Si el empleador decide emitir libros a los empleados de forma gratuita, esto debe especificarse en sus documentos locales.

Hay situaciones en las que el empleador debe proporcionar al empleado un libro de trabajo de forma gratuita:

El empleador perdió o dañó la mano de obra durante el almacenamiento;
El formulario se dañó durante el registro debido a la falta de un empleado responsable.

Contabilidad

La contabilidad de los libros de trabajo en una institución no está regulada por separado por el legislador. Por lo tanto, debe guiarse por las disposiciones generales.

Impuestos

De acuerdo con las disposiciones del artículo 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la emisión de formularios a los empleados de forma reembolsable se reconoce como una venta. Esto significa que el empleador debe pagar el IVA. Así lo confirman las Cartas del Ministerio de Hacienda No. 03-07-11 / 5571 de fecha 30 de septiembre de 2015 y No. 03-03-05 / 33508 de fecha 16 de agosto de 2013. Así como la Carta del Impuesto Federal Servicio No. GD-4-3 / 10833 de fecha 23 de junio de 2015 En este caso, el valor del IVA está incluido en el monto cobrado al empleado.

El monto recibido por el libro se registrará como ingreso de la organización. El monto gastado en la adquisición se contabilizará como gasto y se puede utilizar para reducir la base imponible.

La ganancia del empleador en este caso será cero, es decir, ausente. Esto se desprende de la norma de la legislación (párrafo 47 del Decreto gubernamental No. 225 del 16/04/2003), que establece que solo el monto de los gastos para la compra del formulario puede retenerse del empleado.

Estas disposiciones se establecen para todas las entidades comerciales. La carta del Servicio de Impuestos Federales No. GD-4-4 / 10833 del 23/06/2015 confirma que las instituciones estatales deben operar de acuerdo con las mismas reglas.

En el caso de que una persona reciba mano de obra de forma gratuita, el empleador no tiene que pagar el IVA. Pero dado que, de acuerdo con el artículo 211 del Código Tributario de la Federación de Rusia, el costo del formulario se reconocerá como ingreso, el empleador debe retenerle el impuesto sobre la renta personal.

Contabilidad cuantitativa de libros de trabajo

Las normas aprobadas por el Decreto Gubernativo N ° 225 de 16/04/2003, en particular la fracción IV de este documento, regulan que se deben conservar los siguientes documentos para el registro de trabajadores:

Libro de recibos y gastos para formularios contables de libros de trabajo y encartes en ellos. Lo mantienen empleados del departamento de contabilidad. Refleja información sobre la adquisición y posterior movimiento de libros de trabajo. Aquí debe reflejar el costo de los formularios comprados. E indicar números individuales y series.
El libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y los insertos en ellos. Las entradas en este libro se realizan después de que se emite el libro para el empleado. Aquí se refleja su número y serie, la cantidad pagada por el empleado por ella. Se indican los datos ingresados en el libro de trabajo (fecha de ingreso, cargo, base de pedido). En este libro, el responsable firma la aceptación del libro para su almacenamiento, y su propietario, al recibir el documento en sus manos. Este libro lo mantiene un empleado responsable de almacenar y completar los libros de trabajo. Como regla general, este es un oficial de personal. Si el servicio de personal en la empresa no está asignado, este deber se asigna al empleado responsable del trabajo.

Las revistas deben estar debidamente formateadas: cosidas, numeradas, selladas y certificadas con la firma del titular.

Una responsabilidad

La responsabilidad por la violación de la ley en términos de llevar libros de trabajo está prevista en el artículo 5.27 del Código Administrativo de la Federación de Rusia. Para las infracciones reveladas por primera vez, se proporcionan las siguientes sanciones:

Una multa de 1000-5000 rublos para un empresario oficial e individual;
30,000-50,000 rublos para una entidad legal.

Por una infracción reiterada, las multas se incrementan:

Una multa de 10,000-20,000 para un gerente o empresario individual;
Descalificación por 1-3 años en relación con un funcionario;
Una multa de 50.000 a 70.000 rublos en relación con una persona jurídica.

El artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia no contiene cláusulas separadas para violaciones relacionadas con los libros de trabajo, por lo tanto, el castigo se determina de acuerdo con los párrafos 1-2, que regulan las sanciones por violaciones de la legislación laboral que no se especifican por separado. .

Al contratar a un empleado, asegúrese de verificar la autenticidad del libro de trabajo

Almacenamiento

Los formularios de registro de trabajo deben almacenarse en una caja fuerte a prueba de fuego o en un gabinete con cerradura. Esta regla se aplica tanto a los formularios en blanco en el departamento de contabilidad como a los formularios de mano de obra completados almacenados en el departamento de personal.

Para obtener formularios limpios, el oficial de personal (u otra persona responsable) escribe una solicitud. Está redactado en cualquier forma.

Todos los meses, el departamento de contabilidad debe presentar un informe sobre la presencia de formularios limpios y dañados, así como sobre los montos recibidos por los libros emitidos.

El formulario del informe no ha sido aprobado, por lo que se redacta en forma libre o en un formulario aprobado por la empresa.

Emisión de un libro al despido

Tras el despido, el empleador debe entregar el libro de trabajo al empleado despedido. El propietario del libro de trabajo debe firmar su recibo en el Libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y encartes.

Si el día del despido el empleado no se presentó a trabajar, el empleador deberá enviarle un aviso de la necesidad de recibirlo. Si no se envía la notificación, la ley considera que el empleador retiene el libro de trabajo sin fundamento legal.

Si el libro no se reclama, debe conservarse en el archivo de la organización durante 75 años.

Los documentos del empleado fallecido se pueden entregar a sus familiares.

Registro de pensiones

Si, al registrar una pensión, la UIF requiere que el empleado proporcione el libro de trabajo original, el empleador está obligado a emitirlo.

Esto se hace de la siguiente manera:

El empleado escribe una declaración con una solicitud para emitirle un documento.
El empleador le emite un libro a más tardar tres días después de la fecha de recepción de la legislación.

Además, puede solicitar al empleado un recibo de que recibió el documento laboral original para presentarlo a la UIF y se compromete a devolverlo.

Debe devolver el libro a más tardar tres días después de la fecha de su devolución del Fondo de Pensiones.

Compra de libros de trabajo por parte de un empleador: cómo reflejar en la contabilidad la adquisición y emisión de libros de trabajo para los empleados, el reflejo del IVA en el costo: lea el artículo.

Pregunta: Cómo realizar el cableado correctamente: 1. Se compraron libros de trabajo para empleados D 10 K 60 2. Se emitieron libros de trabajo D 70 K 90.01 Al aceptar libros de trabajo para contabilidad se incluyó el IVA en su costo. Calcule ahora el IVA sobre este valor o hágalo incluido, pero si incluye el monto del IVA será una pérdida

Respuesta: Al recibir formularios de libros de trabajo, realice las siguientes entradas:

Alexander Sorokin responde:

Subjefe de la Dirección de Control Operacional del Servicio Fiscal Federal de Rusia

“El CCP debe usarse solo en los casos en que el vendedor proporciona al comprador, incluidos sus empleados, un aplazamiento o plan de cuotas para pagar sus bienes, obras y servicios. Estos casos, según el Servicio de Impuestos Federales, se relacionan con la prestación y devolución de un préstamo para pagar bienes, obras, servicios. Si una organización emite un préstamo en efectivo, recibe una devolución de dicho préstamo o recibe y devuelve un préstamo por sí misma, no utilice el cajero. Cuando sea exactamente necesario marcar un cheque, consulte las recomendaciones ".

Débito 10 Crédito 60- se registraron libros de trabajo;

Débito 19 Crédito 60- se refleja el importe del IVA presentado por el proveedor;

Aceptado para deducción el monto de IVA presentado por el proveedor;

Débito 006- Aceptado para formularios contables de libros de trabajo.

La emisión de libros de trabajo y encartes a los empleados de la organización se reconoce como venta de bienes. Por lo tanto, debe pagar el IVA sobre dicha operación.

En contabilidad, las operaciones para emitir libros de trabajo e inserciones para los empleados y recibir pagos por formularios se reflejan en las siguientes entradas:

Débito 70 Crédito 73- se ha reembolsado el coste del libro de trabajo emitido (IVA incluido);

Débito 73 Crédito 91-1- los ingresos se reconocen en el monto del pago recibido por el formulario del libro de trabajo (incluido el IVA);

Se cargó el IVA sobre el reembolso del costo (venta) del libro de trabajo por parte del empleado;

Débito 91-2 Crédito 10- cancelado el costo de los libros de trabajo transferidos a un empleado de la organización;

Crédito 006- formularios de libros de trabajo dados de baja (insertos en ellos).

Justificación

Situación: cómo una organización comercial puede reflejar la adquisición y emisión de un nuevo libro de trabajo a un empleado en contabilidad e impuestos. La organización aplica un sistema fiscal común

El procedimiento de contabilidad y tributación de las transacciones relacionadas con la provisión de libros de trabajo a los empleados no está regulado legalmente.

El derecho de la organización a cobrar a un empleado una tarifa por la emisión de un libro de trabajo está previsto en el párrafo 47 de las Reglas aprobadas.

En contabilidad, el costo de los libros de trabajo comprados se puede tener en cuenta como parte de:

materiales por cuenta del mismo nombre 10 (como activos utilizados para necesidades de gestión (cláusula 2 de PBU 5/01)) con posterior cancelación a otros gastos;
bienes a cuenta 41 "Bienes".

Una forma más correcta de reflexión es contabilizar los libros como materiales. El caso es que la venta de libros de trabajo para organizaciones ordinarias no es la actividad principal. Las organizaciones se proveen de dichos formularios en forma contractual por una tarifa (cláusula 46 de las Reglas aprobadas por el Decreto del Gobierno de RF No. 225 del 16 de abril de 2003). Al mismo tiempo, los espacios en blanco de los libros de trabajo se pueden comprar directamente a la asociación Goznak, así como a distribuidores que cumplan con los requisitos de esta asociación (cláusula y procedimiento aprobados por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 22 de diciembre de 2003 No. 117n).

Simultáneamente con la publicación de los formularios de los libros de trabajo, refleje en la cuenta 006 "Formas de presentación de informes estrictos" en una evaluación condicional (cláusula 42 de las Reglas aprobadas por el decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 No. 225 ).

Cuando reciba los formularios, realice las siguientes entradas:

Débito 10 Crédito 60
- se registraron libros de trabajo;

Débito 19 Crédito 60
- se refleja el importe del IVA presentado por el proveedor;

Débito 68 subcuenta "Cálculos para IVA" Crédito 19
- aceptado para la deducción del importe del IVA presentado por el proveedor;

Débito 006
- Aceptado para formularios contables de libros de trabajo.

Si la organización cobra una tarifa por la emisión de libros de trabajo, la operación se refleja en la cuenta 73 "Liquidaciones con personal por otras transacciones". Si la organización retiene el pago del formulario del libro de trabajo del salario del empleado, utilice la cuenta 70 "Pagos al personal por salarios".

La emisión de libros de trabajo y encartes a los empleados de la organización se reconoce como venta de bienes. En consecuencia, debe pagarse el IVA de dicha operación. * Esta conclusión se deriva de las disposiciones del subpárrafo 1 del párrafo 1 del artículo 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia y se confirma en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha de noviembre 27 de 2008 No. 03-07-11 / 367. En este caso, el empleado paga a la organización el costo del libro de trabajo, incluido el IVA (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 26 de septiembre de 2007 No. 07-05-06 / 242 y fecha 13 de junio de 2007 No. 03 -07-11 / 159).

En contabilidad, las operaciones para emitir libros de trabajo y encartes a los empleados y recibir pagos por formularios se reflejan en las siguientes entradas: *

Débito 50 (51, 70) Crédito 73
- se ha reembolsado el coste del libro de trabajo emitido (IVA incluido);

Débito 73 Crédito 91-1
- los ingresos se reconocen en el monto del pago recibido por el formulario del libro de trabajo (incluido el IVA);

Débito 91-2 Crédito 68 subcuenta "Cálculos para IVA"
- Se cargó IVA sobre el reembolso del costo (venta) del libro de trabajo por parte del empleado (si la organización es un contribuyente);

Débito 91-2 Crédito 10
- amortizado el costo de los libros de trabajo transferidos a un empleado de la organización.

En caso de transferencia gratuita de libros de trabajo e inserciones a los empleados en contabilidad, realice las entradas:

Débito 91-2 Crédito 10
- amortización del costo de los libros de trabajo transferidos gratuitamente;

Débito 91-2 Crédito 68 subcuenta "Cálculos para IVA"
- Se cobró IVA sobre la transferencia gratuita de libros de trabajo a los empleados (si la organización es contribuyente).

Puede cancelar la forma del libro de trabajo (insertar en él) el día en que se entrega al empleado. En este caso, la fecha de emisión no debe considerarse el día del despido del empleado, sino el día en que se inicia el libro de trabajo sobre la base de la parte 4 del artículo 65 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia.

Crédito 006
- formularios de libros de trabajo dados de baja (insertos en ellos).

El jefe de contabilidad aconseja: Existen argumentos que permiten que una organización no pague el IVA por la emisión de un libro de trabajo (insértelo) a un empleado. Son los siguientes.

En primer lugar, el libro de trabajo (insértelo) no tiene las características de los bienes definidos en el párrafo 2 de PBU 5/01 y el Código Fiscal de la Federación de Rusia.

En segundo lugar, la provisión de libros de trabajo para los empleados que no tienen experiencia es una obligación de la organización, establecida por la legislación laboral (parte 4 del artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

En tercer lugar, el monto del pago por el formulario cobrado al empleado no debe exceder el monto del costo de compra (cláusula 47 del Reglamento aprobado por el Decreto del Gobierno de RF N ° 225 de 16 de abril de 2003).

Dado que, al emitir libros de trabajo a los empleados, la organización no persigue el objetivo de obtener ganancias, tales operaciones no pueden considerarse como actividad empresarial (venta de bienes, obras, servicios) (). Un punto de vista similar se refleja en las resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de 1 de octubre de 2003 No. А26-5317 / 02-28 y de 2 de marzo de 2007 No. А56-44214 / 2006. En consecuencia, la emisión de libros de trabajo (gratuita o de pago) no es una implementación. Esto significa que dicha operación no está sujeta al IVA (subpárrafo 1 de la cláusula 1 del artículo 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Al calcular el impuesto sobre la renta, se pueden tener en cuenta los costos de comprar formularios de libros de trabajo (encartes para ellos). Dichos costos están económicamente justificados y se llevaron a cabo en el marco de actividades destinadas a generar ingresos (cláusula 1 del artículo 252 del Código Tributario de la Federación de Rusia, carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 26 de septiembre de 2007 No. 07- 05-06 / 242). Estos gastos reducen la base imponible del impuesto sobre la renta en el momento en que se emite el libro de trabajo (insértelo) a un empleado de la organización (cláusula 2 del artículo 318 del Código Tributario de la Federación de Rusia).

Incluya el monto del reembolso al empleado por la emisión de un libro de trabajo en la renta sujeta a tributación.

"Consejero en el campo de la educación", 2009, N 5
CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA DE LOS LIBROS LABORALES
El libro de trabajo es el documento principal sobre la actividad laboral y Experiencia laboral empleado. Los empleadores están obligados a mantener un libro de trabajo para todos los que hayan trabajado durante más de cinco días, si el trabajo en esta organización es el principal para él (parte 2 del artículo 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Los tipos de libros de trabajo y sus encartes son productos de impresión protegidos. Por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 22 de diciembre de 2003 N 117n, se aprobaron muestras de un libro de trabajo y un inserto, así como el Procedimiento para proporcionarlos a los empleadores. La seguridad puede ser proporcionada por distribuidores: entidades legales y empresarios individuales, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la asociación Goznak del Ministerio de Finanzas de Rusia. Los empleadores reciben estos documentos de forma remunerada de acuerdo con el contrato.
¡Nota! Todas las compras para necesidades estatales o municipales a expensas de fuentes de financiación presupuestarias y no presupuestarias están sujetas a la Ley Federal de 21.07.2005 N 94-FZ "Sobre la realización de pedidos para el suministro de bienes, realización de trabajos, prestación de servicios para necesidades estatales y municipales ".
Las reglas para el mantenimiento, registro y almacenamiento de los libros de trabajo están contenidas en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16/04/2003 N 225 "Sobre los libros de trabajo" (en lo sucesivo, las Reglas).
Para registrar los libros de trabajo, así como los formularios del libro de trabajo y un inserto en el mismo, la institución mantiene:
- libro de ingresos y gastos para la contabilidad de los formularios del libro de trabajo y un encarte en él;
- un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y las inserciones en ellos.
Las formas del libro de ingresos y gastos y el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en ellos se dan en los Apéndices NN 2 y 3 del Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia de 10.10.2003 N 69 "Con aprobación de las Instrucciones para la cumplimentación de los cuadernos de trabajo ".
En el libro de ingresos y gastos para registrar los formularios del libro de trabajo y el inserto en él, que es mantenido por el departamento de contabilidad de la institución, se ingresa información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y consumo de los formularios del libro de trabajo. y el inserto en él, indicando la serie y número de cada formulario. En el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y se inserta en ellos, que es mantenido por el servicio de personal u otro departamento de la institución que formalice la aceptación y despido de los empleados, todos los libros de trabajo recibidos de los empleados al ingreso al trabajo, como así como las series y números de libros de trabajo y encartes emitidos por trabajadores contratados sin experiencia laboral.
Ambos libros deben estar numerados, atados, certificados con la firma del titular de la institución, y además sellados con un sello de cera o sellados (párrafo 41 del Reglamento).
Los formularios de los libros de trabajo y los encartes en los mismos se almacenan en la organización como documentos de estricto reporte y se emiten a solicitud del responsable de su mantenimiento, quien al final de cada mes debe presentar al departamento de contabilidad de la organización un informe. sobre la disponibilidad de formularios del libro de trabajo y un inserto en el mismo y sobre los montos recibidos por su registro, con el adjunto de la orden de recibo de la caja de la organización. El informe se redacta en cualquier forma. La cancelación de los formularios dañados de los libros de trabajo y los encartes en ellos está establecida por la Ley de cancelación de formularios de informes estrictos (formulario 0504816), aprobada por la Instrucción sobre contabilidad presupuestaria, aprobada a su vez por Orden del Ministerio. of Finance of Russia de fecha 30 de diciembre de 2008 N 148n (en adelante, Instrucción N 148n).
El empleador está obligado a tener constantemente el número requerido de formularios de libro de trabajo e inserciones en él, como lo requiere la cláusula 44 de las Reglas. Los libros de trabajo y los encartes en ellos son comprados por el empleador, incluida una institución presupuestaria, al precio de mercado.
En el caso del llenado inicial del libro de trabajo o un inserto en él, así como en el caso de su daño por causas ajenas al empleado, el costo del formulario dañado lo paga el empleador.
Cuando a un empleado se le emite un libro de trabajo y un inserto en él, el empleador le cobra una tarifa por el monto del costo de su adquisición (cláusula 47, sección 8 de las Reglas).
De acuerdo con la cláusula 263 de la Instrucción N 148n, los formularios de los libros de trabajo y los encartes se refieren a los formularios de informes estrictos y se registran en la cuenta 03 "Formas de informes estrictos" al precio condicional de 1 rub. por una unidad. Por lo tanto, no se excluyen las dificultades para determinar los costos reales de compra de estos formularios.
La adquisición de espacios en blanco de libros de trabajo y encartes se refleja en los registros:
1. Tipos de libros de trabajo adquiridos por una institución presupuestaria:

2. Se pagó una factura al proveedor por la compra de formularios de libros de trabajo y encartes:

3. Los formularios de los libros de trabajo y los encartes se capitalizaron (en la cuenta fuera de balance 03):
Aumento de cuenta 03.
¡Nota! Los costos de pagar los libros de trabajo y los encartes se refieren al subartículo 226 "Otros trabajos, servicios" de KOSGU (Instrucciones sobre el procedimiento para aplicar la clasificación presupuestaria de la Federación de Rusia, aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 25 de diciembre de 2008 N 145n).
Aspectos fiscales
Impuestos personales
Si, al emitir un libro de trabajo o un encarte, la institución empleadora no cobra tasa, entonces su valor será la renta del empleado en especie y sujeta al impuesto sobre la renta de las personas físicas de acuerdo con el procedimiento generalmente establecido (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de 27 de noviembre de 2008 N 03-07-11 / 367).
IVA
¿Se aplica el IVA a la transferencia de libros de trabajo a los empleados (subpárrafo 1 del párrafo 1 del artículo 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia)? El Código Fiscal de la Federación de Rusia no contiene una respuesta a esta pregunta. Hay dos puntos de vista sobre este tema.
Según el cargo oficial, la emisión de libros de trabajo por una tarifa es una implementación y está sujeta al IVA. Algunos autores se adhieren a este punto de vista, otros opinan que cobrar por un libro de trabajo no es más que el reembolso de los costos del empleador por la compra de formularios del libro de trabajo. Consideremos ambas posiciones.
Nota. El cobro de un pago de un empleado al emitirle un libro de trabajo o un encarte en él está sujeto al IVA.
De acuerdo con el párrafo 1 del art. 39 del Código Tributario de la Federación de Rusia, la transferencia de propiedad de los bienes sobre una base reembolsable se reconoce como la venta de bienes por parte de la organización, y de acuerdo con los párrafos. 1 p. 1 del art. 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la venta de bienes está sujeta al IVA, independientemente de la forma de pago. Así, podemos concluir que la venta por parte de una institución a sus empleados de libros de trabajo es la venta de bienes. Esta posición está adherida por el Ministerio de Finanzas de Rusia en sus Cartas con fecha 06.08.2009 N 03-07-11 / 199, fecha 27.11.2008 N 03-07-11 / 367, fecha 26.09.2007 N 07-05- 06/242, de fecha 13.06.2007 N 03-07-11 / 159.
Nota. El cobro de una tarifa a un empleado al emitirle un libro de trabajo o un encarte en el mismo no está sujeto al IVA.
Esta posición se basa en la definición de bienes a efectos fiscales, que se da en el párrafo 3 del art. 38 del Código Fiscal de la Federación de Rusia y establece que un producto es propiedad vendida o destinada a la venta. Un libro de trabajo completado para un empleado específico no cumple con esta definición (a diferencia de un formulario de libro de trabajo). Además, la legislación laboral exige la emisión de libros de trabajo a los empleados, por lo que dicha operación no se reconoce como venta y no está sujeta al IVA. Si la emisión de un libro de trabajo se considera su implementación, entonces se viola la condición de la cláusula 47 de las Reglas, según la cual el empleado, al comprar un libro de trabajo y un inserto en él, paga una tarifa por el monto de los gastos incurridos. por parte del empleador al comprarlos. Si el pago cobrado al empleado por el libro de trabajo que se le entregó es igual al costo de adquirirlo, entonces de acuerdo con la cláusula 1 del art. 39 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, el suministro de libros de trabajo y encartes no puede considerarse una venta de bienes (cláusula 1 del artículo 39 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Si consideramos la cláusula 263 de la Instrucción N 148n, entonces en la cuenta 03 "Formas de informes estrictos" se tienen en cuenta los formularios del libro de trabajo y el inserto que se almacenan y emiten para el informe. De lo anterior, podemos concluir que la institución adquiere formas no para sus propias necesidades, sino para los empleados. En consecuencia, cobrar una tarifa es un reembolso por parte de los empleados de los costos del empleador por la compra de los libros de trabajo en blanco, y no es necesario cobrar el IVA.
Con base en lo anterior, podemos concluir que la institución debe decidir de manera independiente si paga o no el IVA sobre el costo de los libros de trabajo. Si decide no pagar el IVA, debe estar preparado para defender su posición en los tribunales. Cabe mencionar que existe una jurisprudencia positiva al respecto.
Independientemente de la decisión que se tome, la institución no debe incurrir en pérdidas financieras. Si se paga el IVA, la organización tiene derecho a deducir la misma cantidad de impuestos presentados por el vendedor (fabricante, distribuidor) de los formularios del libro de trabajo (cláusula 1 del artículo 172 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). En una situación en la que no se cobre el IVA, todos los fondos recibidos del empleado quedarán a disposición de la organización, pero no tendrá derecho a deducir el IVA cobrado por el vendedor.
Impuesto sobre la renta
Los costos de comprar los espacios en blanco de los libros de trabajo y los encartes en ellos están económicamente justificados e incurridos para la implementación de actividades empresariales y otras actividades generadoras de ingresos, se tienen en cuenta en la composición de los gastos al calcular el impuesto sobre la renta (cláusula 1 del artículo 252 del el Código Fiscal de la Federación de Rusia). En la contabilidad fiscal, los costos emitidos a los empleados después de completar el formulario de los libros de trabajo y las inserciones en ellos se incluyen en la composición de los costos de materiales a un costo determinado de acuerdo con el párrafo 2 del art. 254 del Código Tributario de la Federación de Rusia (cláusula 2 de la cláusula 1 del artículo 254, cláusula 2 del artículo 272 del Código Tributario de la Federación de Rusia). Estos costos se contabilizan como costos indirectos que reducen íntegramente la base imponible del impuesto a las ganancias del período de declaración (tributario) corriente, a partir de la fecha de su uso con fines económicos (cláusulas 1, 2, artículo 318 del Código Tributario de la Federación Rusa).
Sin embargo, los gastos para la compra de espacios en blanco de los libros de trabajo y los insertos en ellos, realizados con fondos presupuestarios, no se tienen en cuenta en la composición de los gastos al calcular el impuesto sobre la renta.
Los ingresos derivados de la emisión de libros de trabajo y sus anexos se tienen en cuenta para determinar la base imponible del impuesto sobre la renta como no operativo. En la contabilidad fiscal, en la composición de los ingresos no operativos, el monto de la compensación por la compra de los libros en blanco de los libros de trabajo recibidos de los empleados se incluye a partir de la fecha de recepción de los fondos en la oficina del cajero (a la cuenta corriente) del contribuyente (artículo 250, cláusula 2, cláusula 4, artículo 271 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
Reflejo de las transacciones de cobranza en la contabilidad presupuestaria
Pagarle al empleado al entregarle un libro de trabajo.
o insertar en él
Según el autor, estas transacciones deben reflejarse, teniendo en cuenta los fondos a los que se compraron los formularios de los libros de trabajo y los encartes.
Si se compraron a expensas del presupuesto, entonces se debe consultar las explicaciones del Tesoro Federal y el Ministerio de Finanzas de Rusia, establecidas en las Cartas del 18/05/2005 N 42-2.2-06 / 63, de 29/12/2006 N 02-14-10a / 4060.
1. Compra de espacios en blanco de libros de trabajo (encartes) por parte de la institución:
Débito KRB 140101226 "Gastos por otras obras, servicios"
Crédito KRB 130209730 "Aumento de las cuentas por pagar para el pago de otras obras y servicios".
2. Pagamos los formularios de los libros de trabajo (encartes) al proveedor:

Al mismo tiempo, los libros de trabajo son reflejados y contabilizados por el cajero (persona materialmente responsable) en la cuenta fuera de balance 03 "Formas de información estricta".
3. Al emitir un libro de trabajo (insertar), las deudas con el presupuesto por la venta del libro de trabajo se calculan a un precio determinado de acuerdo con el párrafo 47 de las Reglas:
Débito KDB 120510560 "Aumento de las cuentas por cobrar de otros ingresos"
Crédito KDB 130305730 "Aumento de las cuentas por pagar para otros pagos al presupuesto".
4. Se recibieron fondos en la caja de la institución para el libro de trabajo del empleado:
Débito KIF 120104510 "Recibos de efectivo"
Crédito KDB 120510660 "Reducción de cuentas por cobrar de otros ingresos".

5. Retiro de los fondos especificados de la caja de la institución:

6. Recepción de fondos a la cuenta personal de la institución:
Crédito KRB 121003660 "Reducción de cuentas por cobrar en operaciones con fondos en efectivo del receptor de fondos presupuestarios".
7. Transferencia de fondos de la institución a ingresos presupuesto federal:
Débito KDB 130305830 "Reducción de cuentas por pagar en otros pagos al presupuesto"
Crédito KRB 130405226 "Liquidaciones sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios".
(En la Solicitud de gasto en efectivo, en el campo "Código BC" (104), debe indicar la RFP 1 17 05 010 01 0000 180.)

Débito KDB 121002180 "Liquidaciones con autoridades financieras sobre otros ingresos recibidos en resultados"
Crédito KDB 140101180 "Otros ingresos".
Nota. La posición del Ministerio de Finanzas de Rusia sobre el uso de KOSGU ha cambiado y las entradas recomendadas serán diferentes.
Miremos más de cerca. Los ingresos por reembolso de gastos de la institución para la compra de espacios en blanco de libros de trabajo y encartes deben reflejarse como 000 1 13 01010 01 0000130 "Otros ingresos por la prestación de servicios pagados por beneficiarios de fondos del presupuesto federal y compensación de costos del presupuesto federal "o como 000 1 17 05010 01 0000 180" Otros ingresos no tributarios ... "clasificación presupuestaria. Estos códigos de ingresos deben ser traídos a la institución por el administrador principal de fondos presupuestarios, en cuya jurisdicción se encuentra. En lugar de los primeros tres ceros, se indica el código del administrador de ingresos: el administrador principal de los fondos presupuestarios, en cuya jurisdicción se encuentra la institución, de acuerdo con la lista de destinatarios directos de los fondos presupuestarios federales (PPP).
Solo se puede aclarar que si estas operaciones se ejecutarán de acuerdo con el código de ingresos de la clasificación presupuestaria de ingresos 000 1 13 03010 01 0000 130 "Otros ingresos por la prestación de servicios pagados por los destinatarios de los fondos del presupuesto federal y compensación del presupuesto federal costos ", luego cuenta 120503000" Cálculos de ingresos por la prestación de servicios pagados ".
Con base en lo anterior, según el autor, cobrar a un empleado por un libro de trabajo (insertar) debe considerarse como una compensación por los costos de la institución por la compra de formularios, si se compraron con fondos asignados del presupuesto, y el La institución no realiza otras actividades generadoras de ingresos, y cómo la implementación, si estos formularios se compraron con fondos recibidos de otras actividades generadoras de ingresos, o con fondos asignados del presupuesto, pero la institución tiene una actividad generadora de ingresos.
Considere una situación en la que los libros de trabajo se adquirieron a expensas de fondos de otras actividades generadoras de ingresos y en el Permiso General hay un enlace para obtener este tipo de ingresos:
1. Compra de libros de trabajo por parte de la institución:
Débito KRB 240101226 "Gastos por otras obras, servicios"
Crédito KRB 230209730 "Aumento de las cuentas por pagar para el pago de otras obras y servicios".
2. Pago de libros de trabajo al proveedor:
Débito KRB 230209830 "Reducción de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios"
Crédito KIF 220101610 "Disposición de fondos de la institución de la cuenta".

3. Devengo de ingresos por la venta del libro de trabajo:

4. Cálculo del IVA al presupuesto:

Crédito KDB 230304830 "Reducción de las cuentas por pagar del impuesto al valor agregado"
Débito KIF 220101610 "Disposición de fondos de la institución de las cuentas".
Considere una situación en la que los libros de trabajo se adquirieron a expensas de los fondos presupuestarios, pero la institución lleva a cabo otras actividades generadoras de ingresos:
1. Compra de libros de trabajo por parte de la institución:
Débito KRB 140101226 "Gastos por otras obras, servicios"
Crédito KRB 130209730 "Aumento de las cuentas por pagar para el pago de otras obras y servicios".
2. Pago de libros de trabajo al proveedor (IVA incluido):
Débito KRB 130209830 "Reducción de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios"
Crédito KRB 130405226 "Liquidaciones sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios".
Al mismo tiempo, los libros de trabajo son reflejados y contabilizados por el cajero (persona financieramente responsable) en la cuenta fuera de balance 03 "Formas de información estricta".
3. Devengo de ingresos por la venta de un libro de trabajo con IVA:
Débito KDB 220503560 "Aumento de las cuentas por cobrar sobre los ingresos por prestación de servicios pagados"
Crédito KDB 240101130 "Ingresos por prestación de servicios pagados".
4. Cálculo del IVA al presupuesto:
Débito KDB 240101130 "Ingresos por prestación de servicios pagos"
Crédito KDB 230304730 "Aumento de las cuentas por pagar del impuesto al valor agregado".
5. Entrada en caja de pago de libros de trabajo por parte del empleado:
Débito KIF 220104510 "Recibos de efectivo"
Crédito KDB 220503660 "Reducción de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios pagados".
Al mismo tiempo, se cancela un formulario de libro de trabajo de un empleado del departamento de personal (1 pieza en una estimación condicional de 1 rublo) de la cuenta 03.
6. Depósito de efectivo por una institución en una cuenta personal en una sucursal del Tesoro Federal:
Débito KRB 221003560 "Aumento de las cuentas por cobrar de transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios"
Crédito KIF 220104610 "Retiro de efectivo";
Débito KIF 220101510 "Recibos de fondos de la institución a las cuentas"
Crédito KRB 221003660 "Reducción de cuentas por cobrar en operaciones con efectivo del receptor de fondos presupuestarios".
7. Transferencia de importes de IVA a ingresos presupuestarios:
Débito KDB 230304830 "Reducción de las deudas por impuesto al valor agregado"

Débito KDB 230305830 "Reducción de cuentas por pagar en otros pagos al presupuesto"
Crédito KIF 220101610 "Enajenación de fondos de la institución de las cuentas".
(En la Solicitud de gasto en efectivo, en el campo "Código BC" (104), debe indicar el código de ingreso correspondiente).
El administrador de ingresos elabora un asiento contable adicional para la recepción de los ingresos en el presupuesto:
Débito KDB 121002130 "Liquidaciones con las autoridades financieras sobre los ingresos recibidos al presupuesto por la prestación de servicios pagados"
Existe una variante más de registros en la contabilidad presupuestaria, que se utiliza en la práctica.
1. Compra de libros de trabajo por parte de la institución:
Débito KRB 140101226 "Gastos por otras obras, servicios"
Crédito KRB 130209730 "Aumento de las cuentas por pagar para el pago de otras obras y servicios".
2. Pago de libros de trabajo al proveedor (IVA incluido):
Débito KRB 130209830 "Reducción de cuentas por pagar por pago de otras obras y servicios"
Crédito KRB 130405226 "Liquidaciones sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios".
Al mismo tiempo, los libros de trabajo son reflejados y contabilizados por el cajero (persona financieramente responsable) en la cuenta fuera de balance 03 "Formas de información estricta".
3. Devengo de ingresos por la venta de un libro de trabajo sin IVA:
Débito KDB 120503560 "Aumento de las cuentas por cobrar sobre los ingresos por prestación de servicios pagados"
Crédito KDB 140101130 "Ingresos por prestación de servicios pagados".
4. Cálculo del IVA al presupuesto:
Débito KDB 220510560 "Aumento de cuentas por cobrar de otros ingresos"
Crédito KDB 240101180 "Otros ingresos".
Simultaneamente:
Débito KDB 240101180 "Otros ingresos"
Crédito KDB 230304730 "Aumento de las cuentas por pagar del impuesto al valor agregado".
5. Entrada en caja de pago de libros de trabajo por parte del empleado:
Débito KIF 120104510 "Recibos de efectivo"
Crédito KDB 120503660 "Reducción de cuentas por cobrar por ingresos por prestación de servicios".
Pagando el monto del IVA devengado al cajero:
Débito KIF 220104510 "Recibos de efectivo"
Crédito KDB 220510660 "Reducción de cuentas por cobrar de otros ingresos".
Al mismo tiempo, se cancela un formulario de libro de trabajo de un empleado del departamento de personal (1 pieza en una estimación condicional de 1 rublo) de la cuenta 03.
6. Retiro de los fondos especificados de la caja de la institución:
Débito KRB 121003560 "Aumento de las cuentas por cobrar de transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios"
Crédito KIF 120104610 "Salidas de caja".
7. Recepción de fondos a la cuenta personal de la institución:
Débito KRB 130405226 "Liquidaciones sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios"
Crédito KRB 121003660 "Reducción de cuentas por cobrar en operaciones con fondos en efectivo del receptor de fondos presupuestarios";
Débito KRB 221003560 "Aumento de las cuentas por cobrar de transacciones en efectivo del destinatario de los fondos presupuestarios"
Crédito KIF 220104610 "Retiro de efectivo";
Débito KIF 220101510 "Recibos de fondos de la institución a las cuentas"
Crédito KRB 221003660 "Reducción de cuentas por cobrar en operaciones con efectivo del receptor de fondos presupuestarios".
8. Transferencia de fondos de la institución al presupuesto federal recibidos por la venta del libro de trabajo:
Débito KDB 121002130 "Liquidaciones con las autoridades financieras sobre los ingresos recibidos al presupuesto por la prestación de servicios pagados"
Crédito KIF 130405226 "Liquidaciones por pagos del presupuesto con autoridades financieras por pago de otras obras y servicios".
9. Transferencia de importes de IVA a ingresos presupuestarios:
Débito KDB 230304830 "Reducción de las deudas por impuesto al valor agregado"
Crédito KIF 220101610 "Enajenación de fondos de la institución de las cuentas".
Al formar registros sobre estas operaciones, se debe tener en cuenta la Carta del Tesoro Federal del 18/05/2005 N 42-2.2-06 / 63 (esta Carta brinda ejemplos de transacciones comerciales para reflejar la adquisición en el presupuesto contable y contable para libros de trabajo y encartes en ellos), y Ver también las Cartas del Tesoro Federal de 13.12.2005 N 42-7.1-01 / 2.2-371 y de 30.12.2005 N 42-7.1-01 / 2.2-404, a pesar de la El hecho de que en la correspondencia ofrecida por ellos, las cuentas reflejan transacciones de venta de propiedad estatal, se considera como ejemplo la venta de activos fijos.
Estas Cartas en realidad dejaron de ser válidas con la publicación de la Instrucción sobre contabilidad presupuestaria N 148n, pero, en nuestra opinión, pueden considerarse como un ejemplo al formar una operación para cobrar pagos de los empleados por los libros de trabajo y los encartes en ellos, teniendo en cuenta la disposiciones de la Instrucción N 148n.
G.V. Mokretsova
Contador Jefe,
profesor asociado del departamento
"Contabilidad, análisis y auditoría"
GOU VPO "VyatSU"
Firmado para imprimir
25.09.2009

En la contabilidad de estas instituciones, la operación para la prestación de servicios para la emisión de un libro de trabajo a un empleado se reflejará de manera diferente que en la contabilidad de las instituciones estatales. Veamos un ejemplo. Ejemplo 3. Una institución presupuestaria adquirida a expensas de fondos de actividades generadoras de ingresos, formularios de libro de trabajo por un monto de 10 unidades. en la cantidad de 1888 rublos, incluido el IVA (18%) - 288 rublos. Los formularios se pagaron, recibieron, aceptaron para contabilidad y se entregaron a un empleado del departamento de personal. Se emitió un libro de trabajo para un empleado recién contratado. El pago por este servicio fue realizado por él en la caja de la institución al costo del formulario, incluido el IVA, por un monto de 188,8 rublos. (IVA (18%) - 28,8 rublos). La cuenta de los espacios en blanco de los libros de trabajo se realiza en una cuenta fuera de balance al costo de su adquisición. La cuenta personal de la institución se abre con la OFK. Estas operaciones se reflejarán en la contabilidad mediante la siguiente correspondencia de cuentas: Contenido de la operación Débito Crédito Monto, frote.

Características de la contabilidad presupuestaria de los libros de trabajo.

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Compramos y emitimos libros de trabajo

Cuando un cajero transfiere libros de trabajo a un empleado del departamento de personal, se realiza una entrada para reducir la cuenta fuera de balance 03 “Formas de reporte estricto” (MOL - cajero) y aumentar la cuenta fuera de balance 03 “Formas de reporte estricto ”(MOL - empleado del departamento de personal). Si la institución es el administrador de los recibos del reembolso del valor de los libros de trabajo y los fondos se reciben en la caja de la institución, dichas transacciones se reflejan en las siguientes entradas: prestación de servicios pagados "- 80 rublos. - ingresos acumulados por el reembolso por parte del empleado del costo del libro de trabajo; Débito 1 201 04 510 “Recibos de efectivo” Crédito 1 205 03 660 “Reducción de las cuentas por cobrar de los ingresos por la prestación de servicios pagados” - 80 rublos. - Se aceptaron fondos al cajero del empleado para el libro de trabajo emitido.

Contabilización de libros de trabajo y operaciones para su emisión.

Disposiciones generales Proporcionar a los empleadores espacios en blanco para los libros de trabajo e insertos para los libros de trabajo se lleva a cabo de acuerdo con el Procedimiento aprobado por la Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha del 22 de diciembre de 2003 N 117n "En los libros de trabajo" (en adelante, Orden N 117n ). De acuerdo con la cláusula 2 de la Orden No. 117n, el fabricante de estos formularios es la Asociación de Empresas y Organizaciones Estatales para la Producción de Rótulos Estatales, la Asociación GOZNAK del Ministerio de Finanzas de Rusia (en lo sucesivo, el fabricante). Sin embargo, el suministro a los empleadores de formularios de libro de trabajo y encartes en el libro de trabajo puede ser realizado por personas jurídicas y empresarios individuales (en adelante, distribuidores) que cumplan con los requisitos establecidos por el fabricante (pág.

3 Orden N 117n). A estos efectos, las instituciones celebran acuerdos con el fabricante o distribuidores para el suministro de formularios de libro de trabajo y encartes de libro de trabajo.

¿Cómo organizar la contabilidad de formularios de libros de trabajo? (granos y.)

A continuación, consideraremos cómo reflejar en la contabilidad presupuestaria de una institución estatal las operaciones de acumulación y transferencia al presupuesto de ingresos provenientes de la prestación de servicios para la elaboración del libro de trabajo de un empleado por una tarifa: a) la institución ejerce poderes separados para cálculo y registro de pagos al presupuesto. El pago por el registro del libro de trabajo se destina al presupuesto, sin pasar por la cuenta personal de la institución: - los ingresos por la prestación de servicios pagados para la elaboración del libro de trabajo se devengan: Débito de la cuenta 1205 31560 "Aumento de las cuentas por cobrar en ingresos por prestación de trabajo remunerado, servicios "Cuenta de crédito 1 401 10 130" Ingresos por prestación de servicios remunerados "; - Liquidaciones reflejadas con el administrador de cobros en efectivo sobre la base de una notificación (f.

Libros laborales: adquirimos y emitimos

El formulario del libro de ingresos y gastos para registrar los formularios del libro de trabajo y un inserto en él está aprobado por el Apéndice 2 del Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia de 10.10.2003 N 69 "Con la aprobación de las Instrucciones para completar los libros de trabajo "(en adelante - Resolución N 69). En este libro, es necesario registrar información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y el gasto de los formularios del libro de trabajo y un inserto en el mismo, indicando la serie y el número de cada formulario. La forma del libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y sus encartes se aprueba en el Apéndice 3 de la Resolución N 69.

Registra todos los libros de trabajo aceptados de los empleados al momento de su ingreso al trabajo, así como los libros de trabajo y los inserta con una indicación de la serie y números entregados a los empleados nuevamente. Estos libros deben estar numerados, atados, certificados con la firma del director de la institución, y también sellados con un sello de cera o sellados (párrafo 41 del Reglamento N 225).

Contabilidad de libros de trabajo

Pagamos las formas de los libros de trabajo (encartes) al proveedor: Débito KRB 130209830 "Reducción de las cuentas por pagar por el pago de otras obras, servicios" Crédito KRB 130405226 "Liquidaciones sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otros trabajos, servicios . "cajero (persona financieramente responsable) en la cuenta fuera de balance 03" Formas de información estricta ".3. Al emitir un libro de trabajo (insertar), la deuda con el presupuesto para la venta del libro de trabajo se carga al precio determinado de acuerdo con la cláusula 47 de las Reglas: Débito KDB 120510560 "Aumento de cuentas por cobrar por otros ingresos" Crédito KDB 130305730 “Incremento de las cuentas por pagar por otros pagos al presupuesto” .4.
Débito 1 210 02 130 “Acuerdos con las autoridades financieras sobre los ingresos recibidos en el presupuesto por la prestación de servicios pagados” Crédito 1 304 05 226 “Acuerdos sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otras obras y servicios” - 80 rublos . - los fondos recibidos por el libro de trabajo se transfieren a ingresos. Si la institución es la administradora de los recibos del reembolso del costo de los libros de trabajo y los fondos que pasan por alto la cuenta personal van a los ingresos del presupuesto, dichas transacciones se reflejan en los asientos: Débito 1205 03 560 “Aumento de las cuentas por cobrar sobre los ingresos de la prestación de servicios de pago "Crédito 1 401 01 130" de la prestación de servicios de pago "- 80 rublos.

Cómo capitalizar dinero para libros de trabajo en una institución presupuestaria

Por la violación del procedimiento para mantener, registrar, almacenar y emitir libros de trabajo previstos por las Reglas N 225, los funcionarios son responsables según lo establecido por la legislación de la Federación de Rusia. ¿Es un servicio pago emitir el libro de trabajo de un empleado? Los tipos de libros de trabajo y sus encartes se adquieren por una tarifa en el marco de contratos celebrados con fabricantes y distribuidores. Cuando a un empleado se le emite un libro de trabajo y un inserto en él, se le debe cobrar una tarifa por el monto del costo de su adquisición (cláusula 2.

47 de la Regla N 225), excepto en los siguientes casos: - llenado inicial incorrecto del libro de trabajo o inserción en él, así como su daño por causas ajenas al empleado (cláusula 48); - Pérdida masiva de libros de trabajo como resultado de emergencias (desastres ambientales y provocados por el hombre, desastres naturales, disturbios y otras emergencias) (p. 34).

Consejero en el campo de la educación ”, 2009, N 5 CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA DE LOS LIBROS DE EMPLEO El libro de trabajo es el documento principal sobre la actividad laboral y la experiencia laboral del empleado. Los empleadores están obligados a llevar un libro de trabajo por cada persona que haya trabajado durante más de cinco días, si el trabajo en esta organización es el principal para él (parte 2 del artículo 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Formas de trabajo los libros y sus encartes son productos impresos protegidos. Por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 22 de diciembre de 2003 N 117n, se aprobaron muestras de un libro de trabajo y un inserto, así como el Procedimiento para proporcionarlos a los empleadores.

La seguridad puede ser proporcionada por distribuidores: entidades legales y empresarios individuales, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la asociación Goznak del Ministerio de Finanzas de Rusia.
Las instrucciones N 148n, los formularios de los libros de trabajo y los encartes se refieren a los formularios de informes estrictos y se contabilizan en la cuenta 03 "Formas de informes estrictos" al precio condicional de 1 rub. por una unidad. Por lo tanto, no se excluyen las dificultades para determinar los costos reales de compra de estos formularios La adquisición de formularios de libros de trabajo y encartes se refleja en los registros: 1. Una institución presupuestaria compró las siguientes formas de libros de trabajo: Débito KRB 140101226 “Gastos por otros trabajos y servicios” Crédito KRB 130209730 “Aumento de las cuentas por pagar para el pago de otros trabajos y servicios” 2.
Se pagó una factura al proveedor por la compra de los espacios en blanco de los libros de trabajo y los encartes: Débito KRB 130209830 "Reducción de las cuentas por pagar por otros trabajos y servicios" Crédito KRB 130405226 "Liquidaciones sobre pagos del presupuesto con las autoridades financieras para el pago de otros trabajos y servicios ".3.

Al concluir un contrato de trabajo, se debe presentar un libro de trabajo. La compra de libros de trabajo y encartes es responsabilidad del empleador. La forma es económica, dentro de 200 rublos. Pero esta cantidad debe tenerse en cuenta correctamente, sobre todo cuando se trata de impuestos. Después de todo, las disputas con la inspección sobre la tributación de transacciones con libros de trabajo pueden ser mucho más costosas. No menos peligroso para la empresa y las disputas con los empleados, por ejemplo, insatisfechos con las entradas que se realizan en sus libros de trabajo.

La legislación laboral obliga a un empleador, una organización o un empresario individual, a llevar libros de trabajo para cada empleado que haya trabajado durante más de cinco días, si el trabajo para este empleador es el principal para el empleado (artículos 66 y 309 de la Ley de Trabajo Código de la Federación de Rusia). Los principales documentos por los que se guía el empleador son las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo, la elaboración de formularios de libros de trabajo y su entrega a los empleadores (en adelante, las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo), aprobadas por Decreto del Gobierno. de la Federación de Rusia del 16/04/2003 No. 225, e Instrucciones para completar los libros de trabajo de los libros (en adelante, Instrucción No. 69), aprobada por el decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia de fecha 10.10.2003 No. 69.

El empleado presenta el libro de trabajo al formalizar un contrato de trabajo. Hay dos casos en los que no es necesario presentar un libro de trabajo:

- al solicitar un trabajo en una organización a tiempo parcial (artículo 283 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);

- al solicitar un trabajo por primera vez (artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Para un empleado que es contratado por primera vez, el empleador está obligado a emitir un libro de trabajo dentro de una semana a partir del día de la contratación.

Si la persona que solicita trabajo no tiene libro de trabajo por pérdida, daño o por cualquier otro motivo, el empleador, previa solicitud por escrito de esta persona (indicando el motivo de la falta de libro de trabajo), elabora un nuevo libro de trabajo.

Al emitir un libro de trabajo, al empleado se le cobra su costo (cláusula 47 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo). Pero esto no siempre sucede.

Entonces, la tarifa no se cobra:

- en caso de llenado inicial incorrecto del libro de trabajo o inserto en él;

- en caso de daño al libro de trabajo por causas ajenas al empleado;

- en caso de pérdida masiva de libros de trabajo por parte del empleador en situaciones de emergencia.

La forma del libro de trabajo y la forma del inserto en el libro de trabajo están aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16/04/2003 No. 225. El empleador debe tener constantemente el número requerido de formularios e insertos del libro de trabajo. en él (cláusula 44 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo).

Contabilidad de formularios

Según el art. 65, 66 y 84.1 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia, al concluir un contrato de trabajo con un empleado que está aceptando un trabajo por primera vez, el empleador está obligado a emitirle un libro de trabajo y mantener el libro mencionado durante todo el tiempo. período de vigencia del contrato de trabajo, y al terminar el contrato de trabajo, emitirlo al empleado.

El empleador compra un libro de trabajo e inserta formularios por una tarifa sobre la base de un acuerdo con una persona autorizada (Asociación GOZNAK o su distribuidor legal), y al emitir un libro de trabajo (inserto) a un empleado, cobra una tarifa equivalente al costo de su compra.

Antes de considerar el reflejo de estas operaciones en la contabilidad y la contabilidad tributaria, hay que decir que existen dos puntos de vista sobre el tema de cómo reflejar las operaciones para la emisión de formularios de libro de trabajo (insertos a los mismos). Según uno de ellos (fiscal), la emisión de libros de trabajo es una implementación, según el otro, a lo que se adhiere tanto por especialistas independientes como por los tribunales, no hay implementación en este caso. Consideremos ambas opciones contables.

Emisión de libros de trabajo - implementación

Con esta opción contable, los libros de trabajo (insertos a ellos) también se contabilizan como formas de informes estrictos (de acuerdo con las Instrucciones para la aplicación del Plan de cuentas para las actividades financieras y económicas de las organizaciones, aprobadas por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 31 de octubre de 2000 No. 94n, en la cuenta fuera de balance 006 "Formularios de información estricta" junto con el IVA), y como producto. Esto se debe al hecho de que el empleado está obligado a pagar el libro de trabajo. En consecuencia, los formularios se adquieren para la venta, el hecho de que se vendan sin fines de lucro es irrelevante.

En contabilidad, los ingresos por venta de formularios se incluyen en otros ingresos. La base es la cláusula 7 de PBU 9/99 "Ingresos de la organización".

Las formas de los libros de trabajo se pueden tener en cuenta en la cuenta 10 "Materiales".

Impuesto sobre la renta. En la contabilidad fiscal, al emitir libros de trabajo, los ingresos se reflejan y al mismo tiempo el costo de los formularios emitidos se incluye en los gastos.

Dado que los costos de comprar espacios en blanco de libros de trabajo están económicamente justificados y se realizan para actividades destinadas a generar ingresos, se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta (cláusula 1 del artículo 252 del Código Tributario de la Federación de Rusia).

Los costos emitidos a los empleados después de completar los formularios del libro de trabajo se incluyen en la composición de los costos de materiales a un costo determinado de acuerdo con el párrafo 2 del art. 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia (subpárrafo 2, cláusula 1 del artículo 254, párrafo 2 del artículo 272 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Estos costos se reconocen como costos indirectos que reducen completamente la base imponible para el impuesto sobre la renta del período de declaración (impositivo) actual, a partir de la fecha de su uso para fines comerciales (cláusulas 1 y 2 del artículo 318 del Código Tributario de la Federación de Rusia). Federación).

Los ingresos derivados de la emisión de libros de trabajo (insertos) se tienen en cuenta al determinar la base imponible del impuesto sobre la renta como no operativo (artículo 250 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). El monto de la compensación por los costos de compra de los libros de trabajo en blanco recibidos de los empleados se incluye en los ingresos no operativos a partir de la fecha de recepción de los fondos en la oficina del cajero (a la cuenta corriente) del contribuyente (Art. 250 y sub .2, cláusula 4, Art. 271 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

IVA. Según sub. 1 p. 1 del art. 146 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, el objeto de la tributación del IVA es la venta de bienes, obras y servicios. Venta significa la transferencia reembolsable de la propiedad de los bienes (cláusula 1 del artículo 39 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

En opinión del Ministerio de Finanzas de Rusia, expresado en cartas de fecha 27.11.2008 No. 03-07-11 / 367, fecha 26.09.2007 No. 07-05-06 / 242 y fecha 13.06.2007 No. 03 -07-11 / 159, la emisión de libros de trabajo y encartes para ellos por una tarifa es la venta de bienes y está sujeta al impuesto al valor agregado, ya que la propiedad del libro de trabajo completo pasa al empleado.

En septiembre, la organización compró y pagó 20 formularios de libros de trabajo, 170 rublos cada uno. (IVA incluido 26 rublos) por libro. El costo total de los formularios es de 3400 rublos. (IVA incluido RUB 519). En noviembre, la organización reclutó a un empleado por primera vez. El departamento de personal le abrió un nuevo libro de trabajo y su costo, a solicitud del empleado, fue descontado de su salario. La organización refleja los libros de trabajo como un producto (los vende a los empleados). Se realizaron las siguientes entradas en la contabilidad:

septiembre

Débito 60 "Liquidaciones con proveedores y contratistas" Crédito 51 "Cuentas de liquidación"- 3400 rublos. - se han pagado los espacios en blanco de los libros de trabajo;

Débito 41 Crédito "Bienes" 60- 2881 rublos. - tenido en cuenta las formas de los libros de trabajo;

Débito 19 "IVA sobre valores comprados" Crédito 6 0-519 frotar. - Se refleja el IVA sobre los libros de trabajo;

Débito 68 subcuenta "Cálculos para IVA" Crédito 19- 519 rublos. - aceptado para la deducción del IVA en libros de trabajo;

Débito 006 "Formas de informes estrictos"- 3400 rublos. - tenido en cuenta para el balance de los libros de trabajo como formas de información estricta;

noviembre

Débito 73 "Pagos al personal por otras operaciones" Crédito 90-1 "Ventas"- 170 rublos. - se redactó un libro de trabajo para un nuevo empleado;

Débito 90-2 "Costo de ventas" Crédito 41- 144 rublos. - amortizado el costo del libro de trabajo;

- 170 rublos. - emitió un libro de trabajo al empleado;

Débito 90-3 "IVA" Crédito 68 subcuenta "Cálculos para IVA"- 26 rublos. - IVA cargado sobre el costo del formulario del libro de trabajo;

Débito 70 "Pagos al personal en concepto de remuneración" Crédito 73- 170 rublos. - el costo del libro de trabajo se retuvo de los salarios a solicitud del empleado.

La emisión de libros de trabajo no es implementación

Con esta opción contable, se considera que la organización compra libros para fines personales de los empleados y no para sí misma. En consecuencia, el empleador es un intermediario entre el vendedor de formularios y el empleado, por lo tanto, los formularios de libros de trabajo no se aceptan para la contabilidad.

Contabilidad. En este caso, los formularios de los libros de trabajo se tienen en cuenta solo fuera del balance, en la cuenta 006 "Formas de información estricta" (junto con el impuesto sobre el valor agregado).

En la política contable de la organización es necesario consolidar la provisión de que el empleado reembolsa los gastos de la organización por la adquisición de un nuevo libro de trabajo al recibirlo. Y en la solicitud para retener el costo del libro de trabajo de los salarios, es necesario consultar el Capítulo 50 del Código Civil de la Federación de Rusia.

Impuesto sobre la renta. En la contabilidad fiscal no se reflejan las transacciones con formularios de libros de trabajo, ya que con este método de contabilidad no hay ingresos ni gastos al calcular el impuesto a las ganancias.

Este punto de vista se basa en el hecho de que la organización, al comprar un libro de trabajo, no busca obtener ganancias, sino que solo cumple con los requisitos de la ley. Esto significa que un libro de trabajo no puede reconocerse como una mercancía a efectos fiscales (cláusula 3 del artículo 38 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). El dinero recibido del empleado no es un ingreso, sino un reembolso del costo de comprar un libro. Después de todo, la tarifa que se cobra al empleado por el libro de trabajo que se le entrega es igual al costo de compra, por lo tanto, el suministro de libros de trabajo y encartes no puede considerarse como una venta de bienes (cláusula 1 del artículo 39 del el Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Un punto de vista similar es expresado por las autoridades judiciales en las decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste del 03/02/2007 en el caso No. A56-44214 / 2006 y del 01.10.2003 en el caso No. A26. -5317 / 02-28.

La organización debe decidir independientemente si califica las operaciones para la emisión de libros de trabajo como una implementación o no. Si la elección no es a favor de la posición fiscal, debe estar preparado para defender su punto de vista en los tribunales.

Usemos las condiciones del ejemplo 1 y cambiemos una de ellas: la organización, al comprar libros de trabajo para los empleados, no los refleja como un producto. Los registros se harán en contabilidad:

septiembre

Débito 76 "Liquidaciones con distintos deudores y acreedores" Crédito 51- 3400 rublos - pagado por formas de libros de trabajo;

Débito 73 subcuenta "Liquidaciones por libros de trabajo" Crédito 76- 3400 rublos. - se refleja la deuda de los futuros propietarios de libros de trabajo;

Débito 006 "Formas de informes estrictos"- 3400 rublos. - tenido en cuenta para el balance de los libros de trabajo como formas de información estricta;

noviembre

Débito 73 Crédito 73 subcuenta "Cálculos para libros de trabajo"- 170 rublos. - se refleja la deuda del empleado recién contratado por el formulario del libro de trabajo;

Crédito 006 "Formas de informes estrictos"- 170 rublos. - cancelado la forma del libro de trabajo;

Débito 70 Crédito 73- 170 rublos. - el costo del libro de trabajo se dedujo del salario a solicitud del empleado.

Flujo de documentos

El procedimiento para la recepción y emisión de libros de trabajo está regulado por la segunda parte del art. 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, así como las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo.

El empleador está obligado a garantizar la contabilidad y el almacenamiento adecuados de los libros de trabajo y sus encartes. A estos efectos, la Instrucción No. 69 aprobó un libro de ingresos y gastos para registrar los formularios del libro de trabajo y un inserto en el mismo, así como un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y los insertos en ellos. Ambos libros deben estar numerados, atados, certificados con la firma del jefe de la organización, sellados con un sello de cera o sellados (cláusula 41 del Reglamento para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo). Los formularios de estos libros están aprobados por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia.

El libro de ingresos y gastos para registrar las formas del libro de trabajo y el inserto en él lo lleva el departamento de contabilidad de la organización. El libro contiene información sobre todas las operaciones relacionadas con la recepción y gasto de formularios (con el reflejo de la serie y número de cada formulario).

Los formularios se almacenan en la organización en una caja fuerte, gabinetes metálicos o salas especiales, lo que permite garantizar su seguridad, como documentos de estricta rendición de cuentas y se emiten al responsable de llevar los libros de trabajo, a su solicitud (cláusula 42 del Reglamento de mantenimiento). y almacenamiento de libros de trabajo).

La persona responsable de mantener los libros de trabajo está obligada al final de cada mes a presentar al departamento de contabilidad de la organización un informe sobre la disponibilidad de los formularios del libro de trabajo y un inserto en él y sobre los montos recibidos por los formularios emitidos con el anexo. de la orden de recepción de la caja registradora de la organización. El informe se redacta en cualquier forma.

Se destruyen los formularios estropeados al cumplimentar, sobre los que se redacta un acta. Después de la aprobación del acto por parte del jefe de la empresa, los formularios se destruyen y se cancelan de los libros de contabilidad, sobre los cuales se anota en la parte inferior del acto.

Arbitraje: sin implementación

La FAS del Distrito Noroeste, en resolución del 02/03/2007 sobre el caso No. A56-44214 / 2006, expresó la siguiente posición: la organización, tomando dinero para un libro de trabajo, no realizó pagos en efectivo en conexión con la venta de bienes. Al cobrar a su empleado una tarifa por el libro de trabajo que se le entregó en una cantidad correspondiente a aquel para el cual se compró el libro de trabajo, la organización reembolsó el costo de compra, que no es la venta de bienes.

¿Necesito devengar el impuesto sobre la renta de las personas físicas?

Según el Ministerio de Finanzas de Rusia, si el empleador le da al empleado un libro de trabajo o un formulario de inserción sin cargo, el empleado recibe ingresos en especie (en el monto del costo del formulario correspondiente), sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas ( carta del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 27 de noviembre de 2008 No. 03-07-11 / 367) ...

Almacenamiento de libros de trabajo

El libro de trabajo de un empleado es su documento personal. Pero se mantiene en el departamento de personal de la organización. Todos los libros de trabajo aceptados de los empleados y entregados nuevamente (por primera vez) se registran en el libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y las inserciones en ellos. Este libro generalmente lo lleva el departamento de personal.

De acuerdo con la cláusula 35 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo, el empleador le entrega al empleado su libro de trabajo con un registro de despido realizado en él solo el día del despido (el último día de trabajo).

Los libros de trabajo y los duplicados de los libros de trabajo que no fueron recibidos por los empleados en el momento del despido o en el caso de la muerte de un empleado por sus parientes más cercanos, se conservan a pedido del empleador durante 75 años de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia sobre archivo.

LLC "Moroz" el 20 de julio de 2009 compró cinco libros de trabajo de CJSC "Omsbyt" a un precio de 170 rublos. para una forma. El costo total de los libros de trabajo comprados fue de 850 rublos. La venta de los espacios en blanco se realiza mediante la factura No. 123456 del 20 de julio de 2009. Los espacios en blanco comprados tienen una serie de AK, números del 0056725 al 0056730.

LLC "Moroz" el 30 de julio de 2009 contrató al operador I.I. Ivanovsky, que consiguió un trabajo por primera vez (orden de fecha 30.07.2009 No. 18-k).

Sobre la base de la solicitud No. 8 del 30 de julio de 2009, un trabajador de personal N.P. Smirnova recibió un libro de trabajo de la serie AK con el número 0056725. El libro de ingresos y gastos se completa de la siguiente manera:

№	fecha			De quién se recibió o para quién se entregó	Base (Nombre documento, número y fecha)	Viniendo			Consumo
	número	mes	año	De quién se recibió o para quién se entregó	Base (Nombre documento, número y fecha)	número		cantidad (frotar)	número		cantidad (frotar)
	número	mes	año				inserciones (serie y número)	cantidad (frotar)	libros de trabajo (serie y número)	revestimientos (serie y número)	cantidad (frotar)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
				CJSC "Omsbyt"	Factura No. 123456 de 20 de julio de 2009	5 piezas. (Serie AK, números del 0056725 al 0056730)
				Especialista Departamento de Recursos Humanos NOTARIO PÚBLICO. Smirnova	Número de solicitud 8 de 30.07.2009				1 PC. (Serie AK, número 0056725)

Una responsabilidad

El empleador es responsable de organizar el trabajo de mantenimiento, almacenamiento, registro y publicación de libros de trabajo y encartes en ellos (cláusula 45 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo). Una persona autorizada designada por orden (orden) del empleador es específicamente responsable de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo. En organizaciones grandes donde hay un departamento de personal, libros de trabajo adicionales). Una persona autorizada designada por orden (orden) del empleador es específicamente responsable de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo. En organizaciones grandes donde existe un departamento de personal, no se emiten órdenes adicionales, ya que las responsabilidades correspondientes están incluidas en descripciones de trabajo empleados del servicio de personal (departamento de personal), con quienes deben estar familiarizados con la firma.

La redacción incorrecta o incompatible con la ley de las razones del despido de un empleado puede dar lugar a un litigio. Digamos que el empleador no discute la redacción incorrecta y cambia voluntariamente las entradas correspondientes en el libro de trabajo. Si en tal situación se demuestra que la redacción incorrecta de las razones del despido privó al empleado de la oportunidad de ingresar Nuevo trabajo, el empleador puede ser demandado por responsabilidad. La obligación de compensar al empleado por las ganancias no percibidas por él en todos los casos de privación ilegal de su oportunidad de trabajar de acuerdo con el art. 234 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia ocurre si las ganancias, en particular, no se han recibido como resultado de la demora del empleador en la entrega del libro de trabajo al empleado, así como la entrada en el libro de trabajo de un libro de trabajo incorrecto o no -Formulación conforme del motivo del despido.

El artículo 237 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia prevé una indemnización por parte del empleador por el daño moral causado al empleado por acciones ilegales o inacción del empleador, en la cantidad determinada por acuerdo de las partes del contrato de trabajo. En caso de disputa, el tribunal determinará el hecho de infligir daño moral al empleado y el monto de la compensación.

El incumplimiento de las normas establecidas para el mantenimiento, almacenamiento, registro y expedición de libros de trabajo amenaza al empleador y sus funcionarios con multas administrativas (y otros castigos) e incluso responsabilidad penal.

La responsabilidad administrativa puede surgir en virtud del art. 5.27 del Código Administrativo de la Federación de Rusia. Los tipos de castigo difieren según los funcionarios y las organizaciones. Según la primera parte del art. 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, los funcionarios enfrentan una multa de 1,000 a 5,000 rublos y las organizaciones una multa de 30,000 a 50,000 rublos. o suspensión administrativa de actividades por hasta 90 días (resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de 26 de octubre de 2006 en el caso No. KA-A40 / 10220-06).

La responsabilidad penal de los funcionarios negligentes del empleador o de él mismo (si estamos hablando de un empresario) puede estar contemplada en el art. 140, 292 y 325 del Código Penal de la Federación de Rusia. Por lo tanto, el empleador, por cuya culpa los formularios de los libros de trabajo y sus encartes fueron robados, destruidos, dañados u ocultos por interés propio u otro interés personal, puede ser sancionado de conformidad con el art. 325 del Código Penal de la Federación de Rusia: una multa de hasta 200,000 rublos.

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