Gestión del tiempo para la semana: un plan paso a paso. Gestión del tiempo en Excel: sistema de planificación del tiempo de trabajo Plantillas preparadas para la gestión del tiempo
El artículo presentado a su atención no tocará los conceptos básicos de la gestión del tiempo, las formas de dividir las tareas en primarias y secundarias, los principios de organización del tiempo de trabajo, etc. Ya se ha escrito bastante sobre esto, y no puedo dar un mejor consejo que leer libros especializados en gestión del tiempo (en primer lugar, presentados en este sitio). El propósito de este artículo es familiarizarse con un sistema muy específico de contabilidad y organización del tiempo, que yo mismo uso.
El sistema de organización y contabilidad del tiempo propuesto se desarrolló durante 2004. El comienzo de llevar un diario se estableció en febrero de 2004, y esta práctica continúa hasta el día de hoy. Poco a poco, el sistema sufrió algunos cambios, recortado y adaptado a las tareas actuales. Hasta la fecha, finalmente ha ganado la suficiente armonía y fuerza para que me arriesgue a llevarla a la corte pública. Espero que el sistema propuesto sea útil para las personas que quieren establecer un cierto orden en propia vida. Al menos mi experiencia me permite esperar que sí.
El diario se mantiene en un archivo de Excel regular. Las capacidades de este programa permiten no solo la planificación conveniente del día, sino también la clasificación de tareas, el mantenimiento de un archivo y el seguimiento del tiempo empleado.
TIEMPO DE GRABACIÓN
Habiendo graficado una hoja de Excel de cierta manera, puede tener en cuenta fácil y convenientemente la hora durante el día. Para ello se utiliza el siguiente esquema:
En la figura, cada hora (la línea superior indica las horas) se divide en 4 columnas, es decir, la precisión del cronometraje es de 15 minutos. Una mayor precisión hace que la contabilidad sea un inconveniente, mientras que una menor precisión permite pérdidas demasiado grandes en la contabilidad.
La columna más a la izquierda refleja gráficos típicos que consumen mucho tiempo (thn - lectura, rbt - trabajo, doc - gestión de documentos, vida cotidiana - resolución de problemas cotidianos, lchn - tiempo personal, rzvl - entretenimiento, dv - movimiento, nchg - nada, pérdida de tiempo ).
Durante el día, las franjas horarias pasadas se llenan. Para simplificar los cálculos, el número "1" se utiliza como marcador de posición. Luego, utilizando las fórmulas de Excel ingresadas en las columnas correspondientes (las fórmulas están escritas en el archivo de ejemplo adjunto al artículo), calculará automáticamente el tiempo dedicado a un tipo particular de actividad.
Al final del día, la hoja de tiempo se ve así:
Este esquema, si lo desea, le permite restaurar todo el día (se quedó dormido, empacó rápidamente, fue a trabajar, trabajó, conversó con un colega, trabajó, cenó, trabajó, fue a una reunión, esperó a un socio tardío, celebró un reunión de trabajo, regresó a la oficina, informó al jefe, fue a su casa, cenó, leyó, vio una película, se preparó para la cama, leyó antes de acostarse, resumió el día, se durmió).
Pero en la práctica, esto rara vez se requiere, por lo que la mayoría de los días dejan breves resúmenes del tiempo empleado. Se ven así:
Dichos resúmenes le permiten evaluar con seriedad cuánto tiempo se dedica a un tipo particular de actividad y, además, obtener un promedio basado en los resultados de una semana o un mes. Además, si lo deseas, puedes sacar conclusiones sobre la necesidad de dedicar más o menos tiempo a un determinado tipo de actividad.
PLANIFICACIÓN
Comencemos con la lista habitual de tareas para el día. En mi versión, se ve así (pestaña NEG, hoy):
Como puede ver, la hoja utiliza 4 columnas de trabajo: St - estado; Vr - tiempo; Vie - prioridad; y una columna para el día y la descripción de la tarea.
Acerca de la columna "Estado", una discusión detallada seguirá a continuación. La columna "Tiempo", creo, se explica por sí misma. Ahora nos centraremos en la consideración de la columna "Prioridad". Utiliza los siguientes caracteres:
! - la tarea principal de la semana
!! - parte de la tarea semanal que se completará en el día actual; o tarea secundaria para la semana
30 - tareas prioritarias para un día específico (tareas para las cuales el tiempo está determinado o por determinar)
40 - Misiones diarias prioritarias
50 - tareas diarias menos importantes
60 - tareas para determinar los resultados del día
70 - resumiendo el día
80 - tareas para determinar los resultados de la semana
90 - resumiendo los resultados de la semana
Conociendo esta clasificación, es bastante fácil tanto distribuir las tareas del día como planificarlas para la semana. El plan semanal en mi archivo se ve así:
El plan semanal real se puede ver en la parte inferior de la página. Inmediatamente debajo de la columna con la designación del primero y últimos días Se registran las asignaciones semanales para la semana. A esto le siguen las designaciones de cada día individual, bajo las cuales se registran las tareas específicas para ese día.
Las columnas en la parte superior de la página son tareas diarias y semanales, que simplemente se copian en la hoja correspondiente al elaborar un plan diario.
El plan mensual se compila utilizando el siguiente esquema:
MARCA DE EFICIENCIA
Ahora volvamos al análisis de la columna "Estado". Es esta columna la que le permite evaluar la efectividad de sus días. La columna "Estado" indica si la tarea programada se ha completado o no. Se utilizan 3 caracteres posibles para indicar el estado:
V-hecho
B - parcialmente cumplida o no cumplida por razones objetivas
N - no cumplido
Durante el día, a medida que se completan las tareas, la hoja toma la siguiente forma:
Usando la función de "clasificación" (elemento de menú - Datos), puede ordenar automáticamente las tareas:
Con esta clasificación (Estado => Prioridad => Tiempo), todas las tareas completadas estarán en la parte superior de la lista. Ya no puede prestarles atención, enfocándola en las tareas restantes.
Al final del día, cuando todas las columnas están llenas, el sistema propuesto le permite evaluar de manera imparcial y objetiva la eficiencia del uso del tiempo.
La lista de tareas al final del día se ve así:
Uso Colores diferentes después de la clasificación le permite mostrar visualmente la eficiencia del día.
En el ejemplo anterior, de las 13 tareas del día 9, 9 se completaron, 3 no se completaron y 1 no se completó por razones objetivas. Teniendo en cuenta que los puntos "B" se cuentan como 0,5/0,5, los resultados del día se ven así: en total - 13; más - 9.5; menos - 3.5. Cuento un día como exitoso si hay más de dos tercios del número total de tareas "más"; medio exitoso: de la mitad a dos tercios del total; sin éxito, si hay más de la mitad de las tareas "menos". Son posibles otras proporciones, dependiendo de su exigencia consigo mismo.
Se utiliza un sistema similar para evaluar la eficacia de la semana. En el archivo, la semana pasada se ve así:
Se utiliza un sistema similar para evaluar la eficacia de meses y años. Mes:
De la misma manera, es posible resumir los resultados de un año, una década, etc., hasta resumir los resultados de toda una vida :)
También puede almacenar su propio directorio telefónico en un archivo con hojas de trabajo y cronometraje.
Es especialmente conveniente utilizar el sistema propuesto en presencia de una computadora de bolsillo. En este caso, el archivo con hojas de tareas y seguimiento de tiempo siempre estará con usted, y puede realizar cambios en él durante el día.
Simplemente puede imprimir hojas de tareas y seguimiento de tiempo en la impresora. Recomiendo dejar un cierto número de columnas vacías para poder ingresar en ellas tareas emergentes durante el día.
Espero que el sistema anterior le sea tan útil como me ayudó a organizar mi vida. ¡Buena suerte!
Alexey Fedorov, diciembre de 2004 Contacto: [correo electrónico protegido]. Edición - Gleb Arkhangelsky,
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Sin duda, trabajar desde casa tiene sus ventajas. Por ejemplo, no tienes que viajar al trabajo. No pierden el valioso tiempo de la compañía cotilleando alrededor de la hielera. Y solo pagas por las horas que realmente trabajan. Y, los estudios muestran: que los oficinistas. Sin embargo, es posible que necesite algún software de administración del tiempo para administrar su negocio con éxito.
Después de todo, a pesar de todos los beneficios de contratar trabajadores remotos, si no viven en la misma región que usted, puede ser difícil ayudarlos a administrar su tiempo de trabajo de manera eficiente.
Por lo tanto, los trabajadores remotos no pierden el tiempo en el camino, pero al mismo tiempo, le gustaría estar seguro de que están haciendo su trabajo de manera eficiente y para ello necesita las herramientas de gestión adecuadas. aquí están los mejoresprograma de gestión del tiempo 2018:
programa de gestion del tiempo
Hay varios aspectos importantes en el arte de la gestión del tiempo, y en este artículo nos gustaría cubrirlos todos. Pero comencemos con lo más obvio: el seguimiento del tiempo.
1 vez médico
Si necesita un programa para rastrear las horas de trabajo de los empleados remotos, entonces médico del tiempo justo lo que necesitas
Con Time Doctor, puede obtener informes detallados sobre cómo sus empleados remotos usan su tiempo de trabajo y qué tan productivos son. Este programa tiene en cuenta tanto el tiempo de trabajo de los empleados en general como el tiempo dedicado a un proyecto específico, a completar tareas, a trabajar con clientes.
Además, este sistema de gestión de personal incluyeseguimiento de la actividad en Internet, seguimiento de los sitios visitados, seguimiento por GPS y mucho más.
Time Doctor tiene todo lo que debería incluirprograma de gestión del tiempo.
2 hoja de ruta
10. Asanas
asanas - una aplicación ideológicamente simple para la gestión de proyectos. Una de las mejores características de Asana es que puedes agregar tareas a una lista o calendario. Por lo tanto, puede ver en el calendario cuándo y qué debe hacer. Cuando haya terminado de trabajar en una tarea, puede hacer clic en ella y marcarla como completada.
Asana también te permite ordenar las tareas en categorías como completadas, pendientes, con fecha de vencimiento y por proyecto. Esto le da al gerente la capacidad de ver el progreso actual y al trabajador remoto clasificar rápidamente lo que ya se ha hecho y lo que debe hacerse.
La aplicación también envía una notificación por correo electrónico antes de la fecha de vencimiento de la asignación.
11. Flotador
Float es un software de gestión de proyectos más adecuado para equipos pequeños.
Float tiene un conveniente planificador de "hacer clic y soltar" que lo ayuda a visualizar el volumen actual del trabajo del equipo, administrar tareas fácilmente, realizar actualizaciones rápidamente y encontrar al empleado que necesita gracias a los filtros y funciones de búsqueda del programa.
En Float, también puede distribuir tareas entre empleados, dividirlas en etapas, agrupar proyectos y agregar sus propias explicaciones a las tareas.
Float lo ayuda a administrar su equipo y le permite crear informes personalizados para que pueda estar seguro de que está alcanzando sus objetivos.
Aplicaciones de productividad
Probablemente hayas escuchado la expresión: “no ser peor que los demás”. Y si bien esto generalmente se refiere al estatus social, lo mismo puede decirse de la situación con los trabajadores remotos. En otras palabras, es genial ver en una aplicación de productividad quién hace qué y quién lidera la carrera.
12.Hice esto
IDoneThis - una aplicación de productividad bastante interesante - de hecho, es una lista de tareas "bombea". Con IDoneThis, puede crear listas de tareas para trabajadores remotos y ver cómo las X rojas (tareas fallidas) se convierten en verdes (completadas).
IDoneEsta es una forma conveniente de realizar un seguimiento del progreso del trabajo y verificar cómo les está yendo a los empleados. A veces lo mejor gestión del tiempo Esta es una sana competencia amistosa.
13. Todoista
Todoista - esta es una aplicación excelente y conceptualmente simple para crear una lista de tareas pendientes. No, de verdad, puedes agregar tus asuntos personales allí. Como listas de la compra, películas que quieres ver, planificación de viajes. Sin embargo, la aplicación puede reconfigurarse por completo y usarse solo para tareas de trabajo.
En tu cuenta de Todoist, puedes agregar tareas, marcarlas, establecer una fecha de vencimiento, clasificar las tareas por filtros: asignadas a ti, a otros empleados, prioridad. También verá las tareas de hoy y las que deben completarse en los próximos siete días.
Las funciones básicas de Todoist son gratuitas, pero si desea administrar un equipo grande, actualice a un plan premium pagado y use todas las funciones.
Compartición de archivos
Puede parecer extraño que hayamos incluido el almacenamiento en la nube en un artículo que destaca lo mejorsoftware de gestión del tiempo, pero hay una conexión directa. Imagínese cuánto tiempo se perdería si sus trabajadores remotos no tuvieran una aplicación para compartir archivos. Y, Dios no lo quiera, todos los archivos se le enviarán por correo electrónico.
Muchas de las aplicaciones mencionadas incluyen una opción para compartir archivos, pero es posible que necesite una copia de seguridad o desee utilizar servicios más confiables como Dropbox o Google Drive.
14. buzón
buzón - excelente almacenamiento en la nube que puede usar para compartir archivos. El servicio es intuitivo y muchos trabajadores remotos ya están familiarizados con su funcionamiento.
Para obtener la mejor relación calidad-precio, usa una cuenta de Dropbox Business con acceso seguro a datos, sincronización y colaboración.
15. Google Drive
Si administra un pequeño equipo de empleados remotos, Google Drive es una excelente opción. Con Google Drive, puede compartir archivos, editarlos, colaborar, agregar comentarios a documentos de texto y más.
Además, como medida adicional de seguridad y control, tienes la posibilidad de elegir quién tiene derecho a acceder a determinados documentos.
¡Hola amigos! Dmitry Shaposhnikov está en contacto.
Según mi observación, una persona exitosa moderna inevitablemente se encuentra con el concepto de "gestión del tiempo". Todos, en un grado u otro, sintieron la falta de tiempo, la presión de los plazos, experimentaron el estrés de la prisa forzada.
Después de leer el artículo, aprenderá lo más importante sobre la gestión del tiempo, se familiarizará con los conceptos básicos de la gestión del tiempo exitosa. Todo esto va acompañado de mis ejemplos y comentarios. ¡Espero que estudiar este tema sea útil, interesante y emocionante para usted!
¡Comencemos, amigos!
1. ¿Qué es la gestión del tiempo? Definición e historial de ocurrencia.
Traducción directa de este término Gestión del tiempo" De inglés - " gestión del tiempo". Está claro que es imposible gestionar el tiempo en sentido literal: la función real de la gestión del tiempo es utilizar el tiempo de tu vida con la máxima eficiencia.
La definición más precisa de gestión del tiempo es:
Gestión del tiempo- esto es contabilidad, distribución y planificación operativa de los recursos de tiempo propios.
Otra definición.
Gestión del tiempo- eso enfoque científico a la organización del tiempo y aumentar el efecto de su uso.
El lema de un administrador de tiempo profesional:
Trabajo menos, hacer bien ¡más!
Las personas que saben cómo administrar sus propios recursos de tiempo de manera productiva viven vidas más ricas y satisfactorias, haciendo su trabajo con una inversión de tiempo mínima.
Al administrar nuestro tiempo, tenemos más espacio para vivir: se vuelve más real poder hacer lo que realmente nos gusta.
Teniendo en cuenta las prisas en las que vive el hombre moderno, el tema de la gestión de los recursos del tiempo se está volviendo cada vez más relevante, si no vital. Una habilidad de gestión del tiempo bien desarrollada aumenta la eficiencia personal en ocasiones. Me di cuenta de esto hace 12 años.
La gestión del tiempo le permite organizar el trabajo y el tiempo personal durante el día (semana, mes) para lograr hacer todas las cosas importantes y necesarias sin distraerse con cuestiones y problemas secundarios o extraños.
La planificación efectiva le permite liberar recursos colosales de tiempo para una vida rica y satisfactoria. Según los profesionales, el tamaño de dichos recursos se calcula en años y décadas.
Historia de la gestión del tiempo.
El enfoque científico de la organización del tiempo no es un problema nuevo. La historia de la gestión del tiempo tiene sus raíces en un pasado lejano.
Incluso hace 2000 años en antigua roma el célebre pensador Séneca sugirió dividir todo tiempo en útil, es decir, bueno, malo e inútil.
Séneca también comenzó a llevar un registro permanente del tiempo por escrito. El pensador decía que mientras se vive un determinado período de tiempo, es necesario evaluarlo en términos de ocupación.
En la historia posterior de la gestión del tiempo, estas ideas formaron la base de un concepto como "eficacia personal".
Alberti, escritor y erudito italiano que vivió en el siglo XV, decía que quien sabe administrar el tiempo de manera útil siempre tendrá éxito.
Para ello, propuso utilizar dos reglas:
- Haz una lista de cosas por hacer cada mañana.
- Organizar las cosas en orden decreciente de importancia.
Durante muchos siglos, todos estos principios existieron solo en forma teórica, y solo desde los años 80 del siglo pasado. este tema comenzó a pasar de la teoría a la práctica.
La gestión del tiempo es necesaria no solo para los ejecutivos y dueños de negocios: cada uno de nosotros debe ser capaz de administrar sus propios activos para poder disfrutar al máximo el proceso de la vida.
Por supuesto, no todo el mundo necesita la gestión del tiempo. Si una persona no tiene nada que hacer en su vida y su tarea principal es "matar el tiempo", entonces la gestión del tiempo para esa persona es una disciplina irrelevante e innecesaria.
En otras palabras, primero debe decidir si realmente no tiene suficiente tiempo y dónde le gustaría poner sus minutos, horas y días libres cuando aparezcan.
La gestión del tiempo consta de varios componentes:
- tiempo estricto;
- optimización de los recursos de tiempo;
- planificación del día (semana, mes u otro período de tiempo);
- organización de la motivación.
La gestión del tiempo es importante no solo para el trabajo: las personas que comprenden el arte de la gestión del tiempo son más alegres, saludables y exitosas en su vida profesional y personal.
La gestión eficaz del tiempo le permite comprender todas sus acciones y decisiones en términos de su conveniencia para su propio desarrollo y mejora.
2. Mitos sobre la gestión del tiempo - 3 conceptos erróneos principales
Hay una serie de estereotipos sociales y conceptos erróneos sobre la gestión del tiempo.
Algunos creen que la gestión del tiempo es necesaria únicamente para el trabajo, que en Rusia esta disciplina es ineficaz debido a las peculiaridades de la mentalidad nacional, que la vida estrictamente de acuerdo con el plan convierte a una persona en un robot y la priva del libre albedrío.
Todos estos mitos no son consistentes: a continuación intentaré desmentirlos por completo.
Mito 1. Nadie puede controlar el tiempo.
La declaración es correcta en la forma, pero falsa en el contenido. La gestión del tiempo es realmente imposible (a menos, por supuesto, que seas el inventor de la máquina del tiempo). Nadie es capaz de ralentizar su curso objetivo, acelerarlo o detenerlo ni siquiera por un momento.
Pero uno puede hacer lo siguiente : administrarse a sí mismo, sus decisiones y acciones a lo largo del tiempo, y participar en la priorización. De esto es de lo que hablan los profesionales de la gestión del tiempo: de la gestión de su propia vida.
Un enfoque razonable y pragmático de sus acciones es la gestión del tiempo: se sorprenderá de cuántos minutos y horas se liberan tan pronto como comience a actuar de manera más deliberada y consciente.
Recuerda que todas las personas exitosas, sin importar el tipo de su actividad, planifican sus asuntos y actúan con la máxima productividad. Al mismo tiempo, trabajan casi igual que la gente común, pero siempre logran hacer más.
Su secreto es que en una unidad de tiempo logran hacer más cosas, lo que finalmente afecta sus resultados de vida.
Mito 2: La gestión del tiempo me hará trabajar cada vez más.
Trabajar duro y cansarse, descuidar el descanso es un camino directo al exceso de trabajo y la depresión. Es necesario esforzarse constantemente para reducir la cantidad de trabajo y aumentar la eficiencia. ¿Cómo hacerlo? En definitiva, actuar estrictamente según el plan y poder separar lo secundario de lo principal.
El uso eficaz de los métodos de gestión del tiempo no significa hacer más o aumentar la productividad a expensas de la velocidad del trabajo.
Hablamos de aumentar la productividad personal a través de la eliminación de tareas innecesarias y la eliminación de los llamados "perdedores de tiempo" o "cronófagos".
La categoría de los cronófagos incluye cientos de cosas pequeñas y sin sentido que hacemos durante el día, sin siquiera pensar en su conveniencia: consulta frecuente del correo, comunicación y visualización de noticias en las redes sociales, conversaciones con colegas sin sentido.
El compromiso de una persona con las cosas que se distraen de la tarea principal se debe en parte a la procrastinación: el deseo de posponer eventos importantes y necesarios "hasta tiempos mejores".
Sin embargo, si descarta la reflexión y reconoce por sí mismo la importancia y el significado de las tareas actuales, no tendrá ni la fuerza ni el deseo de distraerse con asuntos extraños.
Mito 3. El uso de la gestión del tiempo me convertirá en un robot que hará todo a tiempo, me privará de la libertad y la elección.
Las personas tienen miedo de convertirse en robots, pero en realidad ya son robots, además de esclavos de sus propios hábitos psicoemocionales y patrones de comportamiento.
La gestión del tiempo no limita nuestra libertad, sino que la crea.
La gestión del tiempo es necesaria no sólo para los oficinistas, ejecutivos y gerentes: gestionar el principal recurso de la vida es propio tiempo– es necesario para todos los que se tratan a sí mismos con responsabilidad y seriedad.
Un criterio práctico para la necesidad de implementar los principios de la gestión del tiempo en la vida es la presencia 4 o más casos en el plan para el día actual (no solo se tienen en cuenta los asuntos profesionales, sino también los personales). Esto es necesario para hombres de negocios, artistas independientes y amas de casa.
A qué preguntas encontrará respuestas en el artículo “Gestión del tiempo para la semana: plano paso a paso”
A menudo, los dueños de negocios pueden escuchar que están tan ocupados que simplemente no tienen tiempo para planificar el tiempo. Así, se forma un círculo vicioso: no hay tiempo para administrar el tiempo. Para resolver este problema, debe comprender: dedicar 25 minutos hoy a planificar el mañana no es un desperdicio, sino una inversión. Al planificar tu día de mañana, podrás reservar tiempo para resolver tus tareas principales, por lo que no necesitas posponer el aprendizaje de la gestión del tiempo y esperar un momento más favorable: es poco probable que llegue pronto.
La gestión del tiempo es comparable a ejercicio: necesitas aumentar la carga gradualmente y entrenar constantemente. Cuanto más regulares sean las clases, mejor será la forma física. Por eso, la opción ideal para introducir un programa de gestión del tiempo en tu vida es ir paso a paso, día a día, dominando las técnicas.
Gestión del tiempo: programa para la semana
Lunes. Planificación del tiempo de trabajo del gerente
base trabajo efectivo la planificación se convierte en Es la gestión del tiempo (planificación del tiempo de trabajo) la que se convierte en la base para organizar sus asuntos. La mayoría de las personas esperan muchas tareas diferentes todos los días, algunas de las cuales deben completarse en muy poco tiempo, mientras que otras pueden esperar. La organización de estos casos en un sistema conveniente y eficiente se vuelve principio básico planeando tu tiempo.
Recomiendo en la víspera de la semana laboral, el domingo, dividir los casos planificados para el lunes en las categorías de "duro" y "flexible". Los rígidos tienen una referencia de tiempo determinada (por ejemplo, una reunión a las 14:00), mientras que los flexibles tienen una fecha límite (“preparación de un informe para el viernes”). Para organizar este esquema, es mejor usar el siguiente principio. En su planificador o diario, debe dividir la página verticalmente por la mitad: a lo largo de la línea de la izquierda enumeramos nuestras tareas "difíciles", en el lado derecho, "flexibles", sin vincular este último a un tiempo específico. Gracias a la distribución de tu día de esta forma, podrás ver que hay un intervalo de tiempo entre tareas “duras” que se puede dedicar a tareas “flexibles”.
Tal gestión del tiempo le permitirá obtener una imagen completa del próximo día: una persona gana confianza en que se adhiere al esquema planificado y efectivo. No debe preocuparse si hay violaciones en su plan, porque la vida siempre hace ajustes. Solo necesita adaptarse a las circunstancias haciendo los cambios necesarios en su plan. También es importante tener en cuenta que no es realista planificar "duramente" más del 40-60% del tiempo de trabajo. Cuanto más flexible sea el día, mejor.
Recomiendo planificar su próximo día el día anterior, en la noche del día anterior. Por la mañana te sentirás mucho más cómodo. Asegúrese de incluir en la lista de sus casos "flexibles": "haga un plan de acción para el día siguiente".
Martes. Principios de gestión del tiempo y priorización
Después de entrenar el lunes en la elaboración de la técnica de planificación de sus casos "difíciles" y "flexibles", debe pasar a una nueva etapa de gestión del tiempo, teniendo en cuenta la prioridad de sus planes. Muy a menudo, la compilación de la lista de casos "flexibles" es bastante caótica: las tareas urgentes se enumeran al final y los planes secundarios se colocan en la parte superior. Este enfoque seguramente generará confusión en la implementación de sus planes para el día siguiente.
Para evitar este problema, enumere los casos según su importancia. Las prioridades se establecen en base a ciertos criterios. Por ejemplo, si la tarea la establece el dueño del negocio, será necesario resolverla de inmediato. Si el caso no está relacionado con sus deberes profesionales, entonces puede esperar. La lista de dichos criterios para cada persona será individual; primero debe pensar en ellos.
El martes por la mañana, priorizamos nuestros casos "flexibles". Para ello se pueden utilizar diversas técnicas. Por ejemplo, organizamos las cosas en nuestra lista de acuerdo con la prioridad de las tareas, o coloreamos los gráficos en diferentes colores que corresponden a un cierto grado de importancia. Las tareas más importantes se pueden mostrar en rojo, las menos significativas en amarillo, las tareas que pueden esperar en verde.
Este enfoque le permite lograr una planificación detallada de su día. Pero vale la pena entenderlo, en detalle, no significa cada minuto. Es solo que sabrá lo que tiene que hacer mañana, dónde deberá comenzar, cómo terminar: todo el día ya está planeado.
Miércoles. Establecimiento de objetivos y "memorias"
El establecimiento de objetivos es una técnica de gestión del tiempo importante en términos de organización del tiempo de trabajo y en términos filosóficos. Después de todo, la vida se da una vez, por lo que debe dedicarse a lo más importante. Esto requiere la capacidad de planificar y establecer metas. Sin embargo, se necesita cierta precaución: no se deje llevar demasiado por las tendencias de la moda. Por ejemplo, en nuestros seminarios, muchos participantes notaron que en un futuro cercano (5-10 años) se propusieron aproximadamente los mismos objetivos: una oficina encantadora y blanca como la nieve, muchos subordinados y el mejor automóvil. Por supuesto, tales sueños no pueden llamarse malos, pero a menudo una persona no puede responder la pregunta: ¿qué hace exactamente que le permitirá lograr tal bienestar, una oficina y un automóvil?
Por lo tanto, se recomienda guardar una "memoria" (por ejemplo, un archivo separado en una computadora o cuaderno, todo depende de las preferencias personales). Indique en él todas las noches el evento clave del día anterior, y al final de la semana, ya determinamos la palabra clave de la semana, luego el mes. Solo se debe seleccionar un evento específico, positivo o negativo, relacionado con el trabajo u otras áreas. La condición principal debe ser realmente clave. Deberías comenzar tus "memorias" a partir del miércoles. Pero antes de eso, debe anotar sus objetivos para un período determinado, por ejemplo, para 1, 2 o 10 años. Luego realizamos un análisis periódico de nuestras "memorias". Gracias a esto, será posible comprender los intereses clave de la propia vida, lo que realmente pertenece a la categoría de importancia. En consecuencia, será posible evaluar la corrección de su movimiento hacia la meta. O puede revelarse que solo se está alejando de su objetivo, o resultó ser completamente innecesario. En mi práctica, todos los días miro los registros que se hicieron en el mismo día, pero en años anteriores logro comparar y analizar mis propios valores y los cambios que se han producido en ellos.
Jueves. Gestión del tiempo y objetivos a largo plazo.
Cuando comprende sus prioridades y su visión para el futuro, puede hablar sobre su preparación para dar el siguiente paso: un mapa de objetivos a largo plazo. El mapa muestra las metas a largo plazo de una persona de la siguiente manera. Se colocan 2 ejes horizontalmente: años (a partir del actual) y la edad de una persona. Las áreas clave se indican verticalmente ( relaciones familiares profesional, desarrollo personal, etc.). Debe indicar objetivos aproximados en la intersección de sus años y áreas clave. Una ventaja importante de compilar dicho mapa es la integración de objetivos profesionales y personales en un plan común.
Por supuesto, ciertos cambios en su mapa son posibles periódicamente. Sin embargo, gracias a él, es posible un boceto aproximado del futuro, que representa su ruta aproximada para el camino posterior. Por eso, ya este jueves estamos dibujando nuestro primer mapa de objetivos a largo plazo.
Viernes. "Elefantes" y "ranas"
Ya tenemos a nuestra disposición un plan de acción y una lista de objetivos, así que el viernes empezamos a pensar en la motivación necesaria para conseguir nuestros objetivos. Para elaborar dicho plan, podemos recomendar una técnica bastante simple basada en la división condicional de sus tareas en "ranas" y "elefantes".
"Elefantes": cualquier cosa difícil y voluminosa que aún deba hacerse (condicionalmente "comer"). Inicialmente, puede parecer que "comerse un elefante así" es simplemente imposible. Pero… un elefante se puede cortar en pedazos para hacer muchos pequeños “filetes” para tu menú diario. La tarea es similar con las tareas complejas y voluminosas, que están completamente divididas en componentes, que pueden tratarse por separado. Por ejemplo, al final del año existe la necesidad de elaborar un informe anual. Tenemos un trabajo verdaderamente a gran escala por delante, con la búsqueda de materiales complejos, la organización de actividades, etc. Necesitamos dividir la tarea compleja general en partes separadas, por ejemplo, escribir 3 párrafos al día o describir un tema separado. Gracias a esto, será posible hacer frente a la preparación del informe a tiempo sin preocupaciones y estrés constantes. La experiencia confirma que gracias a este enfoque, es posible resolver problemas complejos más rápido, gastando menos esfuerzo.
La situación es similar con "comer ranas". El término "rana" implica un asunto pequeño pero desagradable. Aunque no hay otra opción, es necesario cumplirla. Tal "rana" bien puede convertirse en un "elefante" con el tiempo, si no la "come" de manera oportuna. Por ejemplo, debe expresar su insatisfacción con los informes de gastos al departamento de contabilidad o desarmar los cajones inferiores de su escritorio. Con la organización adecuada, las "ranas" también se convierten en deliciosos "filetes", en los que también dividimos a los "elefantes". Para usar esta técnica en la práctica, tomamos un "elefante", que dividimos en partes. Luego indicamos la lista de “ranas” y ordenamos toda esta información en la siguiente tabla.
En el lado izquierdo, se indican todos los "filetes" y "ranas" para cada día. En el lado derecho se indica el cumplimiento o incumplimiento de estas metas. Si no se esperaba cierto trabajo ese día, deje un espacio vacío. Si se suponía, pero no fue posible cumplirlo, debe poner un guión. Al cumplir un objetivo específico, debe poner un signo más o una marca. No es necesario que se moleste por sus guiones, pero aún así, si hay muchos en una determinada columna, entonces debería pensarlo y ponerse manos a la obra. Colocamos esta tabla en un lugar visible o en nuestro diario. Es importante que vea su gráfico varias veces al día, sin olvidar sus objetivos y para una motivación adicional.
Sábado. Ritmo en el descanso y actividades de recursos.
La semana laboral termina con el fin de semana. Puede relajarse y familiarizarse con técnicas de gestión del tiempo más agradables y adecuadas para la organización competente y completa de sus vacaciones. El sábado de esta semana, se pueden recomendar 2 técnicas de gestión del tiempo.
Ritmo en reposo. Una persona no puede concentrar su atención en un tema por más de 40 (raramente 80) minutos. Por lo tanto, debe darse un descanso de 5 minutos aproximadamente una vez por hora. Por ejemplo, mientras lee un libro o mira revistas de negocios que se han acumulado durante esta semana laboral, necesita descansar cada hora: estar en silencio, caminar, etc. Tal experiencia con la próxima semana puede ser adoptado para el lugar de trabajo.
Clases de recursos. Son capaces de revitalizar o calmar (cambiando en la medida de lo posible, contribuyendo a un descanso más eficaz y rápido). Por ejemplo, algunos prefieren subir las escaleras del 1er piso al último y viceversa, otros bordan cruces, otros se toman un descanso mientras disfrutan de un café con ron. Aquí es importante que una persona decida una ocupación adecuada que contribuya a la restauración más efectiva de la energía interna. La eficacia de restaurar la capacidad de trabajo también depende de la calidad del descanso. Puedes dedicar todo el sábado a caminar y relajarte en el parque o ir al centro de entretenimiento con toda la familia. Debe considerar qué actividades de recursos puede incluir en su horario de trabajo la próxima semana.
Domingo. Date un capricho, el sistema de gestión del tiempo está listo
El domingo es un gran día para felicitarse por el éxito del curso de una semana, gracias al cual logró configurar su sistema de gestión del tiempo. No está de más mimarse un poco. Para hacer esto, puedes adherirte a la técnica de las alegrías intermedias. Elige algo especialmente placentero para ti, que te encante, pero que no puedas pagar todos los días. Por ejemplo, para complementar su dieta con algo caro y sabroso visitando sus lugares favoritos, converse con personas queridas, tome el sol, pase tiempo en la naturaleza, solo dé una hora de ocio, etc. Tales alegrías se establecen para usted por un cierto cantidad de trabajo. Use este cuadro para planificar su día, semana o incluso año de trabajo. Para hacer esto, puede hacer una tabla, indicando la recompensa por sus logros. Hay una motivación adicional, el trabajo se vuelve mucho más interesante. Al final del domingo, debe hacer un plan para el horario laboral del lunes, basado en las técnicas de administración del tiempo que hemos discutido.
No serían más que elementos de una teoría coherente, si no estuvieran complementados por herramientas metodológicas y prácticas generales especialmente desarrolladas dentro del marco de las técnicas individuales. Siguiéndolas, aplicándolas en tu La vida cotidiana, todos podrán adquirir no solo conocimientos útiles, sino también crear su propio sistema para establecer, evaluar e implementar objetivos estratégicos. Las recomendaciones, consejos, trucos, técnicas, así como los servicios y programas de gestión del tiempo recogidos en esta lección están extraídos de varias fuentes, pero son herramientas universales e igualmente útiles tanto en términos de gestión del tiempo como de desarrollo personal en general: autodisciplina formación, carácter, actitud ante las prioridades y metas de la vida.
Asesoramiento de los principales expertos en el campo de la gestión del tiempo.
Si recurre a alguien en busca de consejo, entonces a una persona que entienda estos asuntos. E incluso entonces, puede comprender completamente el sistema de puntos de vista de un autor solo leyendo y comprendiendo sus obras. Nos hemos propuesto la ambiciosa tarea de resaltar y presentar brevemente las piedras angulares de los métodos y técnicas individuales.
Esteban Covey
S. Covey puede llamarse especialista en el campo de la gestión del tiempo solo con el ajuste de que la gestión del tiempo para él es un elemento de superación personal, que en un complejo lleva a una persona al éxito. Pero en esta dirección global, él es un gurú, por lo que a continuación se incluyen algunas recomendaciones de la sección de su libro "", dedicada a la habilidad 3: establecer prioridades.
- La esencia de la habilidad: primero hacer lo que hay que hacer primero. En otras palabras, nunca debes dejar las cosas importantes para después, por difíciles y desagradables que sean. Recuerda, cada caso te acerca a la meta, así que haz que tus sentimientos trabajen para el resultado. Todos, incluso las personas más exitosas, se ven obligadas a hacer lo que no siempre les gusta. Esto es inevitable.
- Debes "depender de tus valores, no de impulsos y deseos fugaces". Avanzar hacia una meta requiere motivación y perseverancia, por lo que la meta en sí debe ser una prioridad e importante, porque no te puedes engañar a ti mismo.
- mejor consejo sobre la gestión del tiempo, según el autor: “Organización y actuación en función de las prioridades”.
- El término "gestión del tiempo" no es del todo correcto. Necesitas aprender a administrar no el tiempo, sino a ti mismo.
- Seguir el principio de equilibrio P/PC (resultado/recursos + medios). Equilibrio significa que ninguna de estas direcciones supera a la otra. En pocas palabras, el objetivo debe ser proporcional a los esfuerzos realizados para lograrlo. Y viceversa: no gaste un gran esfuerzo por el éxito en un negocio insignificante.
- Utiliza la Matriz de Gestión del Tiempo para identificar las cosas realmente importantes y céntrate en ellas, porque de ello depende el logro de tus objetivos globales.
- Busca oportunidades y formas de hacer tu vida personal y profesional más fácil. Pruebe, aplique, entre ellos puede haber aquellos que contribuirán a cambios positivos en su vida.
GTD por David Allen
El método D. Allen es útil principalmente por sus consejos sobre la organización física del espacio de trabajo, así como recomendaciones para el uso de varios artículos de papelería y otros medios para "liberar" al cerebro de información innecesaria. Acerca de cómo debería ser lugar de trabajo según el autor de GTD, . Veamos algunas recomendaciones más:
Mantenimiento de un archivador. La mayoría de los retrasos de tiempo menores se pueden evitar mediante el uso extensivo de suministros de oficina de bajo costo. Cuando trabaje con una gran cantidad de proyectos o información entrante al mismo tiempo, organice un archivador. Para hacer esto, puede usar las carpetas habituales en las que necesita colocar toda la documentación y otros materiales en el proyecto. Deben iniciarse incluso para los casos en los que solo hay 1 documento.
"43 carpetas". simple y metodo efectivo para organizar las cosas. Necesitarás 43 carpetas: 12 para cada mes y 31 para cada día. Su función es recordarte cualquier cosa global o menor planeada para cada día. Supongamos que, a principios de mayo, como resultado de las negociaciones, usted acordó presentar un informe al cliente a fines de junio y llamarlo con anticipación, con una semana de anticipación. Para este propósito, se coloca en la carpeta "Junio" un documento de "recordatorio" sobre el evento planificado para este mes. Además, en las carpetas correspondientes a los días 20 y 27 también se colocan actas sobre la convocatoria y la entrega del informe. Cada día comienza con la familiarización con el contenido de la carpeta. A diferencia de una agenda o un organizador electrónico, están “asegurados” contra fallas, no se pueden perder ni olvidar.
4 tipos de listas de tareas. D. Allen también ofrece un modelo mejorado. La esencia de la idea es la diferenciación de tareas, la asignación de áreas prioritarias y una estructura conveniente. En total, necesita mantener 4 listas:
- Las siguientes acciones. En esta lista, anotas las cosas que necesitas hacer a corto plazo. Necesita editarlo, haciendo nuevas entradas, diariamente.
- Proyectos. Aquellos negocios que son múltiples sub-acciones relacionadas que requieren más de una acción para completarse. Los proyectos necesitan ser monitoreados semanalmente para poder juzgar el progreso de su implementación.
- Pospuesto. Esta lista almacena proyectos cuya ejecución está delegada en alguien o requiere la influencia de factores externos. También deben controlarse sistemáticamente (al menos una vez a la semana).
- Algun dia tal vez. Por el nombre de la lista, está claro que se trata de una lista de cosas inciertas para el futuro (correr una maratón o iniciar un blog).
julia morgenstern
J. Morgenstern comenzó su carrera como administradora y fue allí donde adquirió las habilidades de planificación y organización necesarias. Por ello, cree que la gestión del tiempo radica en gran medida en la correcta organización de las actividades. Y para que sea correcto, ofrece las siguientes herramientas:
1. Evaluación. No debe comenzar con el uso de ningún método, sino con una evaluación del tiempo empleado y sus acciones. ¿Qué te impide priorizar las cosas? Puede haber varias razones: técnicas (distracción en las redes sociales, correo, hacer llamadas durante el tiempo no asignado), circunstancias externas (plazos ajustados, horarios poco realistas, responsabilidades adicionales), obstáculos psicológicos (falta de voluntad para esperar y retrasos crónicos relacionados, condiciones de crisis especialmente creadas ).
2. Marco de tiempo. Según Julia, el 90 % de sus clientes, al utilizar listas de tareas pendientes, no anotan el tiempo necesario para completarlas junto a los elementos. Esto es un error: se deben establecer plazos para cualquier tarea.
3. Técnica 4D. Si, por algún motivo, no puede completar la tarea, debe realizar una de las siguientes acciones:
- Eliminar (borrar). “Si algo no vale la pena hacer ahora, entonces tal vez no valga la pena hacerlo más tarde”. Esto se aplica principalmente a las actividades no calificadas. Evita tales cosas.
- Posponer (retrasar). Use la clasificación: las tareas de menor prioridad se pueden posponer, liberando tiempo para las más importantes.
- Delegado (delegado). Para realizar ciertas tareas, puede involucrar a otros: colegas, amigos, familiares.
- Reducir (disminuir). En algunas empresas, la productividad ha mejorado significativamente desde que las reuniones semanales de una hora fueron reemplazadas por reuniones de 15 minutos. Esto hizo posible "matar dos pájaros de un tiro": para ahorrar tiempo para el trabajo directo, y se hizo más fácil para los empleados en un período de tiempo más corto.
4. Prioridades. J. Morgenstern habla sobre la necesidad de desarrollar una gran "imagen de la vida": sus objetivos, planes globales. Consta de 3 etapas. Primero: la selección de "categorías": lo principal, lo que es importante para usted. No debe haber más de seis de ellos (por ejemplo, "finanzas", "salud", "familia"). Segundo: objetivos para cada "categoría". Por ejemplo, en términos financieros, esto puede ser una cierta cantidad en la cuenta bancaria en el momento de la jubilación. Tercero: 2-3 tipos de actividades que conducen a la meta (salario, ingresos pasivos de inversión, depósito).
5. Técnica del ESPACIO. La organización del tiempo y la organización del espacio son lo mismo, por lo que el autor propone una técnica especial para planificar SPACE (del inglés space):
- Ordenar: ordena las cosas y las cosas a tu alrededor.
- Purgar: despeje el tiempo y el espacio de todo lo que puede prescindir.
- Asignar: asigna un lugar para cada cosa y un tiempo para cada tarea.
- Contenerizar: defina los parámetros de cada actividad significativa.
- Ecualizar: reevalúe su sistema de vez en cuando.
"Comer una rana para el desayuno"
B. Tracy se refiere a un asunto desagradable pero importante como una "rana". Está seguro de que no se puede posponer, porque de esta manera los pensamientos aún volverán a él, además, la demora solo agravará el estrés emocional. Vale la pena comenzar el día haciendo este negocio; de esta manera, se liberará de la carga de la necesidad y se concentrará en cosas más agradables.
"Filete de elefante"
Sucede que nos enfrentamos a la necesidad de resolver algún problema global, un proyecto complejo de varias etapas. Y no está claro exactamente cómo y qué se debe hacer, especialmente si no se especifica la secuencia. En este caso, debe dividir el trabajo en partes y hacerlo por separado (hablando en sentido figurado, es mucho más difícil comer un elefante entero que dividirlo en filetes). Esto no solo le permitirá comenzar a implementar la tarea, sino que también contribuirá a una mejor comprensión de la misma.
Aprende a decir no"
Puedes dejarte llevar por la película "Always Say Yes" con Jim Carrey en el papel principal, pero en términos de gestión del tiempo, es un mal consejero. Esto no significa en absoluto que deba evitar nuevas oportunidades, al contrario, pero está mal asumir demasiado, incluso en un área. Tarde o temprano una persona "se quema". Permítanos recordarle una vez más que la gestión del tiempo no es necesaria para tener tiempo para hacer más, sino para hacer lo que se necesita correctamente.
Luchar por la automatización
Busque siempre oportunidades para facilitar el trabajo rutinario. Por ejemplo, si está trabajando con Email y se ven obligados a revisar constantemente la bandeja de entrada: configure la notificación de nuevas letras en su teléfono inteligente o computadora utilizando servicios especiales.
Hacer cosas similares en una fila
Si tienes que hacer 2 o 3 cosas casi idénticas a lo largo del día, hazlas seguidas. El cerebro "se acostumbra" a tales tareas y las enfrenta más rápido la próxima vez que si hubiera una ruptura entre ellas.
El reloj biológico
En la gestión del tiempo, vale la pena prestar atención no solo al tiempo como unidad física. De acuerdo con las tuyas, determina las horas de los más activos y los de los menos, y haz negocios o date un descanso, tomándolos en cuenta. Puede que tengas que sacrificar la tradicional taza de café nada más llegar al trabajo, pero pasarás un día mucho más productivo.
7 servicios y programas para la planificación y gestión del tiempo
Google mantener
Google Keep es un bloc de notas electrónico con la capacidad de crear entradas periódicas y listas numeradas, el programa más sencillo que soporta todas las plataformas móviles, además de tener una versión de navegador y sin conexión. Este servicio es útil en el sentido de que desde cualquier dispositivo en el que estés logueado en tu cuenta de Google, podrás acceder a todos los registros disponibles; además, puede comenzar a trabajar en un documento desde un teléfono inteligente mientras aún está en el transporte camino al trabajo, y continuar ya en la oficina desde una PC.
Tiempo maníaco
Este programa, como un maníaco, te persigue todo el día. en el buen sentido, claro. Desde el momento en que se inicia el programa, recopila información sobre las aplicaciones abiertas y el tiempo dedicado a trabajar con ellas, que al final de la jornada laboral se puede utilizar para analizar el tiempo dedicado a diversas actividades (porcentual y tiempo real). Estas estadísticas muestran cuánto trabajó por día en un editor de texto, cuánto en un navegador, cuánto se distrajo con otras aplicaciones. Si no realiza ninguna acción en la computadora durante un tiempo determinado y luego regresa por ella, Maniac Time lo encontrará con una pregunta, ¿dónde estaba y por qué no trabajó?
LíderTarea
Este programa combina varias funciones útiles a la vez: calendario, planificador, organizador, administrador de archivos. La amplia funcionalidad se complementa con la capacidad de personalizar (priorización), la capacidad de visualizar la presentación o el progreso de los proyectos, sincronizar sus datos entre dispositivos en diferentes plataformas y con Outlook. Para evaluar todas las ventajas del programa antes de comprarlo, los desarrolladores ofrecen 45 días de uso gratuito.
Microsoft Outlook
Muchas personas conocen este producto como un cliente de correo electrónico, pero esta es solo una de las funciones. De hecho, Outlook también brinda la capacidad de trabajar con un calendario y un programador, lo cual es bastante conveniente y comprensible para todos los usuarios del paquete de Office. Lea sobre el uso de este programa como herramienta de gestión del tiempo en el artículo de Gleb Arkhangelsky http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.
microsoft una nota
Otro servicio del paquete. oficina de microsoft, distribuido recientemente de forma gratuita. El programa no es algo revolucionario, aunque ofrece un conjunto de herramientas bastante sólido: la capacidad de mostrar una lista de tareas en forma de árbol, agregar archivos de audio y multimedia a las tareas. Característica: soporte para escritura a mano para tabletas.
miniavión
Este es un servicio personalizado creado por los autores de Megaplan, una exitosa herramienta de planificación corporativa. Uno de los productos rusos más famosos y funcionales. Más detalles sobre el programa en presentación corta.
Recuerda la leche
Uno de los programas GTD más famosos. Además de la lista de tareas / planificador, este servicio está equipado con una serie de soluciones técnicas modernas diseñadas para aliviar la memoria. Entre ellos: configurar notificaciones por correo electrónico y SMS sobre los próximos eventos, administrar las notas de Evernote (que, por cierto, también se pueden usar para administrar el tiempo), trabajar con la aplicación en ausencia de Internet, la capacidad de sincronizar con el calendario Google(otra herramienta práctica independiente, hecha por analogía con el diario).
Y por último, el principal consejo, basado en la lógica de la asignatura formativa: no se puede aprender a gestionar el tiempo y al mismo tiempo no valorar el tiempo propio y el de los demás. La planificación debe comenzar con la comprensión de cuán importante es específicamente para usted, cuán preparado está para la disciplina y el control. Sin esto, una lectura única y un intento de aplicar recomendaciones o herramientas individuales en su vida no darán un efecto tangible. Por eso, le deseamos paciencia, perseverancia y, por supuesto, resultados medibles. ¡Buena suerte!
Prueba tus conocimientos
Si desea evaluar sus conocimientos sobre el tema de esta lección, puede realizar una breve prueba que consta de varias preguntas. Solo 1 opción puede ser correcta para cada pregunta. Después de seleccionar una de las opciones, el sistema pasa automáticamente a la siguiente pregunta. Los puntos que recibe se ven afectados por la corrección de sus respuestas y el tiempo empleado en aprobar. Tenga en cuenta que las preguntas son diferentes cada vez y que las opciones se mezclan.