Temas cubiertos en el material:

• ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades del departamento de compras?
• ¿Cuál es la estructura del departamento de compras?
• ¿Cómo optimizar el trabajo del departamento de compras?

Si una empresa se dedica al comercio, entonces su personal debe tener empleados responsables de las adquisiciones. En las grandes explotaciones, esta función la desempeñan un gran número de personas, y en las pequeñas empresas que se ocupan principalmente del comercio minorista, se asigna a un especialista. Independientemente del tamaño de la empresa, las responsabilidades del departamento de adquisiciones deben estar claramente definidas. De lo contrario, la eficacia de la unidad se verá afectada.

Funciones y responsabilidades del departamento de adquisiciones

La principal responsabilidad del departamento de compras es mantener un suministro adecuado de materiales en la organización. Empleados del departamento:

• Determine qué recursos se necesitan y en qué plazo.
• Responsable del almacenaje y entrega de materiales desde el almacén.
• Controla el consumo. Los recursos deben usarse para el propósito previsto y gastarse únicamente en los intereses de la empresa.
• Promueve el ahorro de material.

Los especialistas del departamento de compras estudian las necesidades de recursos de la empresa, buscan proveedores con los que cooperarán, analizan los precios de los productos y servicios intermediarios necesarios, eligen la opción de transporte más rentable y también optimizan las existencias, teniendo en cuenta la reducción de costos de transporte, adquisición y almacenamiento.

Responsabilidades de la unidad:

• Formación de la gama de materiales requeridos por la empresa para la elaboración de productos.
• Planificación de entrega por mes, trimestre, año.
• Participación en ferias, exposiciones y otros eventos con el fin de estudiar el mercado de proveedores de los materiales necesarios.
• Elección de socio, teniendo en cuenta la opción de entrega óptima.
• Celebración de contratos de suministro de recursos materiales y control de su ejecución.
• Aceptación de los materiales recibidos de acuerdo con los documentos vigentes - Disposiciones sobre suministros e Instrucciones P-6 y P-7.
• Colocación competente de los recursos traídos en el almacén de la empresa, teniendo en cuenta la logística interna.
• Control del consumo de determinados materiales en producción, así como el desarrollo de estándares de consumo.
• Una iniciativa para reemplazar recursos costosos por otros más baratos, pero sin deteriorar la calidad de los productos fabricados por la empresa.
• Organización de eventos para la elaboración e implementación de estándares firmes en materia de soporte material.

El Gerente de Adquisiciones es responsable del debido cumplimiento de estas funciones y reporta al Director Comercial.

Estructura del departamento de suministro

La estructura del departamento de suministros se forma en base a los siguientes factores:

1. La escala de la empresa.
2. Tipo de producción.
3. La industria a la que pertenece la empresa.
4. El volumen y rango de recursos materiales requeridos por la organización para la producción de sus productos.
5. El número de proveedores y su ubicación geográfica.
6. Volúmenes y gama de productos.

Estos factores determinan en qué departamentos estará integrado el servicio de suministro, así como el número de empleados y sus funciones. Al formar una división, puede confiar en la experiencia de empresas similares para que los especialistas realicen sus funciones de la manera más eficiente posible.

Al organizar un departamento de adquisiciones, la condición principal radica en el principio de integridad y complejidad: la estructura debe incluir todos los departamentos que participan en el suministro de materiales.

Básicamente, la estructura de este servicio depende del tamaño de la empresa. En organizaciones pequeñas, medianas y grandes, las responsabilidades de adquisición difieren. Las grandes empresas no pueden prescindir de empleados responsables de la logística y las adquisiciones. Trabajan en estrecha colaboración con otras divisiones dentro de la cadena de suministro. Las empresas medianas requieren departamentos de compras, logística y logística.

En las empresas pequeñas, el suministro lo gestiona un director o su suplente. Esto es especialmente cierto para las organizaciones no productivas. En las empresas pequeñas, por lo general no hay un departamento de adquisiciones, pero se puede formar uno a medida que la empresa crece. La nueva división es responsable de los inventarios, su entrega y almacenamiento.

Los siguientes son los principales tipos de estructuras organizativas en el servicio de adquisiciones:

1. La estructura funcional incluye los siguientes departamentos:

• Departamento de compras;
• transporte;
• departamento de planificación y despacho;
• grupo de despacho de aduana de mercancías;
• instalaciones de almacenamiento.

Los elementos de la estructura funcional se encuentran en otros tipos de estructuras organizativas de la cadena de suministro.

No hay departamento de logística. Esto es típico de las empresas medianas. Las responsabilidades del departamento de planificación y despacho incluyen la planificación de adquisiciones y la implementación del plan de suministro. El servicio MTS en las pequeñas empresas suele incluir los departamentos de transporte, aprovisionamiento y almacén.

2. Estructura de los productos básicos.

La estructura de los productos básicos es típica de las grandes empresas de comercio mayorista y manufacturero. Las subdivisiones en el servicio de suministro se forman si se compra una gran cantidad de diversos materiales a la empresa. Son los responsables de dotar a la empresa de determinados recursos. Cada división de producto trabaja con un material específico.

Aquí, se distingue un grupo de despacho de aduanas y un servicio de despacho de planificación. El primero prepara los documentos aduaneros necesarios para el paso de los materiales comprados en el exterior por la aduana. El segundo grupo elabora un plan de abastecimiento, monitorea y regula su correcta implementación.

3. Estructura de mercado.

Si una empresa compra recursos en diferentes mercados o en diferentes paises, las responsabilidades del departamento de adquisiciones incluyen trabajar con proveedores de estos mercados / países. Los empleados de las divisiones regionales para el desempeño de calidad de sus funciones deben conocer los detalles de estos puntos y las normas de la legislación.

4. Estructura de la matriz.

Si una empresa participa simultáneamente en varios proyectos o lanzamientos diferentes tipos productos, entonces es necesario formar una estructura matricial del servicio de suministro. Para la producción de cada producto y la implementación de cada proyecto, se asigna su propio departamento de compras. Si la dirección decidió formar un servicio de logística, entonces el transporte, las divisiones de despacho, así como los almacenes y los departamentos de despacho de aduanas se incluyen en el nuevo departamento. En las grandes empresas, los talleres tienen sus propios departamentos de compras, cuyas responsabilidades incluyen la planificación.

Además, en la estructura de esta división, se asignan empleados que se dedican al suministro de recursos materiales a los sitios y talleres. Dichos servicios tienen sus propios almacenes, que se pueden reponer con materiales de los almacenes del departamento de suministro. En las grandes empresas destaca en su composición una subdivisión de la cooperación externa, que proporciona a la organización productos y componentes semiacabados. Dichos departamentos se forman sobre la base de características funcionales o del producto.

Optimización del departamento de compras

• Cambiar la programación.

Aproximadamente el 65% de las tareas no se completan debido a errores en la planificación operativa. Planifique a corto plazo y ahorre dinero comprando todos los recursos que necesite ahora mismo. En tiempos de crisis, compre para que no haya stock.

La planificación sin inventario evita que los empleados tengan que administrarlos. Para hacer esto, debe organizar las compras a tiempo. Las solicitudes deben utilizarse antes del día quince del mes en curso, y el día dieciséis se prepara un informe sobre los materiales que se recibirán en el próximo período. Si los recursos necesarios se entregan por más de un mes, se elabora una lista para ellos con un plazo para el cumplimiento del pedido. El departamento de adquisiciones es responsable de garantizar la entrega de materiales dentro de los plazos especificados en la lista.

Los empleados del departamento deben utilizar herramientas de pronóstico y análisis bien conocidas, incluido el análisis ABC y el análisis ABCXYZ. La esencia del primero es que la situación puede controlarse en un 80% si se asegura el control sobre el 20% de los sujetos dominantes. El análisis ABCXYZ es relevante solo para empresas que no son fabricantes.

Todos los productos se dividen en nueve grupos, para cada uno de los cuales se determinan las opciones adecuadas. Es mejor controlar personalmente los materiales costosos y demandados, y los recursos que simplemente ocupan espacio en el almacén ya no vale la pena pedirlos.

• Desarrollar relaciones con proveedores.

Monitor. El departamento de adquisiciones es responsable del seguimiento de las ofertas en el mercado. Para comprar materiales a precios favorables, es necesario monitorear periódicamente las acciones de los proveedores. No es rentable para una empresa trabajar con los mismos socios debido al conocimiento o los intereses personales del gerente de compras. Por supuesto, hay contratos a largo plazo que no se pueden violar. Pero si el proveedor subió drásticamente el precio o entregó el pedido con un retraso, entonces el acuerdo con él puede rescindirse. Exija una reducción de precio.

En tiempos de crisis, el cliente puede rechazar el trato y solicitar al proveedor un descuento en materiales. Si en este momento no tienes nada que pagar con tu pareja, intenta pactar con él, por ejemplo, en el reparto de pagos. Ofrezca a sus proveedores un calendario de pago de deudas y detalles de cooperación que sean convenientes para usted.

Busque oportunidades de asociación. Busque suministros rentables y establezca relaciones con beneficios a largo plazo. La mayoría de los proveedores están dispuestos a ceder ante los clientes en muchos aspectos, incluida la adaptación de materiales a sus necesidades.

Las principales funciones del departamento de logística son determinar la necesidad de recursos materiales (materias primas, materiales, productos semiacabados, equipos, componentes, combustible, etc.). Determinación de fuentes de cobertura de la necesidad de recursos materiales. Dotar a la empresa de todos los recursos materiales de la calidad requerida para sus actividades productivas. Elaboración de balances de material y soporte técnico, cuadros resumen por tipos de materias primas, materiales. Creación de stocks necesarios para la producción. Elaboración y celebración de contratos con proveedores. Coordinación de condiciones y plazos de suministro de recursos materiales. Análisis de las posibilidades y viabilidad de establecer vínculos económicos directos a largo plazo para el suministro de recursos materiales y técnicos. Estudio de información de marketing operativo y materiales publicitarios sobre las ofertas de mayoristas y organizaciones de aprovisionamiento con el fin de identificar la posibilidad de adquirir materiales y recursos técnicos. Entrega de recursos materiales de acuerdo con los términos especificados en los contratos. Aceptación de recursos materiales y técnicos en los almacenes de materias primas y materiales. Control de calidad, cantidad, exhaustividad de los recursos materiales y técnicos cuando son recibidos en los almacenes de materias primas y materiales.

Las principales tareas del departamento son el soporte material y técnico de la empresa con todos los recursos materiales necesarios para sus actividades productivas. Elaboración y celebración de contratos para el suministro de recursos materiales y técnicos. Organización del uso racional de recursos materiales y técnicos.

El servicio (departamento) de suministro de materiales y técnicos es una unidad organizativa y estructural de la empresa, cuyas responsabilidades incluyen el suministro de materiales básicos y auxiliares, combustible, productos semiacabados comprados, herramientas y equipos tecnológicos, equipos, máquinas herramienta, aparatos. y agregados a la empresa.

La estructura de los enlaces del sistema de suministro de material y técnico incluye el departamento de suministro de material y técnico y almacenes de suministro bajo su subordinación.

Las actividades típicas de los servicios de suministro de materiales y técnicos son: clasificación e indexación de materiales, racionamiento de costos y existencias de materiales, determinación de las necesidades de una empresa en materiales, organización de un almacén y un sistema para dotar a los talleres de medios de producción.

Clasificación de materiales. Las empresas modernas necesitan una variedad de materiales de una amplia gama y surtido. Para reducir el costo de producción, buscar nuevos materiales que mejoren las propiedades y la calidad de los productos, mejorar las condiciones de producción en la empresa, es necesario clasificar e indexar los materiales utilizados. Este trabajo también es necesario para mejorar el sistema operativo y contable.

La clasificación se basa en la agrupación de materiales según la homogeneidad de rasgos característicos con posterior distribución en secciones, subsecciones, tipos, etc. A cada una de las secciones se le asigna un índice decimal correspondiente.

La clasificación se realiza en forma de tablas, en las que a cada apartado se le asigna un índice clasificador individual, con referencia a especificaciones, normas o certificados, indicando el precio de venta y el precio de compra.

El precio del vendedor es el precio del proveedor y él lo indica al celebrar un contrato de suministro. El precio de compra incluye el precio del vendedor, así como todos los costos asociados con la compra y entrega de materiales: el margen de beneficio de las organizaciones intermediarias, las tarifas de transporte, el costo de entrega de los productos a los almacenes y talleres de la empresa.

• 1. Planificación, que implica:
  • · Estudio del entorno externo e interno de la empresa, así como del mercado de bienes individuales;
  • · Proyectar y determinar las necesidades de todo tipo de recursos materiales, planificando los vínculos económicos óptimos;
  • · Optimización de stocks de producción;
  • · Planificar las necesidades de materiales y fijar su límite para la liberación a tiendas;
  • · Planificación operativa de aprovisionamiento.

2. Una organización que incluye:

• · Recolección de información sobre los productos requeridos, participación en ferias, exposiciones, ventas, subastas, etc.;
• · Análisis de todas las fuentes de satisfacción de la necesidad de recursos materiales para seleccionar el más óptimo;
• · Celebración de contratos comerciales con proveedores para el suministro de productos;
• · Recibir y organizar la entrega de recursos reales;
• · Organización de un almacén, que forma parte de los cuerpos de suministro;
• · Provisión de talleres, secciones, lugares de trabajo con los recursos materiales necesarios;
• 3. Control y coordinación del trabajo, que incluye:
  • · Control sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los proveedores, su cumplimiento de los términos de entrega de los productos;
  • · Control sobre el gasto de recursos materiales en producción;
  • · Control de entrada sobre la calidad e integridad de los recursos materiales entrantes;
  • · Control de las existencias de producción;
  • · Presentar reclamaciones a proveedores y organizaciones de transporte;
  • · Análisis de la eficacia del servicio de suministro, desarrollo de medidas para coordinar las actividades de suministro y aumentar su eficiencia.

En las condiciones del mercado, las empresas tienen derecho a elegir un proveedor y, por tanto, a adquirir recursos materiales más eficientes. Esto obliga al personal de suministro de la empresa a estudiar cuidadosamente las características de calidad de los productos fabricados por varios proveedores.

Los criterios para elegir un proveedor pueden ser la confiabilidad de la entrega, la capacidad de elegir un método de entrega, el tiempo para completar el pedido, la capacidad de otorgar un préstamo, el nivel de servicio, etc. los criterios individuales pueden cambiar con el tiempo.

La estructura organizativa, la naturaleza y los métodos de trabajo de los servicios de suministro en las empresas se destacan por su originalidad. Dependiendo del volumen, los tipos y la especialización de la producción, el consumo material de los productos y la ubicación territorial de la empresa, surgen varias condiciones que requieren una delimitación correspondiente de funciones y la elección del tipo de estructura de las agencias de suministro. En las pequeñas empresas que consumen pequeñas cantidades de recursos materiales en un rango limitado, las funciones de suministro se asignan a pequeños grupos o empleados individuales del departamento económico de la empresa.

En la mayoría de las empresas medianas y grandes, esta función la realizan departamentos especiales de suministro técnico y de materiales (OMTS), que se construyen sobre una base funcional o material. En el primer caso, cada función de aprovisionamiento (planificación, aprovisionamiento, almacenamiento, salida de mercancías) es realizada por un grupo separado de empleados. Al construir cuerpos de suministro sobre una base material, ciertos grupos de trabajadores realizan todas las funciones de suministro para un tipo específico de material.

Un tipo característico de estructura del servicio de suministro es mixto, cuando los departamentos, grupos y oficinas de productos básicos están especializados en el suministro de tipos específicos de materias primas, materiales y equipos. Sin embargo, junto con los de productos básicos, el departamento de suministro incluye subdivisiones funcionales: planificación, despacho.

El tipo de estructura mixta del departamento de adquisiciones es el método de estructura más racional, lo que contribuye a aumentar la responsabilidad de los empleados, mejorando la logística de producción.

La oficina de planificación (grupo) realiza las funciones de análisis. ambiente y estudios de mercado, determinando la necesidad de recursos materiales, optimizando el comportamiento del mercado para la prestación más rentable, conformando un marco regulatorio, desarrollando planes de abastecimiento y analizando su implementación, monitoreando el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores.

La oficina de productos básicos (grupo) realiza un conjunto de funciones operativas y de planificación para proporcionar a la producción tipos específicos de recursos materiales: planificación, contabilidad, entrega, almacenamiento y liberación de material en producción, es decir. regula el trabajo de los almacenes de material.

La oficina de despacho (grupo) realiza la regulación operativa y el control sobre la implementación del plan para el suministro de la empresa y los talleres con materias primas y materiales; elimina los problemas que surgen durante el suministro de producción; controla y regula el suministro de materiales a la empresa.

En las empresas de ingeniería mecánica, el servicio de suministro, además del departamento de MTS, también incluye un departamento de cooperación externa (o oficina, grupo), que puede ser parte del OMTS.

Los departamentos (oficinas, grupos) de cooperación externa proporcionan producción con productos semiacabados (espacios en blanco, piezas, unidades). También pueden basarse en líneas funcionales o de productos.

Para llevar a cabo el reequipamiento técnico y la reconstrucción de la producción, la empresa crea departamentos de equipos, que generalmente forman parte de construcción de capital.

Para las grandes empresas (asociaciones), que constan de varias sucursales, el tipo de estructura más aceptable se muestra en la Fig. 2.

Una característica de este tipo de estructura es que los fraccionamientos cuentan con servicios de abastecimiento propios con las funciones de planeamiento y regulación operativa del abastecimiento de talleres productivos y áreas con recursos materiales, así como el seguimiento de su ejecución.

La formación del marco regulatorio, la previsión y desarrollo de planes MTS, el establecimiento de vínculos económicos y la coordinación del trabajo de los servicios de suministro incluidos en la empresa se concentran sobre la base del servicio de suministro de la empresa. La interacción de las subdivisiones del servicio de suministro de la empresa se lleva a cabo sobre la base de vínculos funcionales y no de subordinación administrativa.

Uno de los eslabones en la organización de MTS es un almacén, cuya tarea principal es recibir y almacenar materiales, prepararlos para el consumo de producción y abastecer directamente a las tiendas con los recursos materiales necesarios. Los almacenes, según la conexión con el proceso de producción, se subdividen en material, producción, ventas.

Los materiales aceptados se almacenan en almacenes por grupos de artículos, grados, tamaños. Las estanterías están numeradas con los índices de materiales.

La entrega de materiales y el trabajo de los almacenes se organizan sobre la base de planes operativos de adquisiciones.

CAPÍTULO 1

ASPECTOS TEÓRICOS DEL TRABAJO DE SERVICIOS DE SUMINISTRO MATERIAL Y TÉCNICO, MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE SUS ACTIVIDADES

1.1. La estructura y funciones de la logística en la empresa.

Se entiende por suministro material y técnico de una empresa el proceso de dotarla de todo tipo de recursos materiales y técnicos en el tiempo requerido y en los volúmenes necesarios para el normal desarrollo de sus actividades productivas.

Para el buen funcionamiento de la producción, se requiere un material y un soporte técnico bien establecidos.

La tarea principal de las autoridades de suministro de la empresa es la provisión oportuna y óptima de la producción con los recursos materiales necesarios de la integridad y calidad adecuadas.

Para resolver este problema, los funcionarios proveedores deben estudiar y tener en cuenta la oferta y la demanda de todos los recursos materiales consumidos por la empresa, el nivel y el cambio en los precios para ellos y para los servicios de las organizaciones intermediarias, elegir la forma más económica de circulación de productos básicos, Optimice las existencias, reduzca los costos de transporte, aprovisionamiento y almacenamiento.

1. Planificación, que implica:

Estudio del entorno externo e interno de la empresa, así como del mercado de bienes individuales;

Proyectar y determinar las necesidades de todo tipo de recursos materiales, planificando los lazos económicos óptimos;

Optimización de inventarios;

Planificación de la demanda de materiales y establecimiento de su límite de liberación a tiendas;

2. Una organización que incluye:

Recopilación de información sobre los productos requeridos, participación en ferias, exposiciones, ventas, subastas, etc.;

Análisis de todas las fuentes de satisfacción de la necesidad de recursos materiales para seleccionar el más óptimo;

Celebración con proveedores de contratos comerciales para el suministro de productos;

Recibir y organizar la entrega de recursos reales;

Organización de un almacén, que forma parte de las autoridades de suministro;

Dotar a los talleres, secciones, lugares de trabajo de los recursos materiales necesarios;

3. Control y coordinación del trabajo, que incluye:

Control sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los proveedores, su cumplimiento de los plazos de entrega de los productos;

Control sobre el gasto de recursos materiales en producción;

Control entrante sobre la calidad e integridad de los recursos materiales entrantes;

Control de existencias de producción;

Desarrollo de medidas para coordinar las actividades de compras y mejorar su eficiencia.

En las condiciones del mercado, las empresas tienen derecho a elegir un proveedor y, por tanto, a adquirir recursos materiales más eficientes. Esto obliga al personal de suministro de la empresa a estudiar cuidadosamente las características de calidad de los productos fabricados por varios proveedores.

Los criterios para elegir un proveedor pueden ser la confiabilidad de la entrega, la capacidad de elegir un método de entrega, el tiempo para completar el pedido, la capacidad de otorgar un préstamo, el nivel de servicio, etc.

La organización de la formación, la naturaleza y los métodos de trabajo de los servicios de suministro en las empresas se destacan por su originalidad. Dependiendo de los volúmenes, tipos y especializaciones de producción, consumo material de productos y distribución territorial en las empresas, se desarrollan diversas condiciones que requieren una adecuada delimitación de funciones y la elección del tipo de estructura de las agencias proveedoras. En las pequeñas empresas que consumen pequeñas cantidades de recursos materiales en un rango limitado, las funciones de suministro se asignan a pequeños grupos o empleados individuales del departamento económico de la empresa.

En la mayoría de las empresas medianas y grandes, esta función la realizan departamentos especiales de suministro técnico y de materiales (OMTС), que se construyen sobre una base funcional o material. En el primer caso, cada función de aprovisionamiento (planificación, aprovisionamiento, almacenamiento, salida de mercancías) es realizada por un grupo separado de empleados. Al construir cuerpos de suministro sobre una base material, ciertos grupos de trabajadores realizan todas las funciones de suministro para un tipo específico de material.

Un tipo característico de la estructura del servicio de suministro es mixto (Fig. 1.1), cuando los departamentos, grupos y oficinas de productos básicos están especializados en el suministro de tipos específicos de materias primas, materiales y equipos. Sin embargo, junto con los productos básicos, el departamento de suministro incluye divisiones funcionales: planificación, despacho.

El tipo de estructura mixta del departamento de suministro es el método de construcción más racional, contribuye a un aumento en la responsabilidad de los empleados, a la mejora de la producción de MTO.

La oficina de planificación (grupo) realiza las funciones de análisis ambiental e investigación de mercado, determinando la necesidad de recursos materiales, optimizando el comportamiento del mercado para la prestación más rentable, conformando un marco regulatorio, desarrollando planes de suministro y analizando su implementación, monitoreando el cumplimiento de los obligaciones de los proveedores. En la Fig. 1.1 presentado estructura organizativa departamento de logistica de tipo mixto.

Arroz. 1.1. Estructura organizativa del departamento de logística (tipo mixto)

El grupo de productos básicos (oficina) realiza un conjunto de funciones operativas y de planificación para asegurar la producción con tipos específicos de recursos materiales: planificación, contabilidad, entrega, almacenamiento y liberación de material en producción, es decir. regula el trabajo de los almacenes de material.

El grupo de despacho (buró) realiza la regulación operativa y el control sobre la implementación del plan para el suministro de la empresa y los talleres con materias primas y materiales; elimina los problemas que surgen durante el suministro de producción; controla y regula el suministro de materiales a la empresa.

En las empresas de ingeniería mecánica, el servicio de suministro, además del departamento MT0, también incluye un departamento (o buró, grupo) de cooperación externa, que puede ser parte del OMTO.

Los departamentos (oficinas, grupos) de cooperación externa proporcionan producción con productos semiacabados (espacios en blanco, piezas, unidades). También pueden basarse en líneas funcionales o de productos.

Para llevar a cabo el reequipamiento técnico y la reconstrucción, la producción de la empresa crea departamentos de equipos, que generalmente son parte de la construcción de capital.

La formación del marco regulatorio, la previsión y desarrollo de planes logísticos, el establecimiento de vínculos económicos y la coordinación del trabajo de los servicios de suministro incluidos en la empresa se concentran sobre la base del servicio de suministro de la empresa. La interacción de las subdivisiones del servicio de suministro de la empresa se lleva a cabo sobre la base de vínculos funcionales y no de subordinación administrativa.

Uno de los eslabones en la organización de MTS es un almacén, cuya tarea principal es recibir y almacenar materiales, prepararlos para el consumo de producción y abastecer directamente a las tiendas con los recursos materiales necesarios.

La entrega de materiales y el trabajo de los almacenes se organizan sobre la base de planes operativos de adquisiciones.

1.2. Organización de suministros de recursos materiales paraempresa

Los suministros de recursos materiales a la empresa se realizan a través de vínculos económicos. Vínculos comerciales: el proceso de establecer relaciones entre proveedores y un comprador o una organización intermediaria con respecto a la compra de recursos materiales, productos semiacabados, componentes. Un sistema racional de vínculos económicos implica minimizar los costos de producción y circulación, la plena adecuación de la cantidad, calidad y gama de productos suministrados a las necesidades de producción, la puntualidad e integridad de su recepción.

Los vínculos económicos entre empresas pueden ser directos e indirectos (indirectos), de largo y corto plazo.

Directo son vínculos en los que se establecen relaciones para el suministro de productos entre fabricantes y proveedores de forma directa, directa. Los vínculos económicos directos para las empresas son los más económicos y progresivos en comparación con los indirectos, ya que, excluyendo a los intermediarios, reducen los costos de circulación, documentan la circulación y fortalecen las relaciones entre proveedores y consumidores.

Indirecto considerar conexiones cuando haya al menos un intermediario entre estas empresas. El suministro de productos al consumidor se puede realizar de forma mixta, es decir tanto directamente como a través de intermediarios (distribuidores, intermediarios, agentes, corredores).

Los distribuidores y los intermediarios son empresas que venden sobre la base de compras a granel a grandes empresas industriales que fabrican productos terminados. Los distribuidores, a diferencia de los intermediarios, son empresas bastante grandes que tienen sus propios almacenes y establecen relaciones contractuales a largo plazo con empresas industriales. Los trabajadores, por otro lado, compran grandes envíos separados de bienes para revenderlos rápidamente.

Los agentes y corredores son empresas o empresarios individuales que comercializan los productos de una empresa industrial a comisión.

Los vínculos económicos indirectos requieren costos adicionales para cubrir los costos de los intermediarios entre las empresas de consumo y las manufactureras.

Para un estudio de viabilidad de la elección de la forma de suministro se utiliza la fórmula 1.1:

K (P tr - P sc) / (C sc - S tr) (1.1)

donde P max es la cantidad máxima de material que es económicamente factible recibir de las organizaciones de almacén, naturalezas, unidades. mediciones;

La estructura y funciones del departamento de logística (OMTS) en el hotel

1. Planificación, que implica:

Estudio del entorno externo e interno de la empresa, así como del mercado de recursos materiales individuales;

Proyectar y determinar las necesidades de todo tipo de recursos materiales, planificando los lazos económicos óptimos;

Optimización de inventario;

planificar las necesidades de materiales y establecer su límite de envío a los departamentos;

Planificación operativa del suministro.

2. Una organización que incluye:

Recopilación de información sobre los recursos materiales necesarios, participación en ferias, exposiciones, ventas, etc.

Análisis de todas las fuentes de satisfacción de la necesidad de recursos materiales para seleccionar el más óptimo;

Elaboración de contratos comerciales de suministro con proveedores;

Recibir y organizar la entrega de recursos reales;

Organización de un almacén, que forma parte de las autoridades de suministro;

Dotar a los departamentos, secciones, lugares de trabajo de los recursos materiales necesarios;

3. Control y coordinación del trabajo, que incluye:

Control sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los proveedores, su cumplimiento de las fechas de entrega;

control sobre el gasto de recursos materiales;

Control entrante sobre la calidad e integridad de los recursos materiales entrantes;

Control de inventario;

Hacer reclamos a proveedores y organizaciones de transporte;

Análisis de las actividades del servicio de suministro, desarrollo de medidas para coordinar las actividades de suministro y aumentar su eficiencia.

Además, el servicio de aprovisionamiento se encarga de la preparación oportuna y de alta calidad de los recursos materiales para consumo industrial, para lo cual se realizan trabajos de desembalaje, reingreso, empaque, los cuales se coordinan con el servicio tecnológico de la industria hotelera.

Los gastos intencionales y económicos de recursos materiales en los departamentos están bajo el control constante del servicio de suministro y se verifican periódicamente mediante auditorías de contabilidad de materiales. Con base en los resultados de la auditoría, se toman medidas específicas para eliminar las deficiencias identificadas.

El trabajo de los órganos de MTO incide directa o indirectamente en el nivel de los principales indicadores técnicos y económicos de la industria hotelera.

Los indicadores de MTO incluyen indicadores cuantitativos y cualitativos del plan para la entrega de recursos materiales (nomenclatura, cantidad y costo de los recursos materiales); costos de transporte y adquisición (el costo de transportar materiales a la estación receptora - el costo de entregar materiales al almacén de la estructura del hotel; recargos de las organizaciones de suministro y comercio; costos de empaque, etc.); gastos de almacenamiento, emisión de servicios hoteleros para producción y envío de recursos materiales; gastos administrativos (gastos de mantenimiento de los aparatos del departamento de MI e I) y similares.

Las bases para una evaluación positiva de las actividades de los órganos de MTO son: la ausencia de interrupciones en el suministro de producción de bienes y servicios, exceso de inventarios y activos ilíquidos, la conclusión oportuna de contratos, una disminución de los costos de suministro, etc.

La provisión oportuna de producción con recursos materiales depende del tamaño y la integridad de los inventarios de producción en los almacenes de la empresa hotelera.

La disminución de inventarios reduce el costo de su mantenimiento, reduce los costos, acelera la rotación del capital de trabajo, lo que aumenta la utilidad y la rentabilidad del negocio hotelero. Por tanto, es muy importante optimizar la cantidad de inventario.

La jornada del pleno funcionamiento de la producción requiere de un soporte material y técnico (MTO) bien establecido, que en las instalaciones del hotel se lleva a cabo a través de los cuerpos de suministro material y técnico.

La tarea principal de las autoridades de suministro de la industria hotelera es la provisión oportuna y óptima de la producción con los recursos materiales necesarios de la integridad y calidad adecuadas.

Resolviendo este problema, los funcionarios proveedores deben estudiar y tomar en cuenta la oferta y demanda de todos los recursos materiales consumidos por el negocio hotelero, el nivel y cambio en los precios para ellos y para los servicios de las organizaciones intermediarias, elegir la forma más económica de movimiento de inventarios, optimizar inventarios, para reducir costos de transporte y almacenamiento.

En las condiciones del mercado hotelero, existe el derecho a elegir un proveedor y, por tanto, el derecho a adquirir recursos materiales más eficientes. Esto obliga al personal de abastecimiento del establecimiento hotelero a estudiar con detenimiento las características de calidad del inventario suministrado por los diferentes proveedores.

Los criterios para elegir un proveedor pueden ser la confiabilidad de la entrega, la capacidad de elegir un método de entrega, el tiempo para completar el pedido, la capacidad de otorgar crédito, el nivel de servicio y similares. Además, la proporción de la importancia de los criterios individuales puede cambiar con el tiempo.

La estructura organizativa, la naturaleza y los métodos de funcionamiento de la prestación de servicios en el negocio hotelero se caracteriza por su originalidad. Dependiendo del volumen, tipos y especialización de la producción, el consumo material de los servicios hoteleros y la ubicación territorial del hotel, se forman diversas condiciones que requieren una delineación correspondiente de funciones y la elección del tipo de estructura de las agencias de suministro. En una pequeña empresa hotelera, que consume pequeñas cantidades de recursos materiales en un rango limitado, las funciones de suministro se asignan a pequeños grupos o empleados individuales del departamento económico de la estructura del hotel.

En la mayoría de los hoteles medianos y grandes, esta función es realizada por departamentos especiales de material y suministro técnico, que se construyen sobre una base funcional o material. En el primer caso, cada función de suministro (planificación, aprovisionamiento, almacenamiento, envío de materiales) es realizada por un grupo separado de empleados. Al construir cuerpos de suministro sobre una base material, ciertos grupos de trabajadores realizan todas las funciones de suministro para un tipo específico de material.

Un tipo característico de estructura del servicio de suministro es mixto, cuando los departamentos de productos básicos, los grupos, las oficinas están especializados en el suministro de tipos específicos de productos semiacabados, materiales y equipos. Sin embargo, junto con los de productos básicos, el departamento de suministro incluye subdivisiones funcionales: planificación, despacho.

El tipo de estructura mixta del departamento de adquisiciones es el método de estructura más racional, lo que contribuye a aumentar la responsabilidad de los empleados, mejorando la logística de producción.

La oficina de planificación (grupo) realiza las funciones de análisis ambiental e investigación de mercado, determinando la necesidad de recursos materiales, optimizando el comportamiento del mercado para el suministro más rentable, conformando un marco regulatorio, desarrollando planes de suministro y su implementación, monitoreando el cumplimiento de las obligaciones contractuales. por proveedores.

La oficina de productos básicos (grupo) realiza un conjunto de funciones operativas y de planificación para garantizar la producción de tipos específicos de recursos materiales: planificación, contabilidad, entrega, almacenamiento y liberación de material para la producción, es decir, regula el trabajo de los almacenes de materiales.

La oficina de despacho (grupo) realiza la regulación operativa y el control sobre la implementación del plan de suministro para el negocio hotelero y los departamentos con productos y materiales semiacabados; elimina las deficiencias que surgen durante la entrega; monitorea y regula el suministro de materiales en el negocio hotelero.

En el negocio hotelero, el servicio de suministro también incluye un departamento de cooperación externa (o buró, grupo), que puede formar parte del OMTS.

Los departamentos (oficinas, grupos) de cooperación externa proporcionan a la hostelería productos semiacabados. También pueden basarse en líneas funcionales o de productos.

Para la implementación del reequipamiento técnico y la reconstrucción de la producción del negocio hotelero, se están creando departamentos de equipamiento.

Una característica de este tipo de estructura es que las divisiones cuentan con sus propios servicios de suministro con funciones de planificación y regulación operativa del suministro de los departamentos y secciones de producción con recursos materiales, así como el seguimiento de su ejecución.

La conformación del marco regulatorio, la previsión y desarrollo de planes logísticos, el establecimiento de lazos económicos y la coordinación de la labor de suministro de los servicios incluidos en el negocio hotelero se concentran sobre la base del servicio de suministro del negocio hotelero. La interacción de los departamentos del servicio de suministro de la hostelería se realiza sobre la base de vínculos funcionales, y no de subordinación administrativa.

Los suministros de recursos materiales al negocio hotelero se realizan a través de vínculos económicos. Los lazos comerciales son un conjunto de relaciones económicas, organizativas y legales que surgen entre proveedores y visitantes del negocio hotelero. Un sistema racional de relaciones económicas implica minimizar el costo de la prestación de los servicios y el manejo del hotel, el pleno cumplimiento de la cantidad, calidad y variedad de productos y recursos materiales suministrados, la puntualidad y la integridad de la recepción.

Los departamentos de aprovisionamiento y logística de aprovisionamiento resuelven los problemas de suministro material y técnico en la empresa.

Las tareas del departamento de adquisiciones son la provisión oportuna y completa de la empresa en el período de planificación con los recursos materiales necesarios con costo mínimo y el nivel de calidad requerido. La solución a estos problemas depende de la interacción del departamento de aprovisionamiento y logística con los proveedores de recursos materiales.

El algoritmo general de adquisiciones incluye las siguientes etapas:

1) estudio del mercado de recursos materiales;
2) análisis de propuestas de proveedores;
3) selección de los mejores proveedores;
4) negociaciones y celebración de un contrato de suministro;
5) compra de materiales.
Al resolver estos problemas, es necesario tener en cuenta:

1. Las necesidades de recursos materiales de la empresa en el período de planificación.
2. Oportunidades de proveedores en términos de surtido, volumen y calidad de productos.
3. Niveles de precios de los recursos materiales en el mercado.
4. Tamaños de márgenes y descuentos de proveedores de recursos materiales.
5. La relación entre oferta y demanda en el mercado de recursos materiales.
6. Las formas más efectivas de distribución de productos.

Las funciones del departamento de compras son:

1. Investigación del mercado de recursos materiales, incl. análisis:

La gama de recursos materiales en el mercado;
- proveedores y sus propuestas;
- surtido y calidad de los productos de los proveedores;
- precios y descuentos de proveedores;
- condiciones de venta y suministro de recursos;
- selección de los proveedores más rentables.

2. La planificación de adquisiciones incluye:

Determinación de la necesidad de recursos materiales de la empresa en el período de planificación;
- determinación del volumen y el momento de las compras en el período de planificación;
- establecimiento de relaciones económicas con proveedores;
- desarrollo de pedidos de recursos;
- negociar y celebrar contratos para el suministro de recursos;
- cálculo de la cantidad requerida de existencias de recursos materiales;
- cálculo de la cantidad requerida de costos para recursos materiales;
- coordinación con el servicio financiero y el departamento contable de las cuestiones de pago de facturas de proveedores.

Las tareas del departamento de logística de compras son:

1) planificación óptima del suministro de recursos a la empresa;
2) entrega oportuna de recursos materiales a la empresa con costos mínimos y la calidad requerida;
3) depósito y almacenamiento de recursos materiales;
4) gestión de inventarios de recursos materiales.

La solución a estos problemas está asegurada por la interacción efectiva del departamento de logística con los transitarios y transportistas.

Las funciones del departamento de logística de compras son:

1. Trabajo de adquisiciones operativas, que incluye:

Selección de transportistas y transitarios y una forma rentable de entrega de recursos materiales a la empresa;
- desarrollo de un plan y organización óptimos de la entrega de materiales a la empresa;
- determinación de la necesidad de vehículos y preparación de pedidos para ellos;
- contabilidad de recibos de materiales y control sobre el cumplimiento del plan de entrega;
- determinación de la provisión real de producción con recursos materiales;
- control de los procesos de transporte de mercancías.

2. La organización de la aceptación y el almacenamiento de materiales prevé:

Preparación de aceptación de materiales y organización de descarga;
- control de la cantidad y calidad de los materiales que llegan al almacén;
- colocación de materiales en lugares de almacenamiento;
- preparación de materiales para consumo de producción;
- preparación de pedidos para talleres;
- liberación de materiales del almacén;
- contabilización del movimiento de recursos en el almacén.

3. El suministro de materiales a las divisiones de la empresa incluye:

Planificación de las necesidades de los departamentos empresariales en recursos materiales;
- desarrollo de un límite para el suministro de materiales a las tiendas;
- trámites para la liberación de materiales;
- organización de la entrega de materiales a los lugares de trabajo;
- control de stocks de producción en talleres.

4. Gestión de stocks de recursos materiales:

Planificación y racionamiento óptimos de las existencias;
- determinación de niveles de existencias de seguros;
- determinación de la cuestión del orden;
- control del nivel de existencias;
- formación de pedidos para el suministro del siguiente lote de materiales;
- análisis de la eficiencia del uso de existencias en la empresa.

El trabajo económico de los departamentos de aprovisionamiento y logística de aprovisionamiento implica:

Indicadores de planificación que reflejan el volumen y la calidad del trabajo de los departamentos;
- planificar las necesidades de los departamentos en materia de mano de obra y recursos materiales;
- planificación de costos de compras y logística de adquisiciones;
- coordinación de los indicadores de desempeño de los departamentos con los departamentos de planificación y financieros de la empresa;
- organización de la interacción entre los departamentos de adquisiciones y logística con otros departamentos de la empresa;
- análisis económico de la eficiencia de los departamentos.

Con base en estas tareas y funciones, se forma la estructura organizativa de los departamentos de adquisiciones y logística de adquisiciones; se crean sus subdivisiones, a las que se asignan las funciones correspondientes. Sobre la base de esto, se desarrollan regulaciones sobre departamentos, descripciones de trabajo de especialistas y se determinan sus responsabilidades funcionales.