Cómo aprender a escribir ejemplos de cartas comerciales. ¿Cómo desarrollar sus habilidades de redacción empresarial? La psicología de las cartas comerciales. Redactar una carta comercial
Una carta comercial es una de las principales herramientas de comunicación en cualquier negocio. Una carta comercial bien redactada ayudará a crear una impresión positiva de la empresa. Y una carta escrita con analfabetismo puede acabar con toda tu reputación. Ya hemos escrito sobre las reglas de la correspondencia comercial, ahora veamos ejemplos específicos de cartas comerciales.
Muestra de cartas comerciales
Hay muchos tipos de cartas comerciales: propuestas comerciales, cartas de reclamo, cartas de agradecimiento, cartas de rechazo, cartas de garantía, información, etc. Los principios de su compilación prácticamente no difieren entre sí. Mire de nuevo para evitar errores.
Ejemplos de cartas de agradecimiento
Ejemplo de carta de garantía
Modelo de carta de respuesta
Este es un buen ejemplo de lo que puede ser una carta de rechazo cortés:
Ejemplo de un boletín de noticias
Ejemplo de carta de reclamación
Ejemplos de cartas en inglés en correspondencia comercial
Por desgracia, no todo el mundo tiene un alto nivel de dominio del inglés. Y a menudo los gerentes se pierden un poco cuando necesitan escribir una carta comercial en inglés. Si incluso en ruso las personas en la correspondencia no siempre pueden entenderse entre sí, ¿qué podemos decir sobre un idioma extranjero? La mejor forma de salir de esta situación es buscar letras similares y usar frases adecuadas en su carta. Por ejemplo, aquí hay tres cartas comerciales de muestra en inglés: una carta de agradecimiento a un cliente, una carta aclarando los términos de un trato y una carta de respuesta a una oferta de compra. Cada archivo contiene una versión de la carta en inglés y su traducción al ruso.
Descarga la carta de agradecimiento al cliente en inglés.
Descargue la carta con los términos del trato en inglés.
Descargue la carta de respuesta a la oferta de compra en inglés.
Estructura de la carta comercial
Una estructura clara es una característica esencial de una carta comercial. Ayudará al destinatario a comprender rápidamente el significado de lo que está escrito y reducirá el tiempo necesario para leerlo. Una carta comercial consta de las siguientes partes principales:
1. Título (tema de la carta). En el encabezado de la carta, debe escribir su breve propósito o esencia. No puede utilizar frases abstractas aquí. Debe quedar claro para el destinatario con un solo título de qué trata la carta. Por ejemplo, "Sobre cambios en los precios para el suministro de productos" o "Propuesta comercial de cooperación comercial con XXX".
2. Saludos. El saludo "Estimado + Nombre, Patronímico" se considera tradicional en las cartas comerciales. Sin embargo, no es necesario utilizar el nombre. También puede contactar con el destinatario a través de su cargo: "¡Estimado Sr. Director!" Sin embargo, tenga en cuenta que llamar por su nombre reduce de alguna manera la distancia psicológica y enfatiza la buena relación comercial. Si la carta está dirigida a un grupo de personas, entonces está permitido escribir "¡Queridos señores y señoras!", "¡Queridos socios!" etc. Usar las abreviaturas "Sr.", "Sra." O las iniciales se percibe como una falta de respeto, así que trate de evitarlo.
3. Declaración del propósito de escribir una carta, su esencia, idea principal. Este es el cuerpo principal de la carta. Aquí escribe directamente sobre la razón misma para escribir la carta.
4. Sus sugerencias para solucionar este problema, recomendaciones, solicitudes, quejas. Las cartas comerciales casi siempre implican una cierta reacción del destinatario (a excepción de las cartas meramente informativas). Por lo tanto, es importante describir no solo el problema en sí, sino también ofrecer sus propias opciones para resolverlo. Si está escribiendo una queja, solicite que se tomen las medidas adecuadas; si lo hace, describa sus posibles opciones. En una palabra, el destinatario de su carta no solo debe comprender "qué" quiere de él, sino también comprender "cómo" se propone hacer esto. Entonces será una verdadera carta comercial.
5. Breve resumen y conclusiones. Al final, puede resumir todo lo anterior. Sin embargo, no siempre es posible hacerlo de manera muy breve. En este caso, no vale la pena escribir en varias oraciones lo que ya describiste en los dos primeros párrafos. Recuerde, el mejor amigo de una carta comercial es la brevedad. Por lo tanto, en la mayoría de los casos, basta con limitarnos a las frases "Espero una cooperación exitosa", "Espero su respuesta sobre este tema", etc.
6. Firma. La carta comercial se firma con el cargo, nombre y apellidos del remitente con la tradicional frase "Atentamente". Otras opciones son posibles: "Mis mejores deseos", "Atentamente", etc., dependiendo de la proximidad de su contacto con el destinatario. La frase "Atentamente" es la más universal, así que si tienes dudas sobre cómo sería más apropiado suscribirte, entonces usa esta frase y definitivamente no te la perderás.
Además, no será superfluo agregar opciones para contactos contigo en la firma: otras direcciones de correo electrónico, números de teléfono del trabajo, skype. El beneficio de esto no es solo que el destinatario, si lo desea, podrá contactarlo rápidamente de una manera conveniente, sino también que de esta manera usted demostrará su apertura y disposición para comunicarse con el destinatario.
Y no olvides que una carta oficial es, ante todo, un documento. Por lo tanto, descuidando las reglas de su preparación, arruina irrevocablemente la reputación de su empresa y de usted mismo como especialista.
Que las preguntas sobre cómo y por qué medios se puede crear y enviar, en principio, no deberían surgir. Sin embargo, no todo el mundo está preparado para comenzar de inmediato esta tarea cuando se trata de cartas formales, especialmente cuando el autor de la carta espera recibir una respuesta. Le contaré un pequeño secreto de la correspondencia comercial, cuanto más estricta en su carácter y estilo esté redactada la carta, más posibilidades hay de una respuesta del destinatario. En este tutorial, le mostraré algunos correos electrónicos de muestra que deberían ayudar a los usuarios a definir su propio estilo y escribir mensajes de la manera más competente en el futuro.
Para empezar, debe decidir qué tipo de letra será la carta que crearemos. Clasifico todos los correos electrónicos salientes en tres tipos principales:
- Propuesta de negocio
- Investigación empresarial
- Dirección amigable
En consecuencia, para los tres tipos, tengo plantillas de plantilla, tanto en forma de archivos de texto simples como en forma de plantillas, perfeccionadas para ciertos programas de correo. Pasemos a cada uno de ellos en orden.
Propuesta de negocio
Hola (Buenas tardes), [nombre de la persona a la que se dirigirá]!
Es recomendable indicar el nombre en cualquier letra al comunicarse, porque una apelación personal pone a la persona en una forma amistosa. Sin embargo, si no fue posible averiguar el nombre, un saludo formulista será suficiente.
Permítanme presentarles un nuevo servicio (nuevo producto) de nuestra empresa [nombre de la empresa].
Permítanme ofrecerles cooperación en el campo de [nombre del campo de actividad].
A continuación, describa brevemente las ventajas de su oferta en términos de precio o algunas características de calidad. Lo principal es no exagerar. Los megabytes de texto, e incluso complementados con imágenes brillantes y sin sentido, solo asustan a la gente. Si el destinatario de la carta está interesado en su oferta desde las primeras líneas, definitivamente se comunicará con usted para obtener información adicional.
Si está realmente interesado en que las personas adecuadas se pongan en contacto con usted en el primer contacto, entonces tiene sentido pensar en la accesibilidad no solo por correo electrónico. No será superfluo crear cuentas en servicios como ICQ ySkype. A veces es mucho más fácil para una persona comunicarse con usted por un teléfono regular, si el número de tal, por supuesto, lo dejará prudentemente en la firma.
Por qué necesita duplicar su propia dirección de correo electrónico en la firma, preguntará si el servidor de correo la reenvía automáticamente. Aquí la regla es que la información innecesaria en la correspondencia comercial nunca es innecesaria. Imagine una situación en la que su carta es recibida por una persona que potencialmente no está interesada en la propuesta, o simplemente no es competente para la respuesta correcta. Reenvía el mensaje recibido a otro usuario, pero al mismo tiempo, por alguna razón, la información sobre el verdadero remitente se pierde de los datos agregados automáticamente, lo que dificulta el contacto con usted. Sin embargo, siempre será suficiente mirar la firma para determinar el autor de la carta y sus contactos necesarios.
Investigación empresarial
Hola, buenas tardes)!
O, si se conoce el nombre del destinatario, entonces (Estimado, [Nombre, Patronímico])!
Le pido que proporcione información sobre el producto (servicio) [nombre del producto / servicio] con una descripción de las características completas y cualidades competitivas.
De acuerdo con la Ley Federal de la Federación de Rusia [número y fecha del documento], proporcione información [describa los datos necesarios para obtener].
También puede consultar la gestión de un determinado servicio en Internet si se vulneran sus derechos.
En relación con la violación de la cláusula [número de cláusula en el acuerdo de usuario] del acuerdo de usuario, a saber: "[cite el texto completo de la cláusula mencionada]", le pido que verifique y tome las sanciones apropiadas contra el culpable [responsable ( si estamos hablando de empleados de servicio)] persona [sitio (nombre del sitio)]. Informe los resultados de la verificación y las sanciones impuestas a [su propia dirección de correo electrónico].
Dirección amigable
Saludos (Buen día) (Hola) ¡[nombre de la persona]!
En el primer contacto de manera amistosa, la integridad de su mensaje de texto será un buen indicador. Un texto voluminoso y correctamente escrito indicará su gran interés en el contacto con la persona adecuada y despertará el deseo de una respuesta. Recuerde comenzar la conversación con algunas preguntas principales.
Ejemplo de correo electrónico
El correo electrónico es uno de los peores comedores de tiempo. Ya hemos escrito sobre eso.
Pero las responsabilidades de algunos de sus empleados incluyen no solo ver el contenido del buzón, sino también escribir cartas comerciales: potenciales empleados, compañeros de trabajo, socios comerciales, representantes de diversas empresas y agencias gubernamentales ...
El problema con muchos empleados es que no tienen las habilidades para escribir cartas comerciales. Tal tarea los deja en un estupor, lo que los obliga a editar el texto durante mucho tiempo.
Cómo escribir cartas comerciales rápidamente y de una manera que te haga comprender
Nuestro colega también se enfrentó al mismo problema. Pero afortunadamente hay un libro en nuestra biblioteca corporativa. Sasha Karepina "El arte de la escritura comercial"... Ella ayudó a más de un empleado, estaremos encantados de que también sea útil en su empresa.
Una empleada de la empresa compartió su problema y su solución:
“Creo que todos escribimos cartas al menos una vez en la vida. (La correspondencia con los chicos del campamento de niños y amigos del pueblo, donde los padres mandaban cada verano para quedarse con su abuela, no cuenta).
En este artículo quiero contarles lo difícil que fue para mí escribir cartas a los clientes y cómo el libro “El arte de la escritura comercial” de Sasha Karepina me ayudó a superar mis miedos.
Todo comenzó con el hecho de que llegué a un nuevo trabajo, donde, de hecho, me enfrenté al problema de escribir una carta comercial. La carta, que contenía como máximo 10 líneas, la escribí ni más ni menos: 30 minutos.
Piensa, durante 30 minutos escribí una carta (releyendo la que ahora me da vergüenza), con la mano temblorosa presioné “Enviar” y con la respiración contenida esperé una respuesta. Y todo porque no sabía de qué lado abordaría la carta: por dónde empezar, y cómo escribir una carta para que el cliente la contestara.
El problema también era que las cartas que escribí tampoco me gustaban. Pero no pude escribir mejor de lo que es, esa fue mi acrobacia aérea.
Al ver cómo me preocupo cada vez, un colega me recomendó reservar El arte de la escritura empresarial.
Entonces, ¿a qué dificultades nos enfrentamos al escribir una carta?
1. Hay muchos pensamientos, pero ¿por dónde empiezas tu carta?
2. Todo tipo de cosas dan vueltas en mi cabeza: querida, toma una acción ... Esto hace que la carta sea larga y aburrida.
3. Solo quiero escribir en las expresiones clericales aprendidas en la escuela. Y un par en cada frase.
4. ¿Cómo transmitir la esencia de la carta para que el destinatario nos comprenda correctamente?
5 reglas que le ayudarán a redactar cartas comerciales eficaces
1. Estructura la letra
La carta comercial debe contener lo siguiente elementos requeridos:
1. Introducción.
- título;
- apelación;
- el propósito de la carta;
2. La parte principal.
3. Conclusión.
Debe escribir una carta de lo general a lo específico: lo más importante y brevemente al principio, y luego describir los detalles.
Usa especial en tu carta Uniendo palabras, tal como:
por ejemplo, a saber, además, además, porque, como resultado, así, sin embargo, etc.
Te ayudarán a conectar oraciones y párrafos completos, lo que significa que tus pensamientos no se confundirán y el lector comprenderá fácilmente la esencia de tu carta.
2. Determinación de beneficios para el destinatario
Lo principal en una carta es lograr que el lector se interese en responderte o cumplir con tu solicitud. Y para ello es necesario tratar de comprender sus necesidades, tratar de comprender qué le interesa o preocupa al destinatario. Pero no olvide que todos los destinatarios son diferentes. Es necesario comprender lo que recibirá el lector si actúa exactamente como le pedimos. Y presentarlo como beneficios.
3. Estilo de escritura
Se debe prestar especial atención al estilo en el que escribe la carta.
Necesitas distinguir claramente estilos personales y formales... El estilo utilizado depende de la situación y el contenido del mensaje.
Adhiriéndonos al estilo personal, enfatizamos nuestro origen personal, mostramos nuestra actitud; usando un estilo formal - declaramos los hechos.
Por tanto, si queremos demostrar que estamos hablando con el destinatario en igualdad de condiciones, lo entendemos, queremos estar de acuerdo humanamente o alabar el buen hacer, es mejor utilizar un estilo personal.
Si necesita escribir una queja, un reclamo, el estilo formal será el apropiado. Ya que es el estilo formal que es inherente a características tales como: presión desde la propia posición, declaración de hechos, predominio sobre alguien, crítica. Si está escribiendo a un funcionario del gobierno, también es mejor escribir en un estilo formal.
Después de escribir su carta, léala nuevamente y asegúrese de elegir el estilo correcto. Entonces el destinatario no solo lo entenderá, sino que también creerá en la sinceridad de su mensaje.
4. Conclusión
El mayor error que se comete con mayor frecuencia al escribir una carta es no escribir los finales.
Recuerde, no importa qué tan bien describa la esencia de su propuesta, no importa cómo embellezca todo con hechos y detalles vívidos, debe haber un final en la carta. Debe ser simple, claro y conciso.
En conclusión, es necesario volver a enfatizar la esencia de la carta y los beneficios para el lector. Este es un tipo de efecto reforzador.
Después de leer el final, su destinatario debe comprender cuál debe ser su reacción a la carta.... ¿Qué esperas de él? Esto lo empujará a la acción que, de hecho, esperaba de él.
5. Diseño
Un texto bellamente, y lo más importante, correctamente formateado, no solo interesará al destinatario, sino que también provocará el deseo de ser leído sin lugar a dudas. Por lo tanto, no se debe subestimar la importancia del diseño de letras.
Reglas de registro:
1. Elegir una fuente:
- serif - adecuado para leer en papel;
- sans-serif: para leer sobre la marcha o desde la pantalla;
2. Hacer párrafos en el texto
3. Seleccione los títulos;
4. Seleccione el texto que necesitamos:
- negrita: resalta la idea principal del texto;
- cursiva: puede resaltar fragmentos del texto de las cartas a clientes VIP o algo menos importante;
- subrayado - si realmente queremos enfatizar algo.
5. Hacer listas:
- listas con viñetas: si el número de elementos es de 3 a 5;
- listas numeradas - más de 5.
Estas son las reglas simples pero efectivas que descubrí después de leer el libro The Art of Business Writing. Ahora dedico mucho menos tiempo a escribir una carta (y espero que mis destinatarios comprendan mejor lo que se espera de ellos).
Espero que mi artículo le sea útil y le ayude a usted y a sus empleados a escribir cartas comerciales a clientes y socios comerciales, así como a la correspondencia interna con los empleados.
Debes admitir que todo es bastante simple. Entonces, ¿por qué no poner en práctica estos simples principios?
Te aconsejo que no pospongas el libro para mañana y empieces a leer hoy ".
Puedes comprar el libro "El arte de la escritura empresarial" (o donde lo puedas ver)
Todos los días, los funcionarios responden a muchas solicitudes de los ciudadanos. Escribir cartas oficiales no es una tarea fácil, se requieren conocimientos adicionales. ¿Cómo aprender a hacerlo de forma competente, rápida, utilizando un lenguaje accesible y comprensible? MGUU del gobierno de Moscú conoce la receta y ha estado enseñando a los funcionarios de la capital los conceptos básicos de la correspondencia comercial durante dos años. En 2015, uno de los programas de desarrollo profesional más populares, experimentó cambios. Se puso mejor y más interesante.
Armados con computadoras portátiles y material didáctico, los funcionarios públicos completan diligentemente las tareas. Aprenden a analizar las solicitudes de los ciudadanos, estructurar una respuesta escrita, simplificar estructuras gramaticales complejas, formular afirmaciones positivas e incluso leer correctamente quejas infundadas.
"Para dar una retroalimentación adecuada, analizar la denuncia y separar las emociones de los hechos", enseñan los formadores de la Universidad Estatal de Administración de Moscú del Gobierno de Moscú. - Las emociones dificultan la comprensión de la esencia de la solicitud. Resalte los hechos que despertaron la insatisfacción de la persona y sus requisitos específicos ".
Introducción, respuesta corta, final positivo. La estructura para responder a una queja infundada es simple y diferente a otras cartas formales. Debe ser breve, neutral, sin expresar aprecio por el llamamiento. Sin embargo, el final debe ser conciso y siempre positivo. Es importante señalar que la situación está de acuerdo con la ley o es consecuencia de cambios positivos. Vale la pena citar los resultados de las actividades del Gobierno de Moscú, haciendo referencias a las regulaciones y fuentes en los sitios web de los departamentos, prefecturas y administraciones. Incluso puedes invitar al autor de la carta a participar en proyectos y ayudar a mejorar la situación con la que está descontento.
Analiza la carta. ¿Para qué?
Siempre se aconseja a los funcionarios que utilicen un solo algoritmo de acciones: analizar al destinatario y determinar los objetivos de su solicitud, construir la estructura de la carta, organizarla (estilo, lenguaje), verificar antes de enviar.
¿Cuáles son los requisitos de la persona? ¿Cuáles son sus intereses? ¿Cuál debería ser la respuesta que está esperando? ¿Qué cree que será convincente para él: cifras y hechos específicos o información ampliada que describa las acciones de la autoridad? Una vez realizado el análisis correcto, puede determinar rápidamente qué respuesta dar. Depende de esto si se logrará su objetivo: la satisfacción de la solicitud del destinatario.
Regla 4P
Puede aprender a escribir respuestas rápidamente si usa la regla de las 4P: “Resumen. Solución. Aclaración. Recomendaciones ". La estructura de la carta debe incluir:
¿Cómo facilita el texto?
“Siempre recomendamos ponerse en el lugar del destinatario”, dice el subdirector del Departamento de Capacitación para empleados estatales y municipales. Natalia Gryzunova... - Entonces quedará claro si el texto es fácil de leer. Si una oración contiene más de 20-25 palabras, es mejor dividirla en dos o más oraciones simples. Debe evitar formulaciones complejas y abreviaturas incomprensibles. Debemos esforzarnos por transmitir información importante al destinatario en un idioma accesible ".
La formación de 18 horas se lleva a cabo en un formato de formación. El análisis de los errores típicos en la preparación de las respuestas oficiales se basa en ejemplos de la práctica de los funcionarios. Se discuten en detalle los casos difíciles de ortografía y colocación de signos de puntuación.
Para que los oyentes asimilen mejor el material educativo, se decidió reducir el tamaño del grupo este año. Anteriormente, había 40 personas, ahora hay 20, y no trabajan en cuatro, sino en parejas. Esto ayuda a desarrollar los ejercicios prácticos de manera más eficiente. Hay más casos en el curso de formación: ejemplos de cartas oficiales en las que es necesario corregir errores o mejorar el texto.