Ндфл с командировочных расходов. Об ндфл с оплаты проезда Правила оплаты проезда

Иногда специалисты Минфина России делают парадоксальные умозаключения. Пример тому — письмо от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728. В нем финансисты изложили свою точку зрения по поводу обложения НДФЛ стоимости оплаты организацией проезда сотрудников к месту работу. Оказывается, у работников возникнет доход, если они способны добраться до работы самостоятельно.

Минфин: НДФЛ зависит от самостоятельности работников

К такому выводу финансисты пришли, проанализировав нормы главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Приведем их и мы.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физических лиц, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Для целей налогообложения доходом признается выгода в денежной или натуральной форме, если ее можно оценить (ст. 41 НК РФ). Когда организация оплачивает за работника товары (работы, услуги) в его интересах, у физического лица возникает доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

На основании названных норм специалисты Минфина России решили: если работники имеют возможность добираться до работы самостоятельно, но работодатель оплачивает за них стоимость проезда, то у сотрудников возникает доход в натуральной форме.

Согласитесь, с приведенными нормами не поспоришь, но вывод, сделанный на их основании, вызывает сомнения. Что значит «добираться до места работы самостоятельно»? Дееспособные граждане могут добраться без посторонней помощи куда угодно. Например, офис компании расположен за чертой города, и общественный транспорт туда не ходит. Никто не мешает сотрудникам приехать на работу на такси или воспользоваться транспортом работодателя. В этих случаях они доберутся на работу самостоятельно. Получается, что у работников все равно возникает объект обложения НДФЛ.

О чем забыли финансисты

По рассматриваемому вопросу Минфин России давал разъяснения и ранее. Но справедливости ради отметим, что в них присутствовала хоть какая-то логика. Так, в письме от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 финансисты на основании все тех же норм Налогового кодекса сделали несколько иной вывод. Доставка сотрудников до места работы и обратно признается доходом работников в натуральной форме, только если они способны добраться до работы самостоятельно общественным транспортом. Как видим, всего из-за двух слов поменялся смысл сделанного вывода.

Исходя из этих разъяснений если общественным транспортом работники не могут доехать до места расположения организации, то оплата стоимости их проезда НДФЛ не облагается.

Правда, в этом письме идет речь о доставке работников транспортом организации. Но есть еще письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-04-06-02/226. В нем финансисты рассмотрели вопрос обложения НДФЛ стоимости оплаты проезда к месту работу в ситуации, когда организация для подобных целей заключает договор с транспортной компанией. Специалисты финансового ведомства отметили следующее. Поскольку работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, суммы оплаты организацией проезда работников от места работы до места жительства не признаются экономической выгодой (доходом) работников. Объект обложения НДФЛ отсутствует, если для организации перевозки сотрудников работодатель заключил договор с транспортной организацией.

Суды на стороне компаний

К аналогичным выводам приходят и суды. В настоящее время судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков. Арбитры указывают, что если доставка работников к месту работу организована работодателем в силу производственной необходимости (например, удаленность офиса), то работники не получают экономической выгоды. Значит, облагаемый НДФЛ доход у них отсутствует. Причем такой вывод сделан как в отношении ситуации, когда работники добираются до места работы на транспорте компании, так и в отношении случая, когда они пользуются услугами транспортных организаций (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 № А21-3559/2007 и Восточно-Сибирского округа от 15.07.2008 № А19-13528/07-30).

Более того, в арбитражной практике имеются решения, в которых суды признавали доначисления НДФЛ необоснованными только на том основании, что в трудовых (коллективных) договорах с работниками была прописана их доставка до места работы силами работодателя (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 № А45-26455/2009 и Уральского округа от 15.04.2008 № А07-10573/07).

В постановлении ФАС Уральского округа от 21.02.2008 № А07-10572/07 арбитры не согласились с доводом налоговиков о том, что оплата за работников стоимости их проезда до места работы и обратно является их доходом, поскольку у сотрудников была возможность добираться до офиса общественным транспортом, но организация для этих целей воспользовалась услугами транспортной компании. Суд отметил, что спорные расходы были оказаны одним юридическим лицом другому юридическому лицу. Поэтому их нельзя признать идентичными тем услугам, которые предоставляют транспортные организации физическим лицам (постановление ФАС Уральского округа от 21.02.2008 № А07-10572/07). Обратите внимание: со сделанным выводом согласился и Высший арбитражный суд, который Определением от 03.04.2008 № 4176/08 отказал в передаче этого дела в Президиум ВАС РФ,

Спасет обезличенность

При решении рассматриваемого вопроса нужно учесть один важный момент. Во избежание проблем работодателю лучше заключить договор о доставке сотрудников на работу с транспортной компанией или осуществлять перевозку собственным транспортом. Тогда расходы на оплату за работников стоимости их проезда к месту работы обезличиваются. То есть нельзя точно сказать, сколько пришлось денежных средств на проезд каждого работника. А поскольку вести персонифицированный учет работников невозможно, удерживать НДФЛ из их доходов организация не обязана.

На это еще в 1999 г. указал Президиум ВАС РФ в п. 8 информационного письма от 21.06.99 № 42. Ведь выплата (как в денежной, так и в натуральной форме) включается в состав облагаемых доходов физического лица, если ее размер можно определить применительно к конкретному физическому лицу.

Значит, если оплата проезда предусмотрена коллективным договором организации, то можно включить такие затраты в расходы на оплату труда в месяце начисления (п. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Однако, по мнению Минфина России, приведенному в комментируемом письме, такие расходы учитываются, только если они являются частью системы оплаты труда. То есть если организация может выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением НДФЛ). При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, а иной порядок учета такого рода выплат, являющихся по сути социальными выплатами, не предусмотрен.

Страховые взносы, начисленные на стоимость проезда работников, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, на дату начисления взносов (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Оплата проезда работников к месту работы и обратно, предусмотренная трудовым и коллективным договорами, является расходом по обычным видам деятельности, поскольку связана с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг. Расходами по обычным видам деятельности признаются и начисленные на сумму оплаты страховые взносы (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Эти суммы могут отражаться по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они рассматриваются как часть заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Пример . Учет расходов на оплату проезда работников.

Предположим, организация, которая начисляет страховые взносы по общим тарифам, оплатила работнику основного производства – налоговому резиденту РФ проезд к месту работы и обратно стоимостью 800 рублей.

НДФЛ с дохода в натуральной форме составляет 104 рубля (800 руб. х 13%).

Сумма начисленных страховых взносов - 241,60 рублей (800 руб. х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)).

Бухгалтер сделает следующие записи.

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

800 руб. – отражена стоимость проезда работника к месту работы и обратно;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69

241,60 руб. - начислены страховые взносы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

104 руб. – удержан НДФЛ при выплате работнику очередной заработной платы в денежной форме.

28.1 1.11 НДФЛ с оплаты проезда работников: ужесточение позиции или нелепая описка?

Иногда специалисты Минфина России делают парадоксальные умозаключения. Пример тому - письмо от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728. В нем финансисты изложили свою точку зрения по поводу обложения НДФЛ стоимости оплаты организацией проезда сотрудников к месту работу. Оказывается, у работников возникнет доход, если они способны добраться до работы самостоятельно.

Минфин: НДФЛ зависит от самостоятельности работников

О чем забыли финансисты

Суды на стороне компаний

Спасет обезличенность

Л. Клименкова,
ЭЖ

Правила оплаты проезда

Согласно статье 325 Трудового кодекса РФ, лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа.

Как отмечает в письме от 18.06.13 № 03-04-05/22782, хотя статья 217 НК РФ напрямую и не освобождает подобные компенсации от обложения НДФЛ, необходимо учитывать решения судебных органов, предусматривающие освобождение от обложения налогом на доходы указанных выплат.

Следовательно, с оплаты (компенсации) проезда в пределах территории Российской Федерации к месту проведения отпуска и обратно работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, НДФЛ не удерживается. Аналогичной точки зрения придерживались и в более ранних письмах (письма от 13.08.12 № 03-04-06/1-239, от 05.04.11 № 03-04-05/6-224, от 05.08.10 № 03-04-06/6-164).

Если работник отдыхает за границей

Однако в последнее время все больше наших соотечественников отправляются на отдых за границу. И здесь возникает - следует ли оплачивать проезд в данной ситуации и как быть с НДФЛ?

Нужно ли оплачивать проезд

Ответ на первый вопрос можно легко найти в пункте 10 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.08 № 455.

Здесь указано, что в случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом производится до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.

НДФЛ при оплате работнику проезда

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что в случае проведения работником отпуска за пределами Российской Федерации НДФЛ не будут облагаться суммы оплаты организацией стоимости проезда работника до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции. Аналогичного мнения придерживается:

финансовое ведомство придерживается аналогичной точки зрения (письма от 18.06.13 № 03-04-05/22782, от 24.05.13 № 03-04-05/18850, от 03.11.10 № 03-04-06/6-263);
суды (постановления ФАС Московского от 23.07.09 № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского от 19.05.08 № Ф04-3002/2008(5047-А81-25), от 20.08.08 № Ф04-1476/2008(9543-А81-41), Ф04-1476/2008(9237-А81-41), Восточно-Сибирского от 18.07.07 № А33-16906/06-Ф02-4440/07 округов).

Однако ситуации, когда работник сначала доезжает до границы РФ и только затем отправляется в государство, возникают крайне редко. Чаще всего сотрудники отправляются на зарубежный отдых сразу из места жительства либо с пересадкой в крупных мегаполисах. Как рассчитать необлагаемую НДФЛ сумму оплаты проезда в данной ситуации?

Как отмечают финансисты, в данной ситуации необходимо получить у транспортной компании (перевозчика) справку, в которой будет отдельно указана стоимость перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета). И именно эта указанная перевозчиками сумма и не будет облагать НДФЛ, а вот оставшаяся стоимость проезда по территории иностранного государства будет облагаться налогом в общеустановленном порядке.

Подтверждают такую позицию и арбитры. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 04.03.11 № КА-А40/17007-10;2 судьи признали необоснованным доначисление НДФЛ на оплату проезда работников к месту отдыха за пределами РФ, поскольку работодатель компенсировал проезд в пределах территории РФ на основании информации, представленной транспортными организациями.

Отметим, что ранее Минфин придерживался иной точки зрения, говоря о том, что оплата работнику стоимости авиабилета до пункта назначения в иностранном государстве не подпадает под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ и облагается НДФЛ в полном объеме (письма от 16.09.05 № 03-05-01-04/274, от 09.12.04 № 03-05-01-04/104).

Екатерина Чиркова,

налоговый консультант

Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя. Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305 ), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180 ), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 ). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (